高校图书馆中文纸本期刊采购招标探析

吴海珍

(南京化工职业技术学院图书馆，江苏 南京 210048)

1 期刊采购招标释义

1.1 采购招标

招标是指买方就某种商品、技术和劳务向有关商家公开交易条件，以征询卖方最佳报价的采购方式。

采购招标作为市场经济体制下一种科学合理而又积极有效的交易模式，是指在兴建工程或进行大宗商品交易时，招标人对货物、工程和服务事先公布采购的条件和要求，以一定的方式邀请不特定或者一定数量的自然人、法人或者其他组织投标，而投标人按照公开规定的程序和条件确定中标人的行为［1］。

采购招标主要分为公开招标(即无限竞争性招标)、邀请招标(即有限竞争性招标)两种方式。

公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。其特点是招标人有较大的选择范围，能更好地开展竞争，打破垄断。其不足是投标单位多，审查(投标者资格和标书的)工作量大，刊登招标公告等各种费用多，招标过程需要时间长。

邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。其特点是参加投标的企业数量有限，可以节省招标的费用，缩短招标的时间，增加投标人的中标概率，对招投标双方都有一定好处。其不足是这种招标方式限制了竞争范围，可能会把一些很有实力的竞争者排除在外。

目前，大部分招标人从节省招标费用、缩短招标时间等因素考虑，在保证对招投标工作实施有效监督的前提下，一般均采取邀请招标方式。

作为国际上通行的一种采购方式，采购招标本身具有提高资金的使用效率、增强采购透明度、保护采购当事人的合法权益、遏制贪污腐败行为的发生等不可比拟的优势。随着《中华人民共和国招标投标法》(2000年1月1日实施)、《中华人民共和国政府采购法》(2003年1月1日实施)的颁布实施，采购招标在国内也正在被积极推广。

1.2 期刊采购招标

期刊采购招标作为一种采访机制的改革，是指图书馆事先提出采购期刊的基本条件和要求，向图书期刊出版发行市场发布公告、通告或邀请函，吸引有资质条件的期刊发行供应商参加投标，经过招标、投标、开标、评标与定标等程序，进行公开、公平、公正的评议，从中选择选定中标方，并与之签订期刊采购合同的一种交易行为［2］。期刊采购招标，使高校图书馆能够广泛而充分地了解不同期刊发行供应商的实力，在“阳光操作”中依法选择资信优良、服务水平高、技术实力强、折扣合理的竞标者，从而保证动辄几十万、几百万甚至上千万元期刊采购的效率、质量、效益和一系列专业化、数字化配套服务。

2 期刊采购评标要项

一般而言，图书馆应从资质、服务、价格三个方面制定评标内容，并对评标主要项目制定相应的评价标准。但实践证明，部分高校图书馆的评标人员对期刊采购工作不熟悉，往往想当然地将期刊采购视同为一般大宗商品(如政府采购中的办公家具、仪器设备等)的采购，过于看重折扣优惠率，而对图书馆所需获得的售后服务与技术支持考虑得较少，使得一些资信优良、服务水平高、技术实力强、折扣合理的竞标者反而中不了标。

因此，有必要对中华人民共和国财政部2004年18 号令《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定的货物服务招标采购的评标方法——最低价评标法、综合评分法和性价比法三者加以取舍。毫无疑问，获取较低的价格(折扣)是政府采购的初始动力之一，政府采购部门和招标代理机构往往以价格因素作为主要的评标依据因而倾向采取最低评标价法。而期刊采购评标不仅关系到评标工作是否真正做到公平、公正、透明、诚信，还关系到所采购的期刊是否能真正满足读者的需要，是否符合图书馆的采访原则、采访目标，因此有必要对期刊采购项目的评标指标体系进行深入研究。实践证明，除了采购对象明确单一的数据库和大型单套丛书以及以采购已出版旧书为主的临时突击采购，可以将价格因素作为主要评标标准外，期刊采购不宜采取最低评标价法而应选用综合评分法。

关于期刊采购综合评标法的具体运用，笔者在分析了李明珍《图书馆中文报刊采购招标评价体系研究》［3］和杨海玲《基于灰色关联分析的图书馆中文图书采购招标评价》［4］两文基础上，结合笔者所在图书馆2013年期刊采购招标实践，提出了综合评标体系并付诸期刊采购招标工作中(见表1)。

