浅谈高校档案管理的创新

张美荣

【摘 要】本文针对高校档案管理进行了分析，现如今社会，随着科技的飞快发展，我们不难发现，只有提高档案管理的现代化水平，才能使档案管理更能信息化，档案的作用才能得以充分的发挥。所以通过这些，笔者题写了关于高校档案管理的几点创新以及建议。

【关键词】档案管理；创新；服务模式

高校档案管理工作是每个学校的重要基础工作之一，档案记录着学校的发展，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。档案管理工作需要不断的创新，才能迎合当下的信息时代，才能使档案发挥它应有的作用。

一、档案管理观念的创新

本着“以人为本，服务至上”的服务理念，可以把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，通过以创新理念和创新行为来加强档案管理，来开辟档案管理发展的新途径。

首先要做到的是在管理创新的过程中必须要先解放旧的思想，紧紧的牢固树立新观念。顾名思义观念的创新就是使管理创新得以成功的保证。在管理创新中必须确立现代化管理的意识，特别是档案管理的知识化、网络化、社会化，更重要的是把知识和创新作为档案工作的新目标。

二、档案管理内容的创新

档案作为历史的记录以及知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠地信息，具有不可估量的开发利用价值。

单凭档案馆里虽然收藏着学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足，是很难以满足用户的信息需求，所以必须要调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。以及加强档案信息资源的开发利用，进行有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，而且并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其达到系统化、规范化、有序化，从而更能及时、准确、高效地为用户提供服务。

经此方法对经济发展和社会建设有着很重要的推进作用。而高校作为国家科研的重要基地以及是培养高级专业技术人才的摇篮，而在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有好好的通过这样方法开发利用起来，才能体现它们应有的价值。

三、档案管理服务模式的创新

（一）服务内容的创新，是从档案数量要求向质量要求转变的

近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，所有高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化的管理轨道。所以档案管理服务模式创新的内容必须是多方面的，至此高校档案工作者不能只将档案收集起来就觉得是万事大吉，而是要充分的挖掘自身的潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，从而来推动服务工作向高水平、高层次发展。

高校的档案资源就像一座座的宝库。所以高校档案工作者要想实现服务模式的创新，很重要的一点就是一定要坚持“以利用为中心”的档案工作指导为方针。首先要实施的是加大档案编研的工作力度。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为高校的中心工作服务，从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

（二） 服务方式的创新，由被动服务向主动服务转变

在新时期的高校档案部门应该立足于馆藏、面向未来。所以一定要大胆改革现有的高校档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性宗旨上，建立管理科学、反应敏捷及运行灵活的管理体制，通过改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。

更重要的是档案管理者要有强化参与意识，在校领导的重视和支持下，紧紧围绕学校的中心来工作，积极参与学校的各项活动，及时的了解、掌握学校发展动态，一定要以深入教学、以科研为第一线，并熟悉教研业务工作的流程及具体内容，那样才能了解和掌握教职工对档案信息的利用以及需求，从而针对性地开展信息服务工作。

于此同时，也要在档案主管部门的协调下，深入的加强高校档案馆以及地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛的开展联机检索等业务，互通信息、促进交流、改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，才能更好的实现资源共享。

（三）服务手段创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变

服务手段的创新是档案服务工作创新的载体，随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展，数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。

因此，必须加快档案信息化建设步伐，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，从而改变传统的手工操作管理模式，以实现现代化管理的目标。对此档案工作人员一定要借助现代计算机技术以及网络通讯技术，对所有的文字、声音、图像等各种形式的信息进行统一的处理与存储。实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息只是利用于纸张、文字、材料的单一表现方式，将以更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。

同时，也要加强档案馆信息网络的建设，建立好档案信息的主页，从而搞好网络化服务，让原有的“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息；也要按照信息化标准建成的档案馆，通过这样的就能存储大量的各种形式的信息，用户可以通过这种网络更能方便地获得这些信息，并且其信息存储和用户访问都不受地域限制。

所以这种档案馆的信息网络就能包括多媒体在内的各种信息数字化、存储管理以及查询集成在一起，从而使这些信息得到最大限度的利用。也因此改变了过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放范围之内的不利状况。

四、建立统一的高校信息化工作机制，完善档案管理工作的建议

（一）计算机的应用和普及

当今时代，计算机已深入到社会生活的各个领域，因此档案的手工操作速度慢、重復性，是不能满足现代人们的要求。所以我们在档案工作中通过计算机的介入，大大提高了工作效率，节省了更多的有效时间。此外，通过网络技术、复印技术、缩微技术以及激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的支持。

（二）新的电子载体（材料）的出现和应用

纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体，运用起来繁重而浪费。可到了20世纪80年代后，新型载体大量出现，如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。

（三）网络技术的发展和应用

高校的优势是在于具有完善的校园网，使其档案工作发生了质的变化，通过以往与运用传统的手工操作变为电子文件，变被动工作为主动工作。利用先进的设备、科学的方法以及手段，有效的提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比，电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动，而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共享。

高校档案管理工作是一项既繁重又艰巨的工作，工作者要不断适应新形势，不断更新观念，创新理论，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识。使档案价值得以充分体现，推进学校的发展。

参考文献：

[1]夏青.高校档案的系统管理.南京大学出版社，2002本

[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报，2007（3）