基于学科信息共享空间的图书馆组织架构重构

于风程

(山东省委党校图书馆，山东 济南 250103)

在泛在知识环境下，图书馆为适应用户知识服务需求，不断探索创新，为此创造出了学科馆员与信息共享空间这两个先进的服务理念和服务方式，而二者融合就构建出学科信息共享空间这个新的服务方式。

1 学科信息共享空间是学科馆员和信息共享空间的天然无缝融合

1.1 团队制学科馆员

自清华大学图书馆在1998年引入学科馆员制度以来，学科馆员已成为图书馆服务的重要方向。目前学科馆员的概念和内容众说不一，在笔者看来，学科馆员服务内容应包括浅层次信息服务和深层次知识服务，但是必须以深层次知识服务为特征，仅仅是浅层次信息服务不足以称之为学科馆员服务。

由于学科馆员服务必须以深层次知识服务为特征，团队制比单个学科馆员更能胜任学科馆员服务。目前，学科馆员服务实际成效并不尽如人意，总的说来，理论探讨多于实践，形式大于内容。原因是多方面的，极为重要的原因是学科馆员服务基本实行的是单个学科馆员方式。据吉林财经大学图书馆王琳的调查，国内开展学科馆员服务的16所“985”高校图书馆中，12所对口服务模式为“一对多”的形式，占75%;2所采取了“一对一”的形式，占12.5%;2所采取了“多对一”的形式，占12.5%。由于单个学科馆员职责内容过多，其精力多分散于浅层次信息服务，同时个人能力毕竟有限，也不足以满足面向一个学科的知识服务需求。

图书馆界已经开始认识到制约学科馆员发展的这一“瓶颈”，意识到开展学科馆员服务的团队协作的必要性，提出了学科服务梯队、学科服务组、学科馆员集群等等设想，并已有部分图书馆开始了实践。

笔者认为，团队制是学科馆员服务的发展趋势。这里讲的团队制有3个要件：①成员为多人，这是形式要件。②多个成员须有组织，这是实质要件，多个成员但缺乏明确的组织架构也不能称之为团队。③每个团队对应一个学科，以提高其专业性。

学科馆员团队主要由资深学科馆员和一般学科馆员组成，大致由3个层级即核心层、辅助层和外围层以及一个独立的专家组4部分组成。他们既分工明确，又相互协作。同时，团队内要建设隐性知识共享机制以提高整个团队的知识服务水平。

1.2 信息共享空间

尽管专家和学者对信息共享空间的概念有不同的观点，但其核心理念是一致的，即信息共享空间是指在泛在社会的信息生态下，图书馆以用户为中心，提供一站式服务和协作学习环境，促进用户学习、交流、协作和研究。自从引入我国以来，信息共享空间在国内高校图书馆的实践得到迅速发展，很多大学已经建起了实体与虚拟相结合的信息共享空间，到目前为止已建成并开放服务的超过10家。

1.3 学科馆员和信息共享空间可以有效互补

1.3.1 信息共享空间为学科馆员服务提供了有形展示平台，利于其品牌推广

服务是无形的，但需要有形展示。学科馆员服务缺乏有形展示的平台，学科馆员服务往往没有独立、固定的物理空间，服务过程多处于后台运作的“黑箱”状态，不为用户所知，在结果出来之前，用户无法初步判断其质量的优劣。对于学科用户来说，学科馆员服务是个虚无缥缈的概念，充满了太多的不确定性。这些都会深刻地影响到学科用户利用学科馆员服务的积极性。

信息共享空间这个有形展示的平台促进了学科馆员服务的品牌推广。首先，帮助用户建立对学科馆员服务良好的第一印象。其次，促使用户产生信任感。给用户提供各种有形展示，用户可以更多地了解服务的各种资源，同时部分后台工作变为前台工作的相对透明的服务过程，都增强了用户的信任感;最后，为用户提供美的享受。工作人员的仪表和服务态度、人性化的服务设施和知性美的建筑物内部装饰，都会给予用户某种特殊的美感，吸引用户来接受服务。

1.3.2 信息共享空间有利于强化学科用户的归属感

学科馆员和学科用户共同决定了学科馆员服务的质量，学科馆员服务质量的提高和可持续发展相当程度上取决于学科用户的归属感。

独立的物理空间、丰富的图书报刊及数字资源在内的信息资源、人性化的服务设施、高效的服务，在冠以某一学科信息共享空间的名义时，将极大地满足用户面对面的学术、情感交流和协同工作学习的愿望，容易激发起这一学科用户群体的初步的归属感。当然，长期的归属感更依赖于服务质量，即对用户需求的满足程度、用户的满意度。

