论应用云计算构建数字档案区域管理平台

方丽真

（中共福建省委党校 研究生工作处，福建 福州350001）

随着数字技术的广泛应用，各部门各行业数字信息与文件大量产生并正以几何指数的速度剧增，这些信息与文件将以数字形式生成、存储和管理，形成海量的数字档案。档案工作肩负保存社会记忆的历史使命，在电子文件成为社会各项活动记忆的今天，如何采取现代技术手段来提升档案信息化管理水平和档案资源的利用率，是各级档案管理部门面临的共同挑战和重点课题。笔者认为，应用云计算构建国家级或省级的数字档案区域管理平台，实现云计算环境下数字档案资源的统一管理和有效利用，是加快档案工作信息化建设的大势所趋。

一、应用云计算构建数字档案区域管理平台是推进档案信息化的时代课题

本文拟探讨构建的数字档案区域管理平台是指连接国家级或省级区域的各档案机构档案信息管理系统，以区域内数字档案信息采集、存储为基础的数据交换和共享平台的信息空间，是一个由众多档案数据库、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的，以数字档案馆为基础的管理平台。它是由分布式电子文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统建设。应用云计算技术构建数字档案区域管理平台，旨在应对数字信息和文件管理危机，减少重复投入，提升工作效率和数字档案的利用率。

（一）云计算对于构建数字档案区域管理平台具有应用优势

云计算（Gloud Computing）是由Google首席执行官埃里克·施密特于2006年首次提出的。它是指将广泛分布在众多计算机中的数据和信息进行全面整合和高效利用；是效用计算、并行计算、网络计算、负载均衡和虚拟化等传统网络和计算机发展融合的产物。［1］其基本原理是通过对大量数据和处理器资源的整合，使计算分布在大量的分布式计算机上，而非本地计算机或远程服务器中，使有关数据中心的运行与互联网相似［2］；云计算基于一个强大的系统提供多种服务，用户可以方便地将资源切换到自己需要的具体应用上，根据需要去访问计算机和存储系统，具有稳定性、可扩展性、虚拟化、通用性和按需服务等鲜明特点。应用云计算构建数字档案区域管理平台的优势主要有：（1）降低信息化建设成本。档案管理部门服务器的相关硬件管理和维护统一由云端来负责，基础设施的维护和升级无需额外经费开支。（2）扩大档案信息资源共享范围。云计算中心能将不同档案机构上传的数据进行转化，统一格式并共享。（3）减轻档案人员负担。用户端相关软件的维护升级都将交由云中心的服务提供商来负责。（4）提高档案信息资源的安全性。云中心采用多种安全技术来控制数据的访问、存储、运行、传输，保障数据的私密性、完整性以及持久可用性。（5）多终端支持，让人们利用手机、电脑等不同的设备终端，随时随地读取数据，让档案信息无论在何时何地，都可以为公众、为社会服务。因此，应用云计算技术既可以“管好”又能“用好”档案，为建设稳定、可靠、安全、便宜、共享的档案管理服务信息化体系，提供有力的技术支持和保障。

（二）应用云计算是数字档案管理适应新形势新任务的现实需要

党的十八大报告强调提出，要坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路。“信息化”被提升到国家发展的战略高度，这就为应用云计算技术加快档案信息化步伐，推进档案数字化工作持续健康开展，提出了更高要求，也提供了重要机遇。近年来，国内外都在积极推进云计算发展。2011年2月，美国发布《联邦云计算战略》，宣布将加大云计算领域的资金投入。我国云计算产业也得到了国家的大力支持，2010年10月，国务院颁布了《关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定》，把云计算作为我国战略性新兴产业，要求加快云计算的研发和示范应用；2011年3月，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》把云计算确定为我国发展新一代信息技术产业的重点领域，提出要加强云计算服务平台建设［3］；2012年，云计算在我国得到快速发展。可以预见，作为具有巨大发展空间的新兴产业，云计算将引发一系列信息技术应用和服务模式的深刻变革，也将对人类的生产生活和工作方式带来深远影响。因此，在数字档案管理领域应用云计算技术，将使档案工作更好地顺应时代发展要求、赢得发展的主动权。

二、数字档案管理的现状

21世纪初，数字档案馆建设的提出标志着档案信息化建设进入新阶段，“十一五”时期数字档案馆建设获得快速发展，取得了明显成效，应该说，当前我国数字档案管理工作已经有了较好的基础，但与实体档案管理相比，数字档案管理现有这一阶段尚未形成区域内数字档案信息采集、存储为基础的数据交换和共享平台的信息空间和管理平台，不能适应形势发展和时代进步的要求，主要表现在：

