电子文件全过程管理中的监管研究

张文元

摘 要：为保证电子文件真实、完整、安全、有效，必须对电子文件全过程管理进行监管。通过对电子文件全过程管理的监管主体分析，基于电子文件生命周期理论，从系统高度设计了科学规范的电子文件监管流程，明确各环节的监管对象、监管主体、监管重点与监管内容等，并提出电子文件全过程管理监管的实现策略，可为各单位电子文件全过程管理科学化和规范化，提供一套系统的监管方法和有关借鉴与参考。

关键词：电子文件；全过程管理；监管研究

“全程管理”是信息时代电子文件管理的重要原则，为保证电子文件真实、完整、安全、有效，必须对电子文件全过程管理进行监管。我国第一部规范电子文件管理的国家标准《电子文件归档与管理规范》总则中指出：应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。多年来，针对电子文件的全程管理进行了多方位的探索和实践，已有的研究可以归纳为：（1）基于元数据技术的电子文件全程管理，（2）以前端控制为切入点使电子文件全程得到有序管理的管理方法，（3）以文件和档案全程为一体的文档一体化管理思路等，也取得了一定的成效。但是，在电子文件全程管理中引入监控观，对文件流程各阶段的管理和监控研究得不多。由于电子文件自身的特点，在电子文件全程管理中除了树立全面观、系统观、过程观，还必须树立监控观。在电子文件的全程管理中存在着诸多环节和多个主体，决定了对电子文件的监管是一项复杂的系统工程。如，电子文件全过程管理各个阶段的划分，每个阶段的监管重点是什么，监管主体、监管对象的确立，系统应赋予档案部门在电子文件运转及归档各环节什么样的权限设置，监管流程是否科学规范，各管理部门间沟通协调机制和监管执行力度如何，监管过程是否透明，是否有科学统一的绩效评价标准等问题。为此，根据电子文件全过程管理中多元化监管主体的实际情况，结合电子文件生命周期理论和全过程管理思想，设计一套科学规范的多元化监管方法与实现策略，旨在为电子文件的监管提供规范流程、有效方法以及有关借鉴。

1 电子文件全过程管理中的多元化监管主体分析

电子文件全过程管理中的监管主体由哪些单位和机构部门构成？《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）中7.1归档要求提到了主要的三个部门：电子文件形成部门、信息管理部门、档案保管部门。信息管理部门是由信息技术部门组成，档案保管部门由档案部门承担，关键是对电子文件形成部门如何理解？在OA系统内，一份电子文件的形成首先由承办部门提交给各主管领导审核签发，然后由文印室统一编号再分发到各部门，文印室也是文件的形成管理部门。这样电子文件形成部门要分为两个方面，对于OA系统外的文件由各单位各部门直接归档，那么，这时文件形成部门就是一个，文件承办单位；如果是OA系统内的文件，文件形成部门就要涉及两个部门，即文件承办部门和文件管理部门（即文印室）。戴旸《电子文件规范化移交研究》一文中说：“电子文件移交是一项档案部门、办公部门、文件管理部门和信息技术部门共同参与的活动。”[1]这一段话里出现了文件管理部门，这个部门将对电子文件的形成和质量进行管理。至此，电子文件内部监管主体有电子文件形成部门（办公部门）、文件管理部门、信息管理部门和档案保管部门。外部监管主体有哪些？刘立《实施电子文件的有效管理 确保电子档案的真实完整》一文中提出：各级档案行政管理部门要会同本级信息化主管部门对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导，要加大对电子文件归档与管理的监督指导力度，并在其中加入信息化主管部门的力量。[2]我们说，对电子文件全程管理的监管，除了内部监管主体以外，还有上级行政管理部门和同级信息化主管部门对电子文件管理的监督。电子文件全过程管理中存在着多元化的监管主体，文件形成部门，负责电子文件的产生及其格式的标准化，文件管理部门是电子文件短期保存的部门，承担整理、维护和鉴定电子文件的责任。信息管理部门给予技术上的支持与保障。档案部门则是管控和维护电子文件的主体，承担着整个过程管理中的组织、协调、监督和指导的责任。上述各监管主体可从不同层次和视角对电子文件全过程管理进行监管，以构成有效的多元化监管体系，各监管主体层次结构，如图1所示。

在多元化监管体系中，档案部门起着监管监控的主导作用，文件形成部门和文件管理部门做好电子文件形成、积累归档工作，信息管理部门负责技术保障和技术监管，档案行政管理部门及同级信息化主管部门发挥外部监督的作用。赋予档案部门在电子文件运转的各环节中相应的权限，电子文件形成、移交、维护全过程管理都处在监管监督之下，才能有效保证电子文件的真实、完整、安全和长久。