学科用户有了归属感，变“图书馆的图书馆”为“我的图书馆”，就能调动其主动性和积极性，以各种方式合作共建学科馆员服务。他们参加学科馆员团队的专家组发挥顾问和咨询作用，积极主动地以合作的态度提出学科服务需求，以自己的亲身体验来传播学科馆员服务的美誉度，吸引更多用户，从而提高学科馆员服务质量，促进学科馆员服务的可持续发展。

1.3.3 学科馆员为信息共享空间提供了专业的人力资源并深化其服务内容

信息共享空间的目标是为用户提供服务，服务是由人来提供的，因此，成功的关键之一是高素质的人力资源。高素质的人力资源从何而来?由高素质的学科馆员团队中来。学科馆员与信息共享空间的结合也将深化服务内容、拓展服务形式、提高服务质量，大大推动信息共享空间的发展。

1.3.4 学科馆员增强了信息共享空间的学科导向性

信息共享空间面向各类用户群体，提供通用的、共性的服务。信息共享空间学科化后，就面向特定学科用户群体，资源建设有了明确的学科目标，可以提供有针对性的个性化的学科服务，从而提高服务的质量和效率。

学科馆员和信息共享空间这两种服务模式优势互补、相互融合，形成学科信息共享空间的双重优势，构建出新的更好的服务模式。

2 学科信息共享空间的构建

学科信息共享空间在结构和要素上都类似于信息共享空间，只是添加了学科馆员服务的要素而丰富了其内容。其在结构上仍然为实体层(物理层)、虚拟层和支持层，要素依然是空间、资源和服务。

学科信息共享空间提供一站式服务，自然需要拥有流通、阅览、参考咨询等职权。同时，由于学科馆员直接联系用户，他们最了解用户信息需求特点，并容易发现他们的需求规律。同时，学科馆员都具备较好的所服务学科的知识储备，所以其选购的信息资源更能匹配用户需求。资源的采访权下移也能显著提高决策的时效性。因此，在经费范围内，学科馆员需要拥有资源采访权，利用可以提高资源采访的时效性和针对性等集约型方式，通过提高文献保障率来提高文献保障水平，增强图书馆学科资源体系建设的针对性和读者满足率。

在这里要指出，为节省空间和资源，不同学科信息共享空间可以实现部分空间、设备资源的共享，尤其是各相近学科之间，相近学科信息共享空间在一个共同的物理空间内不一定实现物理区隔，可以只是逻辑区隔，以方便共享。这既是信息共享空间的共享理念的体现，也是为了方便跨学科信息服务的实现。

总之，学科信息共享空间是图书馆一个独立运作的单元，将空间、资源、服务、职能等集成于一体。目前，少数高校图书馆开始了实践，如：东南大学图书馆工学信息共享空间和华南师范大学财务管理信息共享空间，都取得了较好效果。

3 学科信息共享空间将作为新的内生增长点来推动图书馆的发展

泛在知识环境下，知识服务和协作学习的需求日益凸显。学科信息共享空间中的知识服务和协作学习是图书馆价值链上的“关键环节”，在竞争日趋激烈的信息环境下，图书馆不再是唯一的公共信息中心，学科信息共享空间为图书馆“去边缘化”和为图书馆实现其核心价值开创了一条全新的方式与途径，强化了图书馆在泛在社会中的核心竞争力。学科信息共享空间集成了图书馆绝大多数的资源和服务，为用户学习和研究过程提供一站式服务，融入用户的教学科研，成为教学科研的有机一分子，用户可以无缝地体验各种分布式的服务，为用户节省大量时间和精力，极大地提高了图书馆服务的质量和效率。学科信息共享空间所提供的团队协作学习研究方式也迎合了学习型社会新的学习需求，学科信息共享空间成为实现知识学习和知识创建的最佳场所。在学科信息共享空间内，图书馆员实行一人多岗或一岗多能，有效地克服了传统环境下单一工作的枯燥乏味和疲劳感，有利于增强工作的愉悦和成就感，促进图书馆馆员成长，调动其工作积极性、主动性和创造性，从而推动图书馆的发展。

可以预见，在较长时间内，学科信息共享空间的需求将越来越迫切，用户群体范围将不断拓展，用户数量将不断增长，学科信息共享空间的生命力和价值将越来越得到体现，其作为内生增长点必然成为图书馆发展的新动力，以满足用户泛在化、知识化的需求。

4 职能的图书馆组织架构

4.1 传统组织架构阻碍了图书馆价值链上的“关键环节”

