论合同管理在设计院中的应用

张子芳

摘 要：合同可以说是经济行为和交易的一种非常重要的法律手段。随着设计行业的竞争日渐激烈，设计院必须加强合同管理，促进经济行为的规范化，从而提高自身的内部控制，增加核心竞争力。因此，笔者对设计院的合同管理的重要性进行简要的分析，结合合同管理在设计院的应用中存在的几点问题，进而依照出现的问题探讨了如何加强合同管理在设计院的应用。

关键词：合同；设计院；强化管理

一、引言

合同是市场经济条件下大多数重要业务前必须形成的契约，是建立在商业信用基础上的一种业务形式。在我国市场经济建成的过程中，越来越多的单位也意识到合同对于双方合法权益与责任的重要作用，认识到合同管理已经不再仅仅是一个签字就可以了，已经在形势的转变下成为了风险管理的一个分支。在进行合同签订前，其中一个不可或缺的关键环节就是对对方的财务状况、信用状况进行考察和了解，以确定该合作主体是否具有合作的必要。与此同时，合同的模式对于合同双方的信任关系是十分重要的。就设计院而言，由于其业务性质，其产品往往是各类设计成果，很大程度上是设计人员的智力成果，因此对其权益的保障就更为重要。设计院对外进行各种业务的开展的基本依据与任务目标是合同来约束与界定的，这足以说明合同对于设计院的重要程度。基于设计院的业务特点，设计合同作为一种较为典型的合同，本身具有复杂性和特殊性，如何有效的进行合同管理以发挥合同在设计院中的重要性已经成为了设计院面临的难题。

二、合同管理在设计院的应用中存在的几点问题

（一）合同管理的基础性作用发挥得不够。设计院的部分业务人员与管理人员对于没有充分意识到合同管理的基础性作用。在具体流程上，一些设计院只注重建筑设计合同的签订，而没有注重对签订后的合同进行相应的管理和跟进，没有建立较为完善的合同管理机构，没有安排专人负责合同管理。对于重要的合同，缺乏执行中的风险管控手段，导致合同中存在的变数与风险缺乏必要的应对预案。往往存在纠纷的合同从签订、复核以及执行中，都存在中疏漏或者疏于监管，这对于设计院的日常经营活动是十分不利的。合同的签订是“人”的行为，如果设计院的管理者与业务人员没有从根本上认识到合同这种法律文书的严谨性、重要性，那么对于合同管理所需要的人员配置和经费都会出现一定的问题，例如合同管理人员的综合素质较差、经费配置较少、缺乏必要的复核、审核流程等，客观上造成了合同风险的存在。

（二）合同管理制度不完善，导致合同管理无章可循。目前，部分设计院的合同管理制度在编制、执行上都还存在着执行力弱、不够统一的问题。这使得在日常的合同管理过程中没有较为统一的标准，在管理上，业务部门与合同管理部门则可能出现管理与执行上的分歧。同时，如果合同管理制度不够完善，重要的合同缺乏必要的业务、法务部门参与就草草签订，必然给设计院后期的业务执行带来较大的风险。在某些极端的情况下，甚至出现设计院的工作已经大部分完成，但由于没有部门或岗位与客户进行良好的对接，对方却认为设计院的工作没有开展，认为设计院的行为出现了合同违约，这一方面可能导致设计院难以按进度收到业务款项，同时也潜在地影响了设计院的市场信誉。

