信息化时代档案创新管理措施探讨

黄小宁

摘 要：随着时代的发展，档案建设工作在现代化社会当中显得越来越重要。档案工作要想取得突破性进展，就要随着社会的发展和时代的改革，不断发展创新，才能不断提高档案建设质量。要想使档案建设工作获得创新，就必须要具有创新意识、创新氛围、创新措施等，并在档案建设当中落实到位。

关键词：信息时代；档案工作；创新

在当前社会中，计算机技术和网络技术获得了飞速发展，被广泛应用于社会生产的各个领域，当前社会已经进入网络化时代。因此传统档案管理模式已与当前社会发展严重脱节，要求必须进行创新与发展，在档案建设当中应用先进的计算机技术和网络信息技术，才能不断满足社会发展的要求。

1 新时期档案管理存在的不足

1.1 领导认识不足

现阶段，很多档案管理部门的领导人员不重视档案管理工作，在档案建设中常常只是为了应付日常工作当中上级的检查，所以档案管理工作在实际当中实用性不强。

1.2 制度有待完善

很多档案管理部门不重视档案资料的收集和整理，没有建立健全档案管理制度，所以在档案建设中没有可以遵循的规范，由于没有规范的档案资料目录，所以档案资料的排序工作也不能有效完成，常常发生档案资料的损失现象，造成档案信息的利用率不高。

1.3 术有待更新

笔者在长期工作中，早已应用办公自动化系统，依据多年应用经验，由于系统不断完善促进了档案管理工作的进步。在一些档案管理部门中，依然缺乏专门用于档案管理工作的软硬件设备，与当前时代的发展严重脱节，在档案管理工作中，同时缺乏大量的专业档案管理人才，有时虽然引进了先进的档案管理设备，其功能也不能有效发挥，因此档案管理工作严重落后，与人们日益增长的档案信息资源需求严重不符。

2 档案管理工作中的创新措施

因为办公自动化的实行，一些档案管理部门已经开始运用档案电子化移交方式改革当前的档案管理现状，在运用档案电子化移交当中，应该继续不断创新，建立更加完善的档案管理制度。

2.1 创新管理理念

随着社会网络化进程的不断发展，在当前的档案建设中已经广泛应用计算机技术与网络技术，在档案管理当中，管理观念也发生了改变，应该面向广大人民群众提供优质服务，促进现代档案管理工作的快速发展。

2.2 提高专业素质

在传统档案管理工作中，对档案管理人员的专业化要求不高，在大部分档案管理部门没有设置专门的档案管理人员。现阶段，网络技术和计算机技术在档案管理工作中得到了广泛应用，要求档案管理人员必须具备一定的专业知识才能胜任，因此对档案管理人员提出的要求越来越高，要求档案管理人员必须准确把握当前社会的发展情况，不断提高专业知识水平，增强自身学习，掌握最先进的网络技术，使自己的档案管理素质不断得到提升，具备较高水平的档案管理能力，才能适应当前快速发展的时代要求，切实做好当前的档案管理工作。

2.3 积极保护纸质档案

接触过档案材料的人都知识，传统档案都运用纸质材料来收藏，所以在档案管理工作中，要根据不同季节控制档案室的温度和湿度，另外还要做好防虫工作，才能保证档案材料的完整，其中需要耗费大量的人力、物力和财力，但收到的效果并不理想。在当前档案管理工作中，计算机技术和网络技术得到了普遍应用，早已实现档案资料的交流和共享，可以利用计算机对档案原件进行扫描，以电子形式保管，档案资料的传输不再受地域限制，方便了档案管理人员的管理，可以快速实现使用和服务，并且在借给其他部门使用过程中，也不必担心档案材料会被损坏，逐步淘汰了传统档案管理办法和内容，使档案原件得到了很好地保护，促进了档案管理工作的发展。

2.4 积极完善档案归档手段

在传统档案管理工作中，很多材料的整理与收集都是人工完成的，需要人的手写和录入，需要的时间很长，工作效率较低。在当前的档案管理工作中，由于已经实现了网络化管理模式，可以用计算机代替人的手工劳动，使档案管理实现了电子网络化，从而解放了大量的人力、物力，为单位节约了大量的财力。在档案整理工作中，可以应用计算机软件进行录入、查阅，可以在不同管理单位间自由传输档案材料，运用网络进行档案信息的快速检索，使档案文件的归档方式得到了改观，可以在计算机中对档案材料进行分类和调整，大大提高了档案管理工作效率，使档案管理人员的服务范围有效增大。

2.5 优化信息资源

当前，计算机技术和网络技术在档案管理工作中得到了广泛应用，促进了档案管理工作水平的大幅提升，在档案管理中可以应用网络软件当中的众多功能，对档案信息进行录入、变换、整理、分类等，大大提高了工作效率，使档案信息的利用率提高、重要档案备份增多、简化了借阅流程、使归档工作简单化，可以使档案信息充分发挥自身作用，面向服务群体，使检索功能增强、利用效率提高、适应范围增大，调用档案人员可以依据自己的需要进行浏览，实现了系统化管理。

2.6 不断提升服务水平

在当前的档案管理工作中，越来越多的先进技术得到了应用，促进了档案管理工作的现代化与网络化发展，对档案管理工作提出了新的要求，所以档案管理部门必须更新观念，运用新型管理手段，增强服务意识，为社会提供优质的档案服务，建立健全社会档案信息化管理系统，争取完成档案信息资源一体化管理，使档案信息资源实现共享。

2.7 应用现代化信息技术

在大多情况下，档案信息都是存储于计算机的磁盘当中，以文档形式节省了存储空间，同时方便了调用者的查阅，调用者可以应用智能化检索办法，在搜索相关内容的档案材料时，可以在计算机上输入需要查阅档案的关键字，计算机就可以根据人的要求自行查找所需内容，筛选电子目录和文件，在几秒内就可以找到档案文件，阅读档案信息的全文，不用再到档案管理部门去查阅档案资料，为用户节省了大量的查阅时间和搜索时间，提高了工作效率，保证使用者具有大范围的应用搜索。

2.8 健全管理模式

利用档案管理工作的网络化发展，使档案材料的借阅、借还登记手续不再使用，使档案归档分类、分批制作工作变得简单，全面工作都由计算机网络技术代劳，实现了档案信息检索、查阅一体化管理，使档案管理工作更加规范，从而使当前的档案管理工作变得轻松，方便了人们的应用，随着社会的发展，档案管理工作必将实现科学化管理，管理模式更加丰富多样。

2.9 倡导节约

在传统档案管理工作中，档案资料都是纸质的，并且随着时间的不断发展，纸质材料也会越来越多，保存档案资料的空间也会越来越大，不但给档案管理工作带来了很大困难，而且同时增强了维护费用，严重阻碍了档案工作的发展。现阶段，在档案管理工作中实现网络化管理，以上这些缺点都能克服，用电子形式存储档案资料，不但可以节省存储空间，也可以有效提高查阅效率，使档案资源充分发挥作用。

3 结语

总之，在现阶段的档案管理工作中，档案管理人员应该不断创新，深入思考档案管理工作模式，运用新型档案管理方法。在未来档案管理工作中，创新是发展的必要前提，档案管理人员只有不断努力，加大创新力度，才能在竞争日益激烈的社会环境中取得不断发展，切实发挥档案工作的特点，为社会各界提供更为优质的档案信息。

参考文献

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[2]李胜男.浅析信息时代的档案管理工作[J].科技信息.2010（13）

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