根据图书馆的竞争优势和用户需求这两个维度判断，知识服务是图书馆价值链上的“关键环节”和核心竞争力。过去图书馆的信息服务工作主要是面向资源、面向图书馆内部，图书馆组织架构依职能来划分，以采编、流通、阅览、参考咨询、技术为主体，同时包含其他部门。在此组织架构下，图书馆对用户的知识服务需求需要协调多个部门，不能实现知识服务的快捷服务要求;过程繁琐，获取信息的成本包括时间成本、体力成本、精神成本都比较高，服务过程不能愉快化;服务结果也难以提供个性化、专业化的解决问题的知识。因此，传统的图书馆组织架构明显落后于“以用户为中心，用户需求驱动”的理念，不能适应知识服务的要求。

图书馆需要进行组织架构的改革已成为图书馆界的共识，但是如何改革?改革从何处切入?图书馆组织架构的改革需要一个明确的、具体的、具有可操作性的切入点来作为改革的突破口，以此为支点来撬动图书馆组织架构的改革。目前有流程型组织形式和细胞体等诸多设想，在笔者看来，学科信息共享空间有更强的实际可操作性，学科信息共享空间作为图书馆新的内生增长点，可以承担改革切入点这一重任。

4.2 以学科信息共享空间为组织单元来构建组织架构

组织设计的根本目的，是实现组织的战略任务和目标，组织架构的设计工作必须以此作为出发点和归宿点，即图书馆要构建面向用户、用户驱动的组织架构，组织架构要有利于图书馆有效实现知识服务和协作学习的目标。事业部制是可以帮助图书馆实现这一目标的一种组织架构。

传统的图书馆组织架构以职能为划分标准，新的组织架构也需要有新划分标准，在事业部制的模式下这个标准就是服务产品，不同的学科信息共享空间提供不同的学科服务产品，因此，学科信息共享空间成为新的组织架构中的基本组织单元。

学科信息共享空间作为组织单元是基于以下原因：①学科信息共享空间是图书馆的内生增长点，对图书馆极其重要。②学科信息共享空间有明确的职责范围，并有完成职责的相应权力，其整合了资源采访、流通、阅览、参考咨询等多项职权。③学科信息共享空间可以独立完整地提供某一学科的知识服务和协作学习这样的服务产品。

4.3 图书馆新的组织架构的设计

学科信息共享空间由于具有流通、阅览和参考咨询职能，传统图书馆组织架构中的流通部、阅览部和参考咨询部应取消。采编部中，资源的采访权归属学科信息共享空间，采编部要对各学科信息共享空间的拟采访资源进行形式上的审查，主要审查以下内容：资源是否已有、有无多个学科信息共享空间重复采访、是否超出经费预算、审查完后及时采访。编目工作仍保留在采编部，这样有利于提高编目效率、质量、标准化和跨学科图书分类的历史数据兼容度。为保证专业化，技术部应继续保留，为各学科信息共享空间提供技术支持。

同时，要组建一个学科协调中心。其主要职能有：①协调各个学科信息共享空间的工作，如：资源(经费、人员、空间、设备)的分配、跨学科信息需求的服务协作等。②实现各学科信息共享空间服务的隐性知识共享机制。③作为图书馆服务的统一客服窗口，提供各种服务和图书馆资源的基本信息，接受来自用户的各种服务请求，解决各学科信息共享空间参考咨询的共性需求，具有连接各学科信息共享空间的纽带作用。

对于学科众多的图书馆，如果不能为每个学科建立学科信息共享空间，可采取两种措施：①采用大学科模式，几个相近学科组建成一个学科信息共享空间。②将需求较少的多个学科组建成一个学科信息共享空间。

因此，新的图书馆组织架构将由采编部、技术部、学科协调中心及多个学科信息共享空间共同组成。其结构如图1所示：

图1 新的图书馆组织架构结构图

5 结语

近年来，在信息共享空间的基础上发展出了知识共享空间这一新的服务模式，后者更强调知识应用研究和知识创新，尽管两者存在诸多不同之处，但是从组织架构的角度来看，两者存在一致之处，即基于学科信息共享空间的图书馆组织架构可无缝转换为基于学科知识共享空间的图书馆组织架构。

以学科信息共享空间为组织单元构建图书馆组织架构，其目的不是为了单纯发挥学科信息共享空间的作用，而是基于学科信息共享空间的知识服务和协作学习，可以更为有效地满足泛在知识环境下的用户需求，以此推动图书馆实现资源、人力、物力向知识服务的倾斜，促进图书馆价值链整体升级，提高图书馆核心竞争力，这才是本文组织架构重构的出发点和归宿。必须指出的是图书馆资源、能力、用户群体、定位的不同，组织架构也可呈现出不同的模式，本文提出的组织架构只是其中之一，并不适用于所有图书馆。

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