高校图书馆组织结构评价初探

贾东琴 董 伟

(1．南开大学商学院信息资源管理系 天津 300071;2．中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872)

1 引言

近年内，随着高校图书馆组织环境的不断变化，技术日益进步，组织结构随各种因素而调整变化的需求增强，组织结构重组与变革已成为高校图书馆组织研究与实践关注的焦点。面临组织变革，高校图书馆究竟如何设计、调整、优化甚至变革与环境不适宜的组织结构?在何种情况下通过制定、规范或调整图书馆表层的规章制度即可解决问题?在何种情况下对组织结构进行变革，变革哪些因素?一直是困惑图书馆高层管理者的问题。高校图书馆组织结构评价就是基于图书馆发展环境变化和战略目标的调整，从组织结构的基本变量出发，运用特定的方法，按照一定标准对现行图书馆组织结构或改革方案的合理性、有效性以及组织结构运行状况进行检测，从而为认识图书馆组织结构现状、明确组织结构调整或变革方向提供客观依据。目前，高校图书馆绩效评价和组织结构变革无论是理论还是实践都已取得重要进展，而高校图书馆组织结构评价尚未引起人们关注。鉴于此，本研究将探讨高校图书馆组织结构评价的必要性、理论基础，并尝试划分高校图书馆组织结构评价维度。

2 高校图书馆组织结构评价的必要性

2．1 理论研究的必要性

(1)拓展高校图书馆组织结构研究领域的需要

通过国内外文献调研，发现有关高校图书馆组织结构的研究主要集中在以下几个方面:

一是高校图书馆组织结构变革的调查统计，如美国研究图书馆学会(ARL)的管理研究办公室，于1973年至1996年对学术图书馆组织结构变革状况作了三次调查统计，〔1－3〕该项调查主要围绕学术图书馆是否实施组织结构变革、变革动因、变革方式、组织变革具体对策、组织变革成效等方面展开。此外，Holloway对北美和欧洲高校图书馆进行了调查。〔4〕国内研究者们亦重视综合采用问卷调查、网络调查等方法，对高校图书馆组织结构的变迁进行调查。如王美琴和包平〔5〕采用网站访问、信函联系、资料调查等方式，对1995年和2005年中国和美国十所重点高校图书馆机构设置情况进行了调查统计与比较分析。还有研究者对图书馆组织结构的重要组成部分——图书馆岗位变化进行统计，以期从岗位变化探索图书馆组织结构变革规律。如叶兰〔6〕等通过问卷调研，对比分析1998－2007年国内外高校图书馆岗位的变化及新岗位的设置情况，并总结高校图书馆岗位的变迁规律及演化框架。

二是高校图书馆组织结构变革驱动要素研究。1993年Drake指出技术创新是图书馆组织结构变革的关键要素，技术、资金、用户需求、全面质量管理是影响图书馆组织结构变革的主要环境要素。〔7〕七年之后，他分析了影响图书馆组织结构变革的要素，指出除了技术、资金、用户需求外，还要考虑年青一代的阅读习惯、远程学习、战略规划、合作学习、用户服务等，在此背景下，图书馆组织结构由传统的层级结构向扁平化组织结构转型。〔8〕还有学者强调在变革过程中还需要关注图书馆馆员对组织变革的态度，如Stephens和Russell、认为领导力创新对于未来的图书馆组织发展至关重要。〔9〕

三是高校图书馆组织结构变革案例研究。通过对高校图书馆组织结构变革成功案例的介绍与分析，可以为图书馆组织结构变革提供有益借鉴。Husain〔10〕在分析影响图书馆组织结构变革的影响因素的基础上，重新构建了Kuwait高校图书馆矩阵式图书馆组织结构。Markle〔11〕详细介绍了宾夕法尼亚高校图书馆以前的组织结构、变革过渡期的组织结构以及变革之后的组织结构。国内学者更多的是对南京航空航天大学图书馆的“三部一室”模式、清华大学的“四部一室”模式、武汉高校图书馆设立专项工作组模式、北京高校图书馆与厦门高校图书馆设置专业学科分馆模式等进行的简单介绍。

四是不同管理视角、技术背景下的图书馆组织结构模式研究。首先，在图书馆知识管理的背景下，许多研究者提出构建扁平化的矩阵式组织结构以促进图书馆知识交流、共享;〔12〕其次，数字图书馆、复合图书馆视角下的图书馆组织结构变革。如葛敏〔13〕认为数字图书馆业务机构具有组织规模小型化、组织结构扁平化、业务划分粗略化、工作重心前移化的特点，基于这些特征提出了数字图书馆业务机构设置的资源建设、用户服务和技术支持等三大模块的设想;沈艳红〔14〕提出复合图书馆时代图书馆组织变革呈现组织制度层次弱化、组织流程调整动态化、组织结构扁平化、组织边界柔性化、内部组织团队化、组织形式多样化六大趋势。

