机关文书档案保管期限规定等

机关文书档案保管期限有哪些规定？

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《规定》）将文书档案的保管期限划定为永久和定期，定期又实行“标时法”，分为30年、10年两种年限。“标时法”的应用使归档工作能够更准确判定档案材料的保存年限，避免了过去笼统将“16～50年”保存的档案材料均划作“长期”，致使只需保存20年的材料必须到其保存50年后才能鉴定销毁的尴尬。

划分机关文书档案保管期限应把握哪些原则？

（一）永久

凡反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。

永久保管的文书档案主要包括：

1、本机关制度的法规政策性文件材料；

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；

5、本机关机构演变、任职任免等文件材料；

6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（二）定期

凡是反映本机关一般工作活动，在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。定期又分为“30年”和“10年”

“30年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本机关关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5、下级机关报送的重大问题专题报告等。

“10年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关一般性事务性管理文件材料；

2、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

3、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

4、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

5、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计等文件材料，列为10年保管。

如何理解文书档案保管期限的分析方法？

（一）分析归档文件的责任者

1、分析归档文件是本机关（本系统）责任者还是外机关（外系统）责任者。在相同内容、相同文种的情况下，本机关（本系统）形成的本专业文件材料比外机关（外系统）形成的本专业文件材料至少要长一个档次。

2、分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。

3、分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。

4.分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况，此时保管期限应从长。

（二）分析归档文件的形式

归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。

1、分析归档文件的文种。决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。

2、分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。

3、分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。

（三）分析归档文件的内容

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。

1、分析归档文件是否体现机关主要职能。归档文件的内容是否为本机关主要任务、主要工作、中心工作、主要活动、主要工作事项，其内容是否具有典型性。

2、分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。归档文件是否反映本机关辖内工作全貌、本机关工作状况、工作水平、工作规模、工作变化、工作发展、较长时间的工作情况。

3、分析归档文件是否反映本机关的经济关系。价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。

4、分析归档文件是否涉及个人利益。涉及本机关人员较重要个人利益，涉及外单位个人利益，如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明等文件材料，一般应作永久保管。endprint