漯河市重大活动档案管理与服务实践的思考

谢冰

重大活动档案真实记录了当地行政区域内发生的涉及经济、政治、科学、文化等方面具有重要影响的活动，有极大的查考、利用价值。近年来，漯河市档案馆确定1名获得高级摄影师资格的业务骨干，对全市重大活动、重要会议和突发事件全程跟踪拍摄，以此真实记录漯河的历史。目前已拍摄1000多场次，照片10万多张，为社会各界放大、提供照片3000多张，制作精美礼品相册200多册，为宣传、展示漯河、服务中心工作发挥了积极作用。现保存声像档案已达424册、44475张（盘），全部进行数字化处理，极大地方便了利用者。

漯河市重大活动档案管理与服务取得的这些成绩，究其原因有三：

一是上级领导支持。漯河市领导与有关部门高度重视和支持全市重大活动档案的管理。2008年，时任市委书记靳克文在《漯河信息》上作出批示：“史志档案工作很重要，对一些重大事项和资料要及时整理归档……”并于2009年批示解决档案局馆计算机配备问题。2010年《漯河市重大活动档案管理办法（试行）》下发后，靳克文再次批示：“请市档案局抓好这个文件的落实。”近三年，市财政先后拨付近200万元保障市档案馆软硬件设施建设。

二是加强建章立制。2010年，市委、市政府“两办”相继印发《漯河市重大活动档案管理办法（试行）》及《关于收集党和国家领导人、省级领导、外省市考察团视察考察漯河档案资料的通知》，对重大活动档案收集整理保管利用等工作进行明确规定，将“重大活动档案管理所需经费列入市级财政预算”，为重大活动档案接收工作顺利开展提供机制保障和经费支持。目前已接收防治“非典”档案2330件，保持党员先进性教育活动档案1155件，漯河“食博会”（“中原食品节”）档案13盒，人口普查档案179卷，工业普查档案365卷；收集副省级以上领导人视察漯河纸质档案资料35份，照片546张，电子档案7盘。

三是强化责任意识。重大活动档案工作实行责任制。主要领导负总责，分管领导与科长具体抓，制定接收计划，结合实际制定岗位目标任务。大家分工明确，职责具体，形成了整体合力。

尽管漯河市重大活动材料归档、管理与服务取得了一定成绩，但也存在一些问题，主要有以下几个方面：

一是各单位重视程度不平衡。部分单位对重大活动档案工作认识不到位，重视程度不够，如，档案馆接收人员上门协调接收时，一些单位总找各种理由推诿、扯皮甚至拒绝，不愿意将重大活动档案移交进馆。

二是重大活动拍摄尚未纳入全市统筹。随着有关单位岗位调整、人事变动，当年凡有市“四大班子”的重要活动，有关部门提前通知档案馆到场拍摄的“合作”已不复存在。导致许多重大活动见报后档案馆才知道，根本来不及到场拍摄，事后只能多方联系有关媒体收集几张照片存档。

三是档案收集的协调性、衔接性不够。重大活动有关主办、协办单位之间缺乏必要的沟通、协调，致使档案收集困难，一些重要档案资料散存于个人手中，活动结束后难以追回。部分工作机制难以落实，尤其是“登记备案”及“重大活动档案管理所需经费列入市级财政预算”未得到真正落实。

为进一步做好漯河市重大活动档案管理与服务工作，使两个《通知》落在实处，重点做好以下几点：

第一，加强宣传，统一思想认识，形成重大活动材料归档的良好氛围。重大活动档案资料收集归档工作是项长期工作，必须引起相关单位高度重视。漯河市档案馆要加大宣传力度，既要宣传重大活动档案管理的重要性，又要宣传重大活动档案在社会各个领域的重大作用，使各部门充分认识到唯有及时移交重大活动档案，才能使其得到更好保护，发挥更大的作用。

第二，依法治档，加大执法力度，提供重大活动材料归档的有力保障。重要活动由有关部门提前通知档案馆到场拍摄的“合作”不仅要依靠“人脉”，更重要的是要严格执行《档案法》有关规定和漯河市两个《通知》。档案行政管理部门要依法行政，对没按规定“在重大活动结束后60日内向市史志档案局办理备案手续，90日内向市档案馆移交重大活动档案”的单位，要予以通报批评，下达执法通知书，督促其尽快将本部门本单位重大活动档案资料规范移交。

第三，保障经费，建立工作机制，确保重大活动材料归档的良性运行。地方财政应将重大活动档案管理工作所需经费列入同级部门预算，切实予以保障。拨出充足经费用于档案部门购买声像器材及后期整理、保管等必需费用。政府要将重大活动档案工作纳入全市重大活动统筹安排，明确市档案馆为全市重大活动的成员单位，有关主办或承办单位应在活动举办前及时通知市档案馆安排人员参与拍摄和收集档案资料。

（指导老师：卞咸杰 作者单位：漯河市档案馆 来稿日期：2013-10-14 ）