（三）合同的主体责任不落实，形成潜在的合同风险。合同从签署到执行，各设计院一般是由业务部门、经营部门、生产部门、财务部门、内审等部门参与其全过程。但是在实际业务过程中，由于人员配置、岗位设计、合同制度等原因，却导致合同的主体责任不落实，从签署的层面来讲，就形成了潜在的合同风险。设计院在合同签署方面，往往是由生产部门或经营部门负责对接客户，明确客户需求，根据自身资源配置情况考虑业务方案，并形成合同草案。但在实际签署中，设计院在承担建筑设计工作时应当是有选择性的，对于信誉不好的公司应当予以拒绝。但是，在日常的经营管理活动中并没有这样去执行，对于合同主体的资质审查、财务审查等没有按照标准执行。在合同签订后没有及时的对合作的企业进行跟踪调查，确定其是否有可能无法按时支付设计款，这都对于合同管理而言都是十分不利的。而且，由于日渐白热化的竞争，签订合同非常迅速，使得有些合同条款规定不明确，有些地方用词也存在不准确的情况，在合同执行的过程中也没有进行相关的监督，使得建筑设计款项无法按时收回。一旦对方违约，以法律的手段进行维权的意识不是非常强烈，有些情况下甚至造成呆账坏账。

（四）合同管理与其他管理的衔接存在脱节与僵化。合同管理是企业管理的一部分，理应与其他管理作为一个整体。但在现实上，设计院合同管理较多不能做到与其他管理较好的融合。一方面，合同的相关过程的脱节。由于设计院合同管理的特殊性，使得合同管理在日常的经营管理活动中存在一定的保密性，这在一定的程度上造成了合同管理与其他管理活动存在一定的分离，没有及时的进行沟通交流，出现各自为政的现象，更不用提及出现吸取对方的优点的现象了，在这种情况必然造成“1+1<2”现象的产生。另一方面，合同管理方面也存在着一些僵化现象。

三、如何加强合同管理在设计院的应用

（一）充分发挥设计院合同管理的基础性作用。订立设计合同既可以有效的约束自身的工作进度和工作质量，也可以利用它保护自身的合法权益，而且，订立合同也可以将设计周期有效的缩短，为设计的质量提供一定的保障从而提高设计院的经济效益，增强其核心竞争力。签订建筑设计合同时应当尽量提高合同的操作性。

（二）完善制定统一的合同管理制度并有力执行。首先，要对合同的立项程序进行规范化，在合同的签订过程中要明确双方的责任和义务；其次，在合同的执行过程中加强进度管理，一旦合同出现变更、终结和索赔等现象要及时的根据合同管理制度做出相应的反映；再次，在合同进行验收和归档时要注意相关事项的核对，避免出现程序上的错误，对于这些相关的内容必须详细的规定，从而使得其执行力度增加，进而加强合同管理在设计院的应用。最后，对于因合同纠纷造成的单位损失，应追究相关部门的责任。

（三）落实合同主体责任，防范合同风险。首先就要落实合同主体责任，并将其分解到不同的业务部门，从而增强各部门和责任意识，提升合同管理质量。首先，生产部门职责是项目合同执行的第一责任人，要充分了解客户资信情况后，按规定权限签定合同，并负责合同执行和跟踪项目进度与项目到款一致性情况，同时要承担本部门每份合同应收账款的回笼工作。其次，经营部门职责负责对客户进行信用评价，对每一类客户进行分析，区分不同客户的信誉差别，要把好合同的审核、签订关，建立统一的合同管理台账，录入开出发票信息，跟踪合同履约情况，定期向公司提供各生产部门项目应收账款逾期风险报告。最后，财务、内部审计等部门职责根据执行的项目合同，建立到款、应收账款情况信息，定期对账，全面分析应收账款的回收情况、账龄等情况，为公司决策提供准确消息。

（四）做好合同管理与业务管理的衔接。一方面，要做好合同管理本身与其他业务管理之间的衔接。例如，单位可以通过统一的管理台账、合同管理软件如项目信息统一平台，实现资源共享与应收账款同步监控，规范应收账款的部门职责，加强业务合同签订与履行的统一管理，理顺业务合同的流程。另一方面，在合同管理与业务执行中，必须做好合同签订人员和设计人员之间的合同交底工作，从而保障合同的履行可以得到执行。合同交底主要是使得设计人员更好的了解合同执行过程中的某些需要注意的问题，例如对方提出的要求、设计院的承诺等，对这些的详尽了解必然可以使得设计人员更好的开展设计工作，以保证设计院业务的正常运行，实现其社会效益与经济效益。

参考文献：

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