（一）数字文档多以纸质载体存档

随着各领域办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等开发和广泛应用，大部分的信息是以数字形式产生并使用的，数字信息与文件管理面临着挑战，需要采取新的技术和手段。目前许多机构在归档时，都将这些信息打印出来以纸质形式保存，而不是利用数字化手段，对数字档案信息资源进行归档管理保存。打印出来的数字信息和文件，会丢失重要的背景信息，而且不易共享或重复使用，影响了数字档案信息化建设的进程。同时，打印纸质档案再重新数字化，也造成了人力、财力、物力浪费。

（二）数字档案缺乏区域性统一管理

《档案法》明确规定，中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。这说明档案管理工作是一种统一制度规范，分级集中管理的运作体系。实体档案管理是区域性，而数字档案却出现了信息化建设的低水平、应用软件重复开发和“孤岛”现象，在接收、收集、整理、保管和提供利用上没有像实体档案一样进行分级集中区域性管理，主要是缺乏建立以新技术为支撑的跨区域管理平台，目前在建设中的数字档案馆也是个体馆藏档案数字化，不利于数字档案信息资源的利用和共享。

（三）数字档案管理存在经费紧缺问题

经费紧缺主要表现在地方财政困难，对档案信息化建设投入不足；数字档案需要开发管理软件系统，资金量大，设备又经常需要更新，维护费用高，各级各类档案馆（室）各自为政搞管理软件系统需求开发，造成资金浪费。“数字档案馆”建设作为档案系统信息化建设的重头戏，是一个时间跨度长、资金链巨大的系统工程，自从21世纪初信息化建设以来，绝大多数档案馆处于馆藏档案目录数据库的“数字档案馆”建设初级阶段，数字档案管理缺少提供统一基础设施、技术平台、软件服务支撑，各级数字档案馆建设经费压力大。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的，对于欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，更是可望而不可及的。

（四）数字档案面临信息安全管理问题

安全问题是数字档案信息管理的最大难题。数字档案具有电子文件的特点，包括信息的非人工识读性、系统依赖性、信息的易变性、信息可操作性等［4］，使数字档案管理存在着数据存储安全、用户隐私安全、档案“原件”失真等安全隐患；网络上主要表现为计算机病毒，黑客攻击，数据被盗、被破坏和外泄的可能，这对于秘要级档案的管理是一个最大的威胁；此外，人为或偶然事故造成的网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，也是潜在威胁。所有这些都使数字档案面临安全管理问题。

（五）数字档案馆建设存在问题

数字档案馆是数字档案管理的重要载体。伴随档案信息化步伐加快，数字档案资源的数量急剧增长，同时社会对档案的需求方式发生了转变，这些都对档案工作提出了新的要求。为适应这些变化，满足数字档案资源的有效管理和在线开发利用的需求［5］，数字档案馆建设应运而生，但在推进过程中存在一些困难和问题。一是建设存在局限性。从建设对象范围看，目前，数字档案馆建设只局限在各级国家综合档案馆率先启动，对于档案室和各立档单位并未纳入数字档案馆建设范畴。从建设内涵看，现已建成的数字档案馆都是个体档案馆，只包含本馆藏档案数字化，还没有形成为一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。［6］因此，数字档案馆之间的交流和资源共享较少，出现“信息孤岛”和“信息烟囱”，不利于档案信息资源的集中化管理和档案信息服务利用体系建设。二是建设存在重复性。我国各地数字档案馆建设早于建设规范制度的出台，国家档案局于2010年6月才编制《数字档案馆建设指南》，规范制度滞后使各级数字档案馆建设中各自为政的现象比较突出，各地档案部门多从自身档案管理需求出发，投入基础设施、软件开发，重复建设，使成本增加，造成档案信息化建设的“瓶颈”。同时，各数字档案馆开发的档案管理系统、数据规范、数据接口等没有统一标准，存在信息共享的门槛较高，信息跨地域联合检索难度较大等问题，影响了档案信息接收、管理和利用的信息化、网络化、规范化步伐。

三、应用云计算构建数字档案区域管理平台的思路

基于对数字档案管理现状的分析，提出以云计算为技术框架，以数字档案馆建设为基础探讨构建数字档案区域管理平台，即云档案。通过区域性平台建设覆盖各基层数字档案部门。利用云计算技术的安全、方便、数据共享等功能优势对数字档案进行区域化管理，解决现有数字档案建设管理中存在的“信息孤岛”、重复开发、形式不一等无序状况，是推进档案信息化建设的最佳途径，确保了档案信息化建设协调有序地向广度和深度推进，实现数字档案管理创新与优化，从而提升档案整体管理和服务质量、减少投入、降低费用。

