档案的现代化管理策略

程远鹏

【摘 要】所谓档案，就是对于人们实际行动的一种记载，是为了对于历史进行证明。相对于当前的活动来说有一定的指导意义。档案的管理顺应了现代社会发展的要求，也是时代进程中必不可少的要素之一，充分的实现了“以人为本”的理念。利用现代的理念、科技，方便进行档案管理，强化工作的效用，更好的为人造福。

【关键词】档案工作；现代化管理；策略

【中图分类号】C931.6【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0450-01

引言：随着社会和经济的不断发展，档案对于社会的贡献越来越大，人们对其的依附程度和利用也渐渐的加强，所以对档案进行合理的管理是势在必行的。但是就在实际的工作状态中还是会出现很多问题，需要我们想办法去解决。

一、目前档案管理的现状

就目前的形式来看，企业档案的现代化管理仅仅停留在基本的构建、设备的投入、科技的积蓄以及人才的培育等方面，所以就我个人的看法，我认为主要存在以下的几种问题：

1.1 案现代化管理的观念不强

就现在的情况来看，人们对于“档案”的理念以及它对于社会的作用了解较少，尤其是对于档案的管理方面，有些领导人员在加强档案的合理管理方面的认识观念不强，所以很多单位仍是采取老一套的工作管理方法。

1.2 人才的缺乏

档案的现代化管理进行的基础是需要大量的高素质人才。但是现在的情况是，很多企业单位的文秘、档案员和事例还只是处于收发、检查的层面，没有充分的现代化管理知识，没有很好的掌握实用技术。[1]

1.3 档案管理的技术和设备不够全面

因为人们对于档案管理的观念不强，因此在资金投入方面就会大幅度的减弱，以至于没有能力购买新的设备，从而造成人才的大量流失，使得工作方面陷入困境。

1.4基础工作准备不充分

现在的档案管理要求在进行档案工作时要具备规范化、标准化，但是，很多的企业工作单位的案例质量不高，没有完备的检测工具，大部分的单位立卷、编目、检测等方面都未达到国家标准，在操作方面也不符合规范。

二、针对以上问题所采取的相关措施

2.1统观念，顺应时代潮流

改变传统的思想观念，第一步就是要改变档案人员对于档案管理的观念，以便更好的提高人们对于档案管理方面的意识。当得到了社会和人们的普遍认可，才可以使档案工作进行的更加顺利，也在无形中提升了档案工作的地位。当然要想改变全社会的思想观念，就要首先从档案工作者的自身素质出发。所以就要求档案工作人员拥有社会观念。因为档案工作人员一直处于几乎全封闭的工作环境中，这些工作人员有着兢兢业业的工作精神，艰苦奋斗，淡泊名利以及无私奉献的精神，可是他们的意识落后、思想传统，在社会活动、社会协调以及社会交往等方面能力薄弱。

就目前形势来看，档案部门的人才力量严重不足。为了解决这个问题，第一步需要改变传统的档案工作环境，让档案工作的环境变得多彩些，为整个社会贡献出力量；第二步摒除过去的用人制度，调动工作人员的工作热情，充分发挥档案的作用，延伸档案的工作范围，通过这种方法来扩展档案工作的新世界，使得档案工作的发展更上一层楼；第三步强化训练，加强档案工作者的基本理论知识、理论训练和档案专业训练等方面的培养，从而使得档案团队变得更加有质量，充分发挥其作用，推举出更多优秀的人才，使这些人不仅要有很好的业务技巧，还要有一定的创新精神。这种方法具有一定的战略和发展意义。所以通过这种方法可以提高档案工作的观念意识，拓宽档案工作的服务面。[2]

2.2 案团队的力量，提升档案工作者的整体素养

只有具备更高素养的档案团队才可以在档案事业的长河中激流勇进，勇往直前。当然团队中有着文化水平各不相同的人员，团队的内部力量不够稳固。所以要建立一个精通业务、管理规范、风气端正以及服务质量好的档案团队。加入竞争的要素，实施优胜劣汰、举贤任能、唯才是举的管理机制。档案管理的人才是具有知识和管理的双面人才，正因为其信息的内容和档案工作的专业技能说明了档案工作是知识性的脑力劳动。现在，对于档案工作的现代管理方法是运用计算机技术，也就是所谓的档案计算机管理。计算机的运用主要是利用高速的计算和很强的信息处理能力，来为档案工作者利用先进的科学技术来处理档案工作中的检测问题。有的专家认为：计算机的投入和使用，类似于造纸术，为人类的发展做出了巨大的贡献，推动了人类社会发展的进程。这种机读文件的工作形式在现在的载体形式中占有越来越重要的位置，当然不会不使用纸张，但是在一定程度上会减少纸质文件的使用。人们越来越多的使用电子文件，已经成为社会发展的必然趋势。正因为要保证电子文件能够很真实的反映人们的实际生活，并且能够很好的保存和使用，所以要求每个档案工作者学会利用现代的科学技术进行档案管理，学习有关于档案计算机管理、电子文件的使用以及档案的管理和使用等方面的知识。所以每个档案工作者就需要尽快的适应现在的社会，学会利用现代的科学技术去处理档案工作中的实际问题，否则很容易被社会所淘汰。因此要求档案人员要有现代技术作为支撑，大量的电子知识和对于现代办公软件的使用和制作等方面的知识。

2.3 管理中加入现代化的因素

第一，要强化领导人员的观念意识，使得他们愿意投入更多的精力到这方面。每个阶层的领导，特别是关于档案方面的领导，要勤于检查，每年不少于两次进行档案工作部门的工作汇报，按时听取档案部门的工作情况，从而更好的发现问题，解决问题，以便布置新的任务。对档案部门的工作进行指导，从实际出发来解决档案部门中的实际问题。

第二，强化硬件设施，把各个方面的设备变得更加的现代化。现代科学技术在档案管理方面的使用情况还是不够充分，我们首先要有档案信息共同分享的思想，然后在进行硬件方面的强化，进一步完善档案管理水平。还要及时的添加档案办公中所需的设备，用现代的科学技术来进行档案管理。[3]

2.4理手工操作与现代化管理的关系，重视档案管理规范化

对于档案管理的现代化是一个循序渐进的过程，不可能一步登天。所以在实现的时候，就需要手工操作和现代化管理和谐共处。档案管理的基本工作包括建立档案、档案文件的评定、检测和整理等方面的内容，这个过程还是需要手动操作。所以我们不能以偏概全，不可以因为现代管理方法的使用，就抛弃手动操作的使用。所以，一方面我们要积极的利用现代的科学技术到档案管理中，另一方面要注重手动操作的使用，合理的处理手工操作和现代化管理的关系，使其得到完美的融合。[4]

三、总结

档案的现代化管理是顺应了时代的潮流。在进行现代化管理的时候，要注意自身修养的提升，加强上层的关注，提高自身工作能力，使得档案的工作更上一层楼，为社会的发展尽一份力。

参考文献

[1] 张跃民；试论环保档案现代化管理策略[J]；2011（04）

[2] 贺燕南；文书档案的现代化管理策略[J]；2012（01）

[3] 张立娟；企业档案现代化管理探讨[J]；2012（04）

[4] 陈小玲；办公档案现代化管理探析[J]；2012（02）