档案创新服务的相关问题分析

王丽

【摘 要】档案信息是单位信息的载体，也是现代社会比较重要的一种信息资源，是对单位各项活动的原始记录。人们对于档案的重视程度越来越高，而且随着技术的发展，档案事业和科技事业的结合也更加的紧密，档案管理者除了要能够做好档案管理工作，还需要对档案利用进行开发，为社会提供更多的档案服务，这是档案工作的现状。本文就档案服务的创新进行了思考。

【关键词】档案；创新服务；问题分析

1.档案创新所需要的物质条件已经具备

1.1多元化的档案载体

目前的档案信息载体呈现出多元化的局面，光盘、磁盘、移动设备、互联网等等都成为了档案信息的载体，而且档案信息的类型也变得多元化，过去只是单一的文字档案，现在还有影音档案、图表档案等等，这些都是人嘛在活动和交流中所产生的信息，都是通过计算机来实现管理的。

1.2多渠道的档案收集

档案收集工作是档案管理工作的起点，也是档案管理工作的基础工作，信息网络技术的出现为档案的收集带来了更多的途径，利用网络来实现档案的传递工作，这是纸质档案时代所不具备的优势，利用网络技术来进行档案信息的收集，不仅时间快，而且收集的数量大，覆盖的范围广，能够最大化的丰富档案信息的内容。

1.3多元化的档案服务项目

因为档案信息的内容和载体的丰富化和多样化，使得档案信息的数量暴增，档案信息服务所面对的对象也更加的多元化，因此传统的档案服务方式很难满足社会的需求，也不能够对这些档案信息进行利用，因此以互联网为主要阵地的多元化服务项目纷纷的出现，网络资源共享、网络下载等等服务都能够让档案资源被更充分的利用，而且也能满足更多人的需求，多元化的服务项目为档案的利用节约了时间，提高了效率。

1.4档案技术人员的专业化

新的档案管理时代对于档案管理人才的要求也不同了，档案管理人员除了要具备丰富的档案管理知识，还需要有现代设备的操作管理以及对其他领域知识的涉猎，从思想上来说也更加的先进。档案管理人员除了是信息的拥有者，他们还是信息的使用者，他们将档案进行收集和管理，然后再对其进行利用和开发，这些工作都是通过现代设备来实现的，因此对于传统的档案管理模式来说，在效率上要高出很多，档案人员的专业化也更加高，目前的档案管理人员开始努力的提升自己的专业水平，目的就是不希望被时代的发展所淘汰，因此为档案创新提供了条件。

2.档案创新服务手段

2.1建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

目前，国内许多单位档案（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步栅陕档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合.可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2.2建立“电子文件（档案）数据管理中心”

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

2.3电子文件的自动上传收集

现在的电子文件收集工作是档案管理工作的基础，也是非常重要的工作，传统的档案收集都是通过手工完成，而现在使用计算机和网络就能够方便的实现档案的上传和下载，所以档案部门的收集模式发生了改变，可以通过网页进行电子文件的自动上传，通过后台软件就能够对收集的档案进行自动的归档，大大提升了效率。

2.4开展在线服务

人们现在的生活、学习和工作都离不开计算机和网络，人们对于时效性也更加的注重，足不出户便知天下事，已经在现代社会得以实现，人们希望档案利用也能够通过计算机和网络来实现方便的使用，因此开展在线服务是满足了绝大多数人的需求。档案部门可以建立数据库查询、电邮查询等等服务方式，让档案利用者可以通过网络和档案馆进行联系、取得服务，也可以在网上对使用者进行交流和服务，像是开通网络咨询等服务，丰富服务的方式，扩宽服务的范围。

2.5开展现行文件阅览服务

目前的市场变化多端，各政府部门的政策也是频繁的更新，因此人们对于党政机关的一些政策性文件的使用变得非常的频繁，档案部门可以开展这方面的服务，为广大的群众服务，满足他们对于这些档案文件的阅览需求。

3.深化服务领域

3.1信息服务的社会化、多主体

过去的档案服务都是针对其实也单位的，服务对象比较单一，随着社会对于档案信息的重视，越来越多的群体对于档案的利用有了需求，因此档案部门要拓宽服务的范围，丰富服务的主体，为一些组织和个人的需求提供服务，甚至是可以增设一些特定服务。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

3.2兴办服务实体，发展档案产业

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

3.3加强横向联合，实现信息资源共享

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工，保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书，情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆库）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。