（一）制定出台云档案规范标准

组织档案专家学者及实际工作者，在深入调研、科学论证的基础上，根据档案信息化建设的有关政策法规，研究制定云计算环境下数字档案区域管理平台建设的制度规范，从平台建设的原则、目标、内容及步骤，以及管理系统功能要求、应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源建设、安全保障体系建设等方面提出规范性的要求，为管理平台建设提供统一标准，避免因制度设计滞后带来的重复建设、随意建设及共享壁垒。

（二）建立数字档案数据中心

从数字档案整体建设发展需要，建立国家或省级云档案数据中心，建立海量的信息存储空间，用于集中化管理数字档案。在网络平台的基础上，对各数字档案馆已有的数据信息和存储数据进行整合，搭建档案资源管理公有云提供数据查询及其他数据服务。用户根据需求访问公有云的接口获取服务，便能轻松访问海量的基本档案信息。［7］解决了跨地域检索的复杂问题，不仅实现了资源共享，而且达到了检索高效便捷，可以大幅度提升数字档案整体管理和服务质量。

（三）建立云计算模式数字档案区域管理平台

建立云计算数字档案区域管理平台必须提供基础设施服务，数据存储、查询及管理服务，软件和接口服务：

第一，搭建云计算基础设施，整合服务器、网络等资源，运用网格计算、分布式计算、并行计算、负载均衡等先进技术，按照接入方的需求合理自动地分配计算、存储和网络资源，不仅能减少设备方面的重复投入，最大化利用有限的资源，还能实现运算和检索的高速化。

第二，通过数字档案数据中心提供档案数据存储、查询及管理服务，统一档案管理规范，通过鉴定分类，对社会提供基本信息的查询服务，实现部分信息的开放性；对内提供私有云服务，按照接入方身份和档案的秘要性提供接入权限和服务，提高档案的保密性和安全性。

第三，搭建档案云计算应用软件中心，提供云计算、云存储等服务。应用软件中心包含符合各地各部门基础需求的软件，减少重复开发信息化系统的成本，同时允许各级档案馆通过云计算中心的服务，定制符合本地特殊需求的信息化软件，既保证了数据的统一性，又能在一定程度上满足地方特色及各地的差异性。

（四）加强数字档案区域管理平台的安全管理

云计算环境下的数字档案在为用户提供高效、海量、便捷服务的同时，也对数字档案信息安全带来了新的挑战。档案信息安全可从法规标准、技术和管理等方面着手，从而建立起可信的数字档案安全云。一是法规标准上，构筑云数字档案区域管理安全保障测评体系。数字资源建设要遵循标准化和规范化原则，加快推进档案信息系统安全等级保护工作，积极推进档案信息系统安全保护定级备案和测评整改工作，确保档案信息化安全发展。二是技术上，通过制定合理的服务器防火墙安全策略、严格的授权访问机制、强大的防病毒及恶意攻击引擎等方式，构建以数据安全和隐私保护为主要目标的档案云。三是管理上，对数字资源在上传云档案数据中心之前进行鉴定，对不宜公开的档案数字资源要严格管控，加强数字化加工和数字化利用的监控，确保不公开的档案资源安全。落实内部档案网络安全物理隔离措施，确保云计算和网络系统的安全性。云计算虽然具有高度的安全性和保密性，但是任何安全和保密也只是相对的。凡是涉及机密的信息资源，必须采用双保险加密。另外，还要增强数字资源版权保护意识。对数字档案实行管理双套制，进行异地备份、馆际互备、异质备份等制度。［8］

［1］刘振鹏，张宁，卞昭玲.云计算技术在档案馆中的应用探讨［J］.兰台世界，2010（8）：17-18.

［2］祝鑫一，陈均.浅析数字档案馆的云服务平台构架［J］.兰台世界，2013（2）：17-18.

［3］赵宇，杨伟智.当代文献中的新概念：云计算和物联网［EB/OL］.（2012-05-24）.http://wenku.baidu.com/view/cgbc73c28bd63186bcebb84.html.

［4］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2001：23-25.

［5］Crown＿jeep.中国档案信息化发展状况与趋势分析报告［EB/OL］.（2011-02-14）.http://wenku.baidu.com/view/e122c2ed102de2bd9605881c.html.

［6］国家档案局.数字档案馆建设指南［EB/OL］.（2010-06-01）.http://wenku.baidu.com/view/c9bc73c28bd63186bcebbc84.html.

［7］郭娟.云计算在数字档案馆建设中的应用研究［J］.城建档案，2012（8）：85-86.

［8］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［N］.中国档案报，2012 12 31（1）.