表1 中文期刊采购招标评价指标体系细分表

3 期刊采购履约管理

期刊作为一种连续出版的特殊商品，具有种类多、复本少、信息含量大、内容新颖、时效性强、连续完整、读者需求多元等特点。其采购合同实质上是一次采购多次配送的期货合同，标的物履约持续时间长、次数多，标的物在周期内还存在着无法预期的若干变化，而且在图书馆信息数字化时代，期刊采购还含有数据加工等附加服务，这无疑对期刊采购中标的供应商提出了诸多要求，需要精细化的合同履约管理，以保证较高的期刊订到率、到货率，以便所采购的期刊能够及时到馆、上架，充分发挥其阅览价值。

在期刊采购履约管理精细化过程中，笔者结合2013年的期刊采购实践，认为有必要在明确甲乙双方责任的基础上，加大以下方面的管理力度。

3.1 订购要求

①及时提供国内公开发行和非公开发行期刊的征订目录(包括书本式和电子版)以供订阅，目录应详实列出期刊的刊名、征订号、刊期、单价、年价、ISSN 号、发行时间等项目;并能根据需要通过自有网站或E－mail 等方式向中文期刊采访工作人员提供各类相关业务信息。②保证100%的订到率并保证期刊的及时投递(遇期刊停刊、休刊、合刊、改刊或延迟出版等特殊情况除外)。③期刊按目录订购，发生停刊、转刊、价格变化等情况应在一周内做出书面说明送达，否则视为未订到。

3.2 送刊要求

①乙方负责甲方所订期刊的投递工作，原则上自期刊发行时间起，周刊5 天内送达，旬刊7 天内送达，月刊12 天内送达，且一种期刊不得两期或两期以上并期投递。②乙方按照甲方要求免费将期刊送至指定接收地。每周至少送刊两次，同时提供发货清单。清单包括:包号、征订号、刊名、刊期、份数。如发现与包装内期刊清单不符、期刊破损、污损等情况，应无条件给予退换。③乙方应保证送刊差错率低于1‰。

3.3 服务要求

①对图书馆所订的全部期刊应能免费提供标准MARC 数据，MARC 数据必须符合CALIS 中文期刊著录规则，同时应为汇文文献信息服务系统所兼容。②每季度以书面或电子邮件形式通报供刊情况;对于缺刊、停刊等具体情况需在出版发行30 天至60天内向图书馆说明原因;对于停刊与休刊的期刊款应及时与采访人员进行清账退款，并提供对账清单。③乙方应能及时处理甲方的查缺请求，能提供查询所订期刊到刊、停刊、休刊和其他变更情况信息的电子版说明。④保证到刊的完整性，无缺漏刊情况，如发现缺刊少期乙方应无条件及时补充，缺刊应在两个月内补到。对于无法补到的期刊，若为核心刊、学术刊，必须提供复印本，并退还复制期刊与印刷期刊的款项差额;若为文艺、体育等刊则实行全额退款。⑤对于倒装、缺页的期刊须保证无条件更换。⑥有固定的业务联系人并保持联系沟通对甲方提出的建议、要求能及时回复解决。

3.4 加工要求

乙方应根据甲方的要求提供期刊加工服务，所有加工服务均为免费，若发现加工后的期刊非本馆订购，责任由乙方承担。具体加工要求为:①免费为所采购的每册期刊的目录页面加盖馆藏章，所盖章印要求端正、字迹清晰、无溢油;不得覆盖在文字或图像上，如有文字、图像的，应尽量避开，盖在恰当的位置。②根据图书馆提供的排架号，为所采购的每册期刊贴排架标签。所有标签要求贴在期刊封面的左上角。所贴标签应符合图书馆具体规定。

3.5 其他要求

①乙方必须严格保证期刊质量，绝对不允许盗版期刊的出现，如一经发现是盗版、盗印期刊，无论加工与否投标单位均应保证无条件接受退刊，并且支付违约金。如到馆期刊有严重破损、污损情况时，投标单位应能提供换刊服务。②若乙方的到刊和服务没有达到甲方规定的要求，每出现一次就按合同约定支付违约金。③乙方必须明确本次招标总额可优惠的折扣率。所有承诺事项请加盖公司印章。④甲方可能对正式订购的中文期刊作适当调整，对调整中的中文期刊品种，乙方应能及时提供期刊目录和MARC 数据。

总之，随着高校图书馆采购招标工作的规范化和科学化，必然会使期刊采购招标在期刊文献资源建设中发挥更大的作用。

［1］吴锦荣.高校图书采购招标新论［J］. 图书馆，2006(4):92－94.

［2］王放虎.中文期刊采购招投标工作质量问题探索［J］.情报杂志，2007(7):136－138.

［3］李明珍.图书馆中文报刊采购招标评价体系研究［J］.情报杂志，2007(9):159－160，94.

［4］杨海玲.基于灰色关联分析的图书馆中文图书采购招标评价［J］. 现代情报，2010(4):148－150.