机构知识库评价体系的构建*

郭 翊 吉 萍

（太原科技大学图书馆，山西 太原 030024）

1 引言

机构知识库是利用网络及相关技术，依附于特定机构而建立的数字化学术数据库，它收集、整理并长期保存该机构及其社区成员所产生的学术成果，并将这些资源进行规范、分类、标引后，按照开放标准与相应的互操作协议，允许机构及其社区内外的成员通过互联网来免费地获取使用[1]。机构知识库不仅包括已经在传统的学术期刊上出版的学术论文、会议文献，还包括大量未出版的预印本、学习资料、工作论文、视频、研究成果等不同类型、不同质量的资源，其所包括的资源类型是由各个机构知识库的内容收集政策决定的。

目前，国内外机构知识库的研究发展趋势主要集中在机构知识库系统平台功能丰富化、组织联盟化、数据存储云端化和信息服务知识化[2]。国内机构知识库的理论与实践研究重点主要集中在版权问题和资源建设问题[3]，有关机构知识库的评价体系研究尚未涉及。目前部分项目仅通过一些简单的方法对机构知识库的质量加以初步控制，如对提交者的身份、提交的文件类型和格式进行限定等，但这并不能够确保机构知识库的质量，同时一部分有价值的信息会被排除在外，不利于真实反映一个学术机构的整体实力[4]。因此，建立一个完善的机构知识库评价体系，对机构知识库中的资源进行标准化管理与评价，显得十分重要。

2 建立机构知识库评价体系的目的

机构知识库评价体系的建设目的旨在引导机构知识库维持并提高其所在机构的知识建设与管理能力，实现对本机构知识资产的收集、长期保存、合理传播与利用，逐步形成包括知识内容分析、知识数据挖掘在内的知识服务能力。定位机构知识库在机构中的领导地位，并帮助机构持续改进发展，更好地实现机构使命。机构知识库必须在机构中证明其价值和贡献，并做好准备应对在机构未来发展中的转变。

3 机构知识库评价体系的编制思想

由于在机构知识库的建设上不同机构采用了不同的软件平台，常用的软件平台就有5种之多，包括Dspace、Eprints、Bpress、Opus、ETE-db[5]，其中所收录的文件类型与相关的收录原则也是由各个机构知识库各自的内容收集政策决定的，所以要想编制与实施一套完全统一的由具体化的技术指标和资源收录标准构成的评价体系，将对现有的机构知识库产生重大影响。很多机构知识库需要进行大范围的改动，有的甚至需要完全重新建设，这样做是非常不现实的，这样的评价体系就算编制出来也很难实施，这也是有关机构知识库评价体系的研究迟迟不能取得成果的原因之一。

根据这种现状，受到《美国高等院校图书馆标准》[6]思想的启示，笔者认为评价体系的编制应当采用一种由原则确定绩效指标的方法，即通过几项基本的原则确定具体的绩效指标，对机构知识库进行评价时，首先对各项绩效指标分别评分，最后加权统计得出评价结果，而不涉及具体的例如软件平台、数据格式、收录标准等问题。这样即可避免由于不同机构知识库采用不同软件平台与不同资源收录标准而造成的评价体系编制难的问题。运用这一评价体系的方法可以对不同类型的机构知识库进行有效评价。

4 机构知识库评价体系的结构

评价体系由9项原则及其所包含的绩效指标构成，目的是期望评价体系适用于所有类型的机构知识库。评价时，每个机构知识库都可以将此评价体系应用于其独特的机构环境和用户群体当中。这9项原则包括：

①机构效率：机构知识库能否提高所在机构的效率；②自身价值：机构知识库是否推动了知识自由、知识产权和用户隐私权等问题的发展；③教育功能：机构知识库是否推进了教育工作的开展；④获取信息：用户是否能在机构知识库中获取所需信息；⑤资源：关于机构知识库中资源的评价；⑥虚拟空间：用户是否可以通过机构知识库的虚拟空间促进自身学习；⑦管理：机构知识库通过持续的规划和评估更有效地实现其使命；⑧人员：机构知识库工作人员的数量和素质能否保证其圆满运行；⑨内外部关系：机构知识库通过与内部及外部机构用户的交流，来宣传自身的价值。

5 机构知识库评价体系的内容

5.1 机构效率

机构知识库通过对本机构知识资产的收集、保存、分析、转化、传播和利用，形成包括知识内容分析、知识数据挖掘和提供决策支持在内的知识服务能力，提高所在机构的效率。

①收集、保存、分析、转化、传播和利用在本机构任务范围内的成果。

②推动其工作与所在机构事务的成果保持一致。

③协调其工作与所在机构的评价指南保持一致。

④建立并且维持一个可靠的体系，并用可信的方法证明其在机构中的影响力。

⑤通过实证的方式证明其如何促进用户的科研与学习。

⑥促进了所在机构各项指标的完成、改进与提升。

⑦通过对库内资源的数据挖掘，分析数据结果，为所在机构提供决策支持。

⑧与所在机构的其他部门沟通，宣传其在提升机构的科研、教育和机构效率方面的价值。

5.2 自身价值

机构知识库通过提升知识自由水平、促进开放存取运动的同时保护知识产权和用户的隐私权与机密，通过以用户为中心的服务和进行知识沟通来增强自身价值。

①通过开放存取提升知识自由水平，促进知识的交流与共享。

②支持自由获取知识的同时保护每位用户的隐私权与机密。

③尊重知识产权并提倡根据布达佩斯开放存取先导计划[7]（Budapest Open Access Initiative，BOAI）中的定义，支持自由获取知识的同时在用户的需求与所有者权利之间寻求平衡。

