医院档案管理策略研究

覃延华

(中山市黄圃人民医院，广东 中山 528429)



医院档案管理策略研究

覃延华

(中山市黄圃人民医院，广东 中山 528429)

档案是重要的记录资料，在医院管理工作中，加强对档案的规范化、科学化管理，成为医院管理工作中一项重要内容。从完善制度建设、主动介入重大项目、加强培训教育、重视开发利用等方面进行分析、探讨，以期进一步强化医院档案管理，发挥其在医疗工作中的积极作用。

医院档案；加强管理；积极作用

档案是重要的记录资料，在医院管理工作中，档案管理是一项重要的基础工作。随着医疗卫生事业的改革和发展，医院形成的档案门类数量不断增多，档案利用的频率不断提高，加强对档案的科学化管理，成为医院管理工作中的一项重要内容。近年来，我院先后荣获全国综合医院中医药示范单位、广东省创伤救治科研中心创伤临床基地、广东省高等医学院校教学医院荣誉称号，在创建过程中形成了大量的档案资料。为此，我院为适应医院工作的需要，将加强档案管理工作作为医院创等达标、医疗质量建设、构建和谐医患关系的一项重要工作来抓，多管齐下，切实做好创建活动、设备基建、科研教学等档案资料的管理工作，努力为医院规范、科学、有序、健康的发展提供优质服务。

1 加强和完善档案管理制度建设，促进档案管理规范化

档案管理是一项长期工作，必须根据《档案法》《医药卫生档案管理办法》等法律、法规，制定出符合实际工作的档案管理制度，切实将分散在医院各业务部门的档案材料进行有效的收集、整理、立卷、归档，同时严格把关，责任到人，建立相应的考核制度。为此，我们进一步加大管理力度。一方面继续明确一名行政副院长分管、院办主任主管，各科室指定一名工作人员负责科室资料的收集、整理、移交工作。有的科室甚至建立了自身的电子档案，届时，纸质、电子一并移交，进一步规范管理，提升了效率。另一方面我院将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科主任目标管理考核奖惩挂钩，明确科主任对科室档案工作的管理责任，要求科主任做好归档材料的收集、整理，从而促进档案管理的规范化。

2 主动介入重大项目(设备)建档工作，提升档案信息资源价值

对我院来说，除病案资料外，设备资料、基建工程的管理及归档是档案管理工作的一个重要方面。因此，要高度重视基建工程建设资料的归档工作，在工程建设现场和医院都设有专门的档案管理人员，特别注重在工程建设过程中收集与整理工程建设资料。近年来，医院基础建设随着业务增长而不断增多，2012年更是启动了16层住院大楼建设，档案工作量随之增大。为此，我院制定了一系列管理办法，对工程建设资料实施全方位、全过程有效控制和管理，并设一名资料员全程跟进。从工程招投标阶段，在合同文本中明确规定各参建单位对工程建设档案所应承担的责任和义务，并制定相关考核措施，要求各参建单位设立专职部门和人员负责施工期间资料的收集、管理以及归档工作。在工程建设的每一个阶段，我院工程管理人员和档案管理人员联合对各参建单位阶段性工程资料进行检查、验收，从工程一开始就做到随时发现问题，及时解决问题。通过对各参建单位工程资料多次阶段验收，多次随机检查，有力地保证了工程建设资料的齐全、完整。

大型设备的引进，我院坚持主动参与、提前介入，从设备的申请、效益分析、专家论证、院务讨论、验收登记等自始至终参与并收(搜)集材料，设备科设一名兼职人员收集、整理、录入，一方面规范了档案资料的管理，提高工作效率，另一方面提升了档案的利用价值。近两年我院先后引进MR、DR、CT、内镜系统、监护仪、呼吸机等高精设备，由于档案人员主动介入、提前参与，设备档案资料得以齐全、完整，使其信息资源价值大大提升，在为临床一线提供快捷服务中发挥了积极的作用。

3 注重开发利用，充分发挥档案使用价值

档案只有通过利用才能使其保存价值得到充分发挥，产生现实的社会和经济效益。医院档案管理人员必须树立强烈的服务意识，扩大服务领域，改善服务方式，主动送档案信息到档案利用者手中，同时还要积极开展多种编研活动，对档案信息进行加工，通过编写各种专题汇编、定期举办专题橱窗或小型展览等形式，让全院职工更形象地了解医院的发展与新变化，不断增强职工的主人翁意识。

为此，本院采取一些方式：一是完善案卷目录等档案检索工具索引工作；二是调整充实汇编资料，将档案达标、复查后形成的档案信息资料调整充实到历年文件汇编资料当中，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在价值得到提升；三是做好各类档案统计台帐，如各类档案借阅登记薄、文书档案移交登记薄、档案库房检查记录、档案数量统计台帐、档案收进、移出登记表等工作，做到台帐清晰规范。在认真编制档案检索体系的同时，我院充分发挥档案的服务功能，为市卫生局、镇政府、医院领导编写《中山卫生年鉴》、《黄圃志》，撰写医院工作报告及各项专题汇报，开展各类教育、干部职工职务职级的晋升，尤其是为新住院大楼建设等工作提供了大量翔实的材料，充分发挥了档案管理的积极作用。

此外，利用设备基础数据档案资料，分析安全生产、经营管理工作的特点、存在不足以及预防对策，为领导决策服务。同时，利用大量的会计档案资料，为各类财务检查、审计提供最真实的依据。

4 加强教育培训，提高档案管理人员综合素质

医院档案管理人员素质直接影响档案管理的水平。医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等形式，提高业务水平，无论是专职还是兼职档案管理人员都必须在工作中增强危机意识和紧迫感，努力优化自己的知识结构，注重知识更新和补充，积极转变工作观念，不断适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。我院的方法是，一是集中组织学习。利用院务旬会、中层周会及其他行政会议，学习有关档案管理的政策、规定，强化档案管理的必要性。二是出外学习。选派档案管理人员参加省市档案局举办的档案管理专业培训班，邀请市镇档案馆人员前来指导，有效提高档案管理人员的业务水平和综合素质。三是利用工程建设、安全生产和经营管理工作的一切机会，在档案管理工作实践中学习。根据工程档案管理工作的需要，下发《关于基本建设工程项目划分及档案归档要求的通知》、《基本建设项目档案管理暂行规定》等有关要求和重新修订了《黄圃人民医院档案分类编号方案》，使档案管理人员思路更清晰，目标更明确，每一项工程资料的收集、分类和管理做到有的放矢、有章可循。

(责任编辑：魏 晓)

2014-03-08

覃延华(1962-)，女，广东省中山市黄圃人民医院副研究馆员，研究方向为卫生系列档案管理。

R197.32

B

1673-2197(2014)11-0130-02