2 电子文件全过程管理的监管流程设计

电子文件全过程管理的监管流程如何划分，每个阶段的监管重点是什么？国际档案理事会电子文件管理委员会制定的《电子文件管理指南》，将电子文件生命周期分为三个阶段，即概念（设计）阶段、形成阶段和维护阶段。崔海莉的《高校OA系统形成电子文件归档程式初探》一文中描述：电子文件的前端控制与传统文件表现不同，电子文件管理系统的孕育形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端，将归档提前到电子文件的形成阶段。[3]这样划分电子文件管理过程，将归档提前到电子文件的形成阶段，笔者有不同观点。在实际操作中，OA系统形成的电子文件经办理完毕以后，点击“归档”按钮交给档案部门管理，这时电子文件从“前端”进入“中、后端”，归档管理是连接“前端”和“中后端”的重要环节，档案管理这个时候真正介入电子文件管理。做好电子文件规范化移交归档，可以既达到控制“前端”的目的，又为“中、后端”管理提供保证，从而真正实现电子文件全过程管理。根据博弈论事前、事中、事后全过程控制理论，将电子文件全程管理分为前端控制、中端控制和后端控制三个阶段。电子文件设计、形成及流转称为前端控制，电子文件的移交归档为中端控制，包括收集、积累、鉴定、归档，归档后电子文件管理为后端控制，包括对接收的电子文件实行有效维护，长久保存和利用，保障电子文件真实、完整、可靠与可读。对电子文件在三个不同阶段管理过程中监管对象、监管主体和监管重点进行分析和罗列，如图2所示。

2.1 电子文件前端控制监管重点。这一阶段主体有文件形成部门、文件管理部门和信息技术部门，对象有文件承办者、文件管理人员和信息技术人员，主要任务是搭建电子文件的生成环境，按照工作流程形成电子文件内容、结构及背景信息，保证电子文件顺利形成。首先，在电子文件设计阶段，如，设计流程、模板、标准等，档案人员要参与其中，提出建档需求内容并融入系统之中。其次，各监管主体要对各自的人员进行监督，即对“人”的控制。对承办人要明确建档意识，并承担电子文件质量的责任，熟练掌握系统的使用，在工作中严格按照电子文件流和管理流程规定操作，确保电子文件在这一环节的顺利进行。最后，各承办人要对电子文件形成质量进行控制，即对“文”的控制。承办人对系统工作流程中记录电子文件形成全过程监督其完整性，完善元数据相关的所有信息内容，采用身份验证、数字签名、电子水印、加密技术、操作留痕等技术手段确保电子文件内容的真实性。

2.2 电子文件中端控制监管重点。电子文件移交归档是由文件形成、管理部门向档案部门移交，是由文件形成部门、文件管理部门、档案部门和信息管理部门共同参与的活动，对电子文件的内容、结构和背景信息进行归档，实际上是电子文件管理权的转移。作为连接“前端”和“后端”的重要环节，开展得顺利与否关系到全过程管理能否实施，也是档案工作可持续发展的重要保证。2012年，国家档案局出台《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号），对电子文件移交、电子档案接收及基本要求作了详细规定。这是我国首部电子文件移交的专门性行业规范，更加体现了电子文件移交归档的重要性。这一阶段的监管重点应从三方面着手：一是规范电子文件移交流程，电子文件形成、管理部门要规范化整理电子文件，根据移交范围、移交格式、移交介质、载体标准等自检准备移交的电子文件，然后向档案部门移交，完成移交手续。二是完善组织管理机制，保证电子文件移交制度化。构建良好的组织管理和责任管理机制，明确电子文件由谁移交，向谁移交，确定移交方式。由文件管理部门向档案部门移交，移交之前由文件管理部门鉴定、整理和维护电子文件。档案部门在移交过程中起主导作用，承担组织、协调、监督和指导责任。三是完善专门标准，保证电子文件规范化移交。除了按照国家档案局《电子档案移交与接收办法》实行，还需构建电子文件移交系列标准，比如电子文件移交流程，元数据标准，移交检验标准等。

2.3 电子文件后端控制监管重点。经过“层层选拔”的电子文件来到档案馆是不是就进了保险箱呢？监管主体是档案部门，监管对象为档案人员，作为档案部门如何自己监管自己？档案部门在这一阶段的主要职责是延续电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。电子文件在鉴定、整理、保管、检索、利用等各全过程活动中均须按一定方式得到监控，相关信息记录在元数据当中。这一阶段的监管重点：一是从纵向上监控文件到档案的流程管理。OA系统通过档案化标准接口与档案管理系统无缝链接，电子文件办理完毕后在网上自动归档，文件经传送到档案管理系统的缓存库中，电子文件管理权移交给了档案部门。（1）档案人员对通过网络归档节点收集来的电子文件进行验收，查看内容、结构、背景信息、元数据是否齐全。按照元数据标准，在线管理每一份电子文件，著录档案信息，将有保存价值的电子文件整理编目导入到正式库。（2）实时监控无缝链接，对照发文登记簿，查漏补缺，对于没有在线归档的电子文件要查找原因，手动录入到档案管理系统中。对于问题文件，及时与文件管理部门和信息管理部门沟通，退回或重新制作正确的文件。二是从横向上建立电子文件全程管理多维度评价指标体系，涵盖主要内容有：（1）电子文件管理的规章制度，包括工作规章、管理制度、业务规范等。如，建立登记记录制度，对每一份电子文件从形成开始到销毁全过程管理活动进行记录，以使电子文件全程有真实记录可查。（2）电子文件保存与维护制度。电子文件格式符合长期保存的要求，对电子档案载体进行定期拷贝和检测，当软硬件环境、存储载体发生变化时，要及时迁移、转换。（3）电子文件信息监测系统，检测电子文件是否可以在档案管理系统上正常显示并在需要利用时可查、可读，实施备份制度，信息备份定期进行，实现电子文件长期安全监管。三是通过对人的管理，监管过程透明公开，有相应的奖惩机制。电子文件管理全过程各环节都要求工作人员严格执行，全体人员共同执行标准规范。任何一次误操作都可能使电子文件遭到人为的损害，对不同管理人员应赋予不同的管理权限，系统管理员、档案员、兼职档案员相互之间层层监督，全体人员严格自律，从而实现电子文件全程管理。

