浅谈房地产公司战略采购材料部品送认封管理

2014-03-12杨晋吉YANGJinji

价值工程 2014年4期

杨晋吉YANG Jin-ji

（当代节能置业股份有限公司，北京 100028）

（Mordern Land Co.，Limited，Beijing 100028，China）

0 引言

依据房地产开发公司本年度年初编制的成本与预算战略采购执行表，通过战略采购的方式来提高采购的效率，从而在商务谈判的过程中得到供应商更加优惠的价格，战略采购过程中对投标单位提供样品进行材料部品送样、认样、封样的全过程管理，实现全过程可追溯的有效管理模式。

1 释义

①材料部品样品：由供应商通过招投标等方式提供给使用单位进行产品推广、设计选型、采购选型的材料。②材料部品样品送样：由提供样品的单位或个人，将样品送至材料部品库房投标材料样品区，并附上《材料部品送样样品清单表》，等待认样前的过程，称之为送样。③材料部品样品认样：样品在送样之后，最终封样之前，由业务经办部门组织采购组技术组成员对样品进行技术分析评定后给出《材料部品送样样品审核意见表》，称之为认样。④材料部品样品封样：样品经采购组技术组成员认样后，最终由相关签字人在《材料部品送样样品审核意见表》签字确定的过程，称之为封样。

2 材料部品送认封管理流程

材料部品样品送样→材料部品样品接收→材料部品样品检测→材料部品样品认样及封样→材料部品样品交底→材料部品样品入库管理→材料部品样品出库管理→材料部品样品现场验收→材料部品样品流转。

3 管理步骤

3.1 材料部品样品送样

来源：根据公司本年度年初编制的成本与预算战略采购执行表，按照设计图纸、技术要求，投标送样要求等，由投标单位提供符合要求的材料部品样品。内容：产品图册、检测报告、出厂合格证、产品实物、色板小样、展板等。

3.2 投标送样的具体要求

房地产开发公司战略采购：采购部在编制招标文件时，与材料技术主管进行沟通，由材料技术主管依据设计图纸和技术要求，提出具体送样样品要求《投标材料部品送样要求表》和《材料部品送样样品清单表》；《材料部品送样样品清单表》作为招标技术文件的一部分。发标后，由材料技术主管负责与投标单位见面或电话沟通，明确解释送样样品具体要求和《材料部品送样样品清单表》需填写的内容。第一次回标时，投标单位应按要求将送样样品和内容填写正确完整与实物样品相符的纸版盖章的《材料部品送样样品清单表》随招标技术文件一同回复。由材料技术主管负责接收样品，无送样清单表样品不得入库。

3.3 材料部品样品接收

①材料技术主管负责战略采购材料部品样品接收管理工作。②材料技术主管负责材料部品样品的入库管理，未提供《材料部品送样样品清单表》的样品不予接收。③供应商送样同时提供内容填写正确完整的与实物样品相符的《材料部品送样样品清单表》，并在样品左上角加贴材料样品信息标签。④送样样品存入材料部品库房投标材料样品区临时存放，等待认样。

3.4 材料部品样品检测

依据房地产开发公司本年度年初编制的成本与预算战略采购执行表，战略采购小组技术组成员对战略采购材料样品质量存在疑虑的如：防水材料、橱壁柜板材、地板、外窗及外窗玻璃、内墙涂料、室内瓷砖、轻钢龙骨等，可委托国家相应检测机构进行复检。材料技术主管负责送检，复检结果作为材料样品认样阶段的综合评定指标之一。

3.5 材料部品样品认样、封样

样品认样：战略采购小组技术组成员进行认样，对材料部品样品进行技术分析评定后给出《材料部品送样样品审核意见表》。样品封样：材料部品样品经战略采购小组技术组成员认样后，最终由相关签字人在《材料部品送样样品审核意见表》签字确定，材料技术主管依据《材料部品送样样品审核意见表》进行封样。

3.6 样品入库管理

①材料技术主管负责材料部品样品入库管理工作。②供应商提供送样样品时，需根据招标技术要求提供符合的样品，并在样品左上角加贴材料样品信息标签。③供应商送样同时提供内容填写正确完整的与实物样品相符的《材料部品送样样品清单表》。④送样样品存入材料部品库房投标材料样品区临时存放，等待认样。⑤经认样后确定签字封样的样品放入封样样品区，并进行日常维护管理。

3.7 样品出库管理

①材料部品样品调用流转：材料部品样品如因工作需要临时出库调用，调用人需到材料技术主管处填写《样品调用流转记录单》，签字确认后方可将样品取走，同时应在规定时间内将材料部品样品交还材料部品库房，材料技术主管在《样品调用流转记录单》中消项。②材料部品退库：未通过认样作为封样的样品，材料技术主管在得到公司成本经理同意后，方可办理材料部品退库手续。③材料部品清理：材料技术主管每半年对材料部品样品库进行整理，对未通过认样作为封样的样品进行清理，发送样品返还通知给送样单位，自通知发出起满一个月后送样单位没有取回的样品，则由公司安排对样品进行处理。