设计院档案管理信息化建设

李营

【摘 要】随着科学技术的发展，我国已经进入一个信息高速发展的阶段。目前，档案工作信息化管理开始在设计院档案管理中普及，但是明显存在信息资源开发不足，共享程度低等问题，有待于进一步的普及与发展档案管理的信息化水平。本文简单分析了档案管理信息化的意义、现状，并提出了加强档案管理信息化的对策。

【关键词】设计院；档案管理；信息化建设

随着我国计算机与网络技术的发展和在档案设计管理中的应用，设计院的档案管理也开始进入信息化新模式。由于设计院的产品是建筑工程图纸，因此，其档案管理具有一定的特殊性，即以CAD网络作图作为档案形成的主要途径。采用电子档案，可以实现无纸化查阅、归档与验收，即提高工作效率、节省时间，又方便领导检查与服务客户。

一、 设计院档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作直接影响项目的开展。

档案是一种不可忽略的资源，工作人员在档案资料的收集整理过程中可进行新项目的研发，档案管理工作人员可配合设计人员迅速的找出所需资料，保证项目的开展与完工。

（二）档案管理工作可提高企业的综合竞争力。

设计院生产经营活动的优劣可以通过档案管理工作很好的反应出来，档案管理工作不仅是整理收集本企业的有关信息，还可以通过管理工作提高自身的综合竞争力。另外，管理完善的档案资料可方便查找与归档，不会因遗失而产生不必要的档案问题。

（三） 档案管理工作可减少企业不必要的损失。

设计院档案管理工作水平的提高，可为企业创造更多的经济效益，企业可从档案资料中寻找问题的解决方案或以往的工作经验，即可节约时间，又可减少不必要的损失。

二、 设计院档案信息化现状

（一）档案信息化基础建设。

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，我设计院档案管理部门已有计算机…多台，服务器…个。设计院档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（二）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（三）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对设计院来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（四）档案信息资源整合不完善。

目前，设计院档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数设计院内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

三、加强设计院档案信息化建设的措施

（一）实行网络无纸化验收。

设计院应建立计算机档案管理网络平台，通过CAD 制图，实现无纸化验收与归档等工作。对于档案的电子归档程序、交验单签署等要提前设定，由项目管理、验收、设计人员根据需要储存数据，实现一次输入，数据终身储存与共享。

（二）利用终端机进行图纸修改和其他内容的查阅。

对于提交的图纸，如出现问题，可通过网络申请，经批准后，由档案管理人员下载后，申请者修改好，审核后在网上直接提交，可利用终端机办理手续、查阅审核信息。由于设计院档案的主要内容是图纸资料，其具有很强的实用性，通过网络展示，可以为其他工作提供帮助。

（三）加强档案管理信息化人才的培养。

档案管理信息化对技术的要求较高，需要专业性的信息化管理人才，其管理工作人员必须可以熟练运用信心工具进行档案的存储、归档与处理工作。设计院可通过以下手段对档案管理人员进行培养，以提高管理人员的信息化水平。第一，加强档案管理信息化宣传教育，提高管理人员的信息化管理意识，这样，管理人员就可以自觉地进行计算机知识的学习，不断强化自身素质。第二，设计院应加强信息化人才的引进，尤其是对于档案知识与信息化管理知识相结合的复合型人才的招聘。第三，设计院应积极开展档案管理信息化工作的学术交流活动，为管理人员提供学习交流的平台，扩展视野、推广经验、丰富知识，提高人才队伍的信息管理素质，实现档案管理的信息化。

（四）加强档案管理信息化安全体系的建设。

由于档案信息化后，所有档案都是以电子文档的模式存在，电子文档存在较强的易破坏性和易泄露性，因此，相应的安全措施应完善。档案管理部门应构建安全保密体系，做好档案的保密与开放，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露，针对秘密档案资料，设定查阅制度和查阅权限，对于级别较高的档案资料，科设计多级管理权限，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。

（五）加大提供档案信息化建设的资源。

档案信息化的核心是其资源建设，资源供应是档案信息化服务的前提。任何企业在档案信息化建设过程中，都需要高度重视档案资源的开发，根据设计院的实际情况，应首先设计一个资源开发的网络系统，之后就是要有效、快速、安全的开展数字化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案信息化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。最近几年，部分设计院开始加大对档案信息化建设系统软件的引进与研发，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也可快速的满足需求者的需要。

四、结束语

总之，设计院档案管理应不断顺应发展的需求，建设信息化管理体系是目前档案管理的必然要求，随着信息技术的发展和客观实际的变化，档案管理信息化会不断补充与完善。

参考文献：

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[3] 田桢，靳泰琳，蒋华.工业设计院信息化建设过程的一些体会[J].新世纪水泥导报，2004，1：9-12.