3 电子文件全过程管理监管的实现策略

全过程管理的有效监管取决于各监管主体的相互配合，各监管主体应从不同视角发挥其各自监管职能，进一步规范电子文件管理监管流程，实现对电子文件全过程、全方位有效监管。因此，结合电子文件全程管理实际需要，进一步完善电子文件监管策略。

3.1 建立部门间沟通协调机制。在电子文件全过程管理中，前端由电子文件形成、管理部门负责电子文件的质量，档案部门是在电子文件移交归档后进入电子文件管理，档案部门既要管理好自己的中后端，又要参与到前端管理，在整个管理过程中起到组织、协调、监督、管理职能，又不能有越界之嫌，需要与各部门构建良好的协调机制。相互之间沟通协调不充分，监管边界不清将导致监管效率低下。为此，要构建以档案部门为主体的沟通协调机制，明确各方的职责与任务，执行和监管机制，建立各部门联络员，定期召开会议，讨论出现的问题和解决方法，实现多部门协同监管。

3.2 制定统一、完整的电子文件监管规章制度。在档案部门与文件形成部门、管理部门、信息管理部门沟通协调下，出台既符合电子文件流，又遵循档案业务流管理的要求，同时满足全过程管理要求的监管规章制度。对于监管对象与监管主体而言，监管规章制度的统一性体现在操作规范上不会出现两难境地，监管规章制度的完整性体现在全过程管理的每一环节均有操作依据，不存在监管盲点。

3.3 建立基于元数据的电子文件全过程管理监管策略。元数据是实施电子文件管理的技术保障，元数据分为动态元数据和静态元数据，可以完整地记录下电子文件的原始状态，并随时捕获电子文件管理的各项信息。根据元数据的特性，在电子文件管理的各阶段相应地应用元数据技术，通过元数据技术监控电子文件全过程管理，甚至可以强制捆绑元数据集以整体归档，以满足电子文件管理在各阶段的目标和需求。

3.4 确立以档案机构为监管主体的监管体制。电子文件全过程管理监管是一项复杂的系统工程，从体制、流程、系统设计到相关法律法规建立系统评价标准，明确各方职责，有利于增强监管执行力度。如，制定法律法规、标准，确立电子文件全程管理体制，赋予档案机构全程管理的职权，使档案机构名正言顺地全程监控文件管理；明确电子文件管理流程，由档案机构对整个文件管理流程进行监督，以严格控制电子文件质量。

3.5 建设数字档案馆，对电子文件全程进行实时监控。数字档案馆以先进的信息技术为手段，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，对档案资源的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等管理业务及相关的行政工作，实现业务管理的自动化，是数字档案馆必须具备的功能。基于网络环境的档案业务流程重组和业务管理自动化，可以实现对电子文件全过程实时动态管理和监控，及时发现问题并处理解决。

4 结论

针对电子文件全过程管理监管工作的系统性和复杂性，本文首先分析了电子文件全过程管理的多元化监管主体，包括文件形成部门、文件管理部门、信息技术部门、档案部门、上级行政管理部门等，并明确各自的职责。结合电子文件生命周期理论，从系统高度设计了科学规范的电子文件监管流程，明确各环节的监管对象、监管主体、监管重点与监管内容等；并提出了建立各相关主体沟通协调机制、制定监管规章制度、确立以档案机构为主体的监管体制，注重采用先进方法与技术手段，基于元数据电子文件全程监管方法，建设数字档案馆，强化电子文件集成管理的技术手段。本文研究可为各单位电子文件全过程管理科学化和规范化监管，提供一套系统的监管方法和有关借鉴与参考。

参考文献：

[1]戴旸，李文媛.电子文件规范化移交研究[J].档案学通讯，2013（1）.

[2]刘立.实施电子文件的有效管理 确保电子档案的真实完整[J].档案学研究，2013（2）.

[3]崔海莉.高校OA系统形成电子文件归档程式初探[J].档案，2010（1）.

（作者单位：南京工业大学档案馆 来稿日期：2013-10-19）