④通过制定政策和对用户教育支持学术完整性并防止学术剽窃行为的发生。

⑤承诺在虚拟环境中，所有的服务设计和服务传达都是以用户为中心，并在各方面体现以用户为中心的理念。

⑥在其机构内部、跨机构间和机构外部从事知识沟通工作。

5.3 教育功能

机构知识库在机构中的教育使命是培养用户的信息素养，使其能够在学术、科研和终身学习中具备发现、获取并有效利用信息的能力。

①工作人员通过自身工作以及与其他相关人员合作，将机构知识库的内容和服务纳入对机构内部和外部用户有效的教育中去。

②通过用户获取资源的过程将信息素养教育的观念传播给用户。

③高校机构知识库为所在高校的课堂教学、在线课程的获取和其他教育实践活动建立最好的教学实践模式。

④高校机构知识库通过其平台运用多种学习和教育方式进行常规教学。

⑤高校机构知识库为教师的学术与职业发展提供机会。

⑥依托信息技术平台保持其在教育功能方面的先进性。

5.4 获取信息

机构知识库通过有效的信息组织方式使用户发现所需的信息。

①对信息进行有效的组织以方便用户发现与获取。

②把库内资源链接整合到机构的信息门户网站。

③编制资源指南为用户方便快速获取信息提供指导。

④维护并不断改进系统构架与交互界面，以方便用户获取资源。

⑤拥有多种信息和资源获取方式。

⑥通过平台提供一对一的服务来帮助用户获取信息。

5.5 资源

机构知识库无论在资源的质量、深度、种类方面还是在资金预算支持机构的教学和科研任务方面均提供充分的保障。

①其资源与机构优势、课程重点以及科研领域方面保持一致。

②提供通过虚拟方式访问经过整合的各种类型资源。

③通过构建易用性平台确保用户可以快速获取所需要的库内某一特定资源。

④收集、组织、提供、获取并保存用户提出需求的资源。

⑤确保可以长期访问其保存的所有资源记录。

5.6 虚拟空间

机构知识库是虚拟环境中知识共享、获取与用户交互的场所，在这里可以扩展学习和促进知识创新。

①创建直观的导航，支持用户自给自足的使用虚拟空间。

②使用其信息技术构架为用户提供有利于学习和研究的具备安全性的虚拟空间。

③使用其信息技术构架为用户提供学习和研究所需的可靠性虚拟空间。

④高校机构知识库设立虚拟教学空间以促进学习与知识创新。

⑤其虚拟空间的建设需听取用户的意见和建议。

5.7 管理

机构知识库对资源的配置情况以及工作效果是否满足其机构使命而进行持续规划与评估工作。

①将目标与机构使命结合推进所在机构的发展。

②工作人员参与所在机构关于机构知识库相关政策的制定。

③合理高效地配置人力资源与财政资源以推进其完成机构使命。

④在平衡机构内其他部门需求的前提下，机构知识库拥有充足的资金预算为用户对其合理的期望提供资源保障。

⑤与其他机构知识库合作（例如通过机构知识库联盟）可以获得更大的成本效益并获取更多的资源。

⑥使用合理的评估方法评估自身的数据和成果。

⑦与其利益相关者交流评估结果。

⑧工作人员建立一个可持续改进的机构知识库模型。

⑨其信息技术构架需要通过收集和分析数据进行评估，从而持续改进。

5.8 人员

机构知识库在不断变化的环境中提供数量充足的高素质工作人员以确保各项工作的圆满运行。

①拥有充足数量的工作人员，以保证机构知识库的正常运转并满足多样化的教学与科研需求。

②工作人员具有丰富的受教育和工作经验以满足其职位与所在机构的要求。

③工作人员需不断进行专业学习，维持并增强知识和技能。

④工作人员贡献自己的专业基础知识。

⑤工作人员拥有优秀的专业素质、多样化的工作能力和勇于承担的品质。

⑥工作人员负责维护并增强机构知识库的信息技术构架，维护当前机构知识库的技术应用。

5.9 内外部关系

机构知识库通过各种形式的活动参与到所在机构或者机构外部的用户中去，通过倡导、教育以彰显他们的价值。

①通过用户交流活动来发展内外部关系。

②在机构内部或者外部环境中定期举办教育宣传活动。

③工作人员传达一个始终如一的信息：机构知识库作为大使，通过为用户提供所需资源的过程不断地提高用户的信息素养和专业水准。

6 结语

根据评价体系中9项原则所包括的54项绩效指标，请相关专家进行权重分配，每项绩效指标具体再分为完全符合、大部分符合、基本符合、大部分不符合、完全不符合等阶梯式选项的评价方式，就可以形成一套完整的机构知识库评价体系。在对机构知识库的评价过程中，通过专家评审，对其符合每一项绩效指标的程度根据权重进行评分，最后加权统计，即可实现对某一机构知识库的完整评价。

[1] 柯平，王颖洁.机构知识库的发展研究[J].图书馆论坛，2006（6）：243-248.

[2] 陈和.机构知识库发展趋势探析[J].图书情报工作，2012（21）：62-66.

[3]奉国和，吴敬学.国内机构知识库研究文献的可视化分析[J].图书情报工作，2011（22）：95-100.

[4] 董文鸳，袁顺波.聚集学术机构知识的中心：机构库（Institutional Repository）探析[J].图书馆杂志，2005（8）：51-55，59.

[5] 赵莉娜，徐春艳.国内外机构知识库建设情况调查研究[J].图书馆学研究，2011（12）：38-43.

[6]Standards for Libraries in Higher Education.[2013-07-25].http：//www.ala.org/acrl/standards/standardslibraries.

[7] Budapest Open Access Intiative.[2013-07-25].http：//www.budapestopenaccessinitiative.org/boai-10-recommendation.