现代企业差旅费管理初探

2013-11-10袁晓雁

时代金融 2013年12期

袁晓雁

（中国移动通信集团云南有限公司财务部，云南昆明 650228）

随着现代企业规模的不断扩大，差旅出行越来越频繁，方式也更具多样性。价值管理是现代企业持续发展的必由之路，对于一个企业来说，是否具备完备的成本管控和资源运用能力，是推进精细运营、业务革新、价值管理的基础。差旅费用的管理，也必定要走上精细化管理的道路。

一、精细预算编制实现差旅费的事前管理

预算管理，在现代企业资源规划中起到了非常重要的作用，要做好差旅费管理，事前预算是必需的。

（一）预算模型设计

预算模型设计的依据是企业制度的差旅费办法，由于差旅地、出行方式、出行目的等的不同，企业差旅费办法一般规定都较为细致，因此预算模型的设计也必须精细化、多元化，才能确保预算结果的准确性。

为了便于举例，做如下假设：某企业制度的差旅费办法，根据差旅地、出行目的不同给予不同金额的出差补贴，假设差旅地分为省外特殊地区、省外省会城市、市州城市三种情况，出行目的分为普通公务、培训两种情况；根据出行方式的不同交通费用不同，假设交通方式分为飞机、火车、汽车。以此为基础，可先设计如下模型（表一）：

表一

在设定好上述基础模型后，可编制需各单位填报的具体模型：

表二 ××××年差旅费预算申报表

单位负责人：填表人：填报时间：

各单位根据下一年的工作计划填列（1）-（9）项，模型可根据设定的公式自动计算预算结果。

预算填报要求：

1.常规差旅项目，参考历史数据填报。

2.新增项目，根据实际工作规划填报，并进行详细说明。

（二）预算填报审核

各单位上报预算后，企业预算管理机构应对其进行审核。审核的重点应关注如下几方面：

1.与往年历史数据比对出差事由，区分常规事项及新增事项。

2.常规事项可参照历史数据审核。

3.新增事项，需根据说明逐项了解具体事由，以审核（2）-（9）项的填列是否科学。

企业预算管理机构审核的过程中，可采取二上一下制对存在问题的填报项，要求填报单位修正后重新上报。

（三）预算决策

企业预算管理机构审核各单位上报的预算计划后，编制全公司汇总材料，应包括预算模型设计思路、各单位填报情况、审核过程等内容，向公司预算管理委员会进行汇报，由预算管理委员会进行决策。

（四）预算下达

根据决策结果，可对各单位下达全年预算。

二、结合商务卡的推广对差旅费进行事中管理

商务卡是一种专门的信用卡，一般具有一定的信用周期，且个人承债的商务信用卡由个人承担刷卡消费的结算清偿义务。商务信用卡是一种新型财务管理工具和手段，它不仅携带方便，使用便捷，而且它透明度非常高，这是要推广商务信用卡的一个非常重要的原因，就是所有的支付行为都有据可查、有迹可循。这样避免我们公务消费当中乱花钱。而且使用商务信用卡后，企业人员出差，就可以不再预借现金，只要回来之后凭发票和刷卡的凭证就可以报销，再把钱支付到商务卡进行还款，这样的话也省去了很多麻烦。

要实现商务信用卡对差旅费进行事中管理，需注意以下事项：

第一，选择本单位商务信用卡发卡行，签订商务卡服务协议。

第二，制定专门的商务卡管理办法，规范商务信用卡的管理。

第三，专人对商务信用卡信息统一管理，负责根据工作需要和征集使用者需求，组织商务信用卡的统一办理、注销等。

第四，规范商务信用卡的用途、范围、额度、审批、保管、注销、遗失的处理、密码的保管、还款及利息的承担等。

第五，规范差旅费用报销的期限，提供相关发票及刷卡凭证作为报销的依据，比对预算信息并进行台账登记，有条件的企业可建立相关系统进行相互取数验证方可进行报销。

三、严格考核预算完成率，完成事后监督

要实现企业差旅费用的有效管理，除了事前的精细预算，事中的严格管理，事后的考核是有效的激励方法。预算考核可以明确企业的战略导向，强化激励机制，改善业绩评价，提升管理水平。

（一）预算考核

1.比率法：按整个差旅费用合计数计算各单位全年预算完成率，偏差值在±5%的内不进行考核，超出5%的，按梯度制订考核标准，在各单位全年绩效中进行体现。

2.项目法：按各单位每趟差旅任务分项，按项目计算全年预算完成率，偏差值在±5%的内不进行考核，超出5%的，按梯度制订考核标准，在各单位全年绩效中进行体现。

3.动态法：可根据管理的需要将预算目标分解到季度，按季度考核，并适时地根据预算执行单位的实际绩效进行奖惩，有助于预算管理工作的改进和预算目标的实现。

（二）预算调整

当企业内外部环境或者企业的经营策略发生重大变化，致使预算的编制基础不成立，或者将导致企业的预算执行结果产生重要偏差，原有的预算已不在适宜，应进行预算调整。

差旅费预算与其他企业的预算一样，年初组织进行编制并下达。但对于现代企业来说，可能会遇到很多不可预测的差旅费变动因素，例如：各区域市场环境的变化，采购事项的变化等。因此，应及时组织对预算项目的调整。实际工作中可根据考核周期，组织调整。差旅费预算的调整，需按差旅项目，分析原因，提出申请。企业预算管理机构向预算管理委员会上报，批准后进行及时调整，并调整考核指标。