基于上述分析，目前有关图书馆组织结构的研究主要集中于图书馆组织结构调整或变革的影响因素的分析与研究、图书馆组织结构变革方式、图书馆不同类型的组织结构特点的分析等，基本上是从影响组织结构变化的前端进行的，尚未关注对设计出的结构的评价指标这些后端过程。因此，开展组织结构评价研究对高校图书馆组织结构研究具有一定创新性。

(2)完善高校图书馆评价体系的需要

国外图书馆早在20世纪初就出现了图书馆评价的萌芽，但系统的和有意识的图书馆评价，始于20世纪中叶以来的英美国家。纵观国内外有关高校图书馆评价的研究成果，发现国外图书馆评价研究的中心由原来的关注投入和过程，逐渐转向重视图书馆的产出和影响效果。近年来，国外尤其是欧美国家图书馆界评估的对象主要为图书馆资源、整体环境、运行效率、服务质量、用户满意度以及图书馆价值和影响等;〔15〕而当前国内图书馆评价方面的研究主要集中在图书馆服务评价、文献资源建设评价、数字图书馆评价、办馆条件评价、自动化系统评价、网站评价、图书馆效益评价、建筑评价、环境评价等10个领域。〔16〕最近几年，国内外图书馆评价研究领域开始关注图书馆组织气候评价(Climate-QUALTM)〔17〕这一新的评价主题。当前有关图书馆评价研究尚未关注对图书馆组织结构进行全面、系统地评价。因此，开展高校图书馆组织结构评价，构建科学规范的组织结构评价体系，是完善高校图书馆评价体系的必然需求。

2．2 现实的必要性

近年内，我国高校图书馆环境发生了显著变化。一是，随着 Web2．0、云计算、RDIF、3G、智能移动终端等新兴技术的兴起及其在图书馆的应用与普及，推动高校图书馆从传统实体图书馆向复合图书馆、数字图书馆、移动图书馆等泛在图书馆形态转型，图书馆服务模式也由传统的文献提供服务向信息服务、学科知识服务转变，图书馆服务空间逐步实现传统服务空间向信息共享空间(IC)、学习共享空间(LC)转变;二是，随着全面质量管理、知识管理以及战略管理等管理思想的导入，我国高校图书馆的管理与服务理念开始转变。为了更好适应新的环境，促进图书馆功能的最大发挥，满足公众更多需求，高校图书馆组织结构变革已成为图书馆组织研究与实践关注的焦点。高校图书馆组织结构是其存在和正常运行的保证，是实现图书馆发展目标、有效配置资源的支撑。通过评价促进组织结构更加合理、有效是组织变革创新的重要内容，也是稳步提升图书馆绩效、实现可持续发展的关键。因此，高校图书馆组织结构的评价具有现实必要性:

(1)全面认识高校图书馆组织结构发展状况的需要

通过系统全面的组织结构评价可以对当前高校图书馆组织结构现状和发展水平形成一个全面而清晰的认识。这种认识主要包括图书馆组织结构的基本变量是否全面、合理，如横向部门设置、纵向层级、人员安排、管理幅度等诸多方面。最主要的是通过评价发现在现有组织结构中哪些是组织结构具备的优势需要继续保留，哪些是组织结构存在的问题需要进一步优化与调整。其次，高校图书馆组织结构的运行效果即图书馆组织内部沟通效率、权力分配、组织协调状况也是图书馆应当掌握的，通过组织结构评价掌握其运行效果，以保证图书馆在现有组织运行中发挥最大的社会效益和经济效益。

(2)为高校图书馆组织结构变革提供指导的需要

为了适应持续快速变化的环境，高校图书馆组织结构变革已经成为理论界与实践界关注的焦点。究竟如何设计、调整或变革现有组织结构，一直是高校图书馆组织结构变革过程中面临的现实问题。以高校图书馆组织结构评价为切入点，全面深入地了解图书馆组织结构调整状况，把握典型图书馆组织结构调整与变革的规律，结合高校图书馆的组织结构特点，构建组织结构评价指标体系和指标度量模型，提出具体的图书馆组织结构优化方案及策略，进而为图书馆组织结构的变革提供指导。

(3)制定最优化绩效提高策略的需要

高校图书馆组织结构需要在不断完善中发挥对图书馆组织目标实现的推动作用，若组织结构运行效果不佳将会严重阻碍图书馆目标的实现，制约图书馆的发展。高校图书馆实施组织结构评价将为制定组织结构改进策略提供客观依据，只有通过全面、系统地分析组织结构的运行状况，并以此为基础才能制定出最优化的绩效提高策略，进而促进图书馆组织目标的实现。

(4)促进高校图书馆可持续发展的需要

以评促建是实现高校图书馆可持续发展的重要手段之一。目前，随着高校图书馆评价实践活动的广泛开展，评估指标体系正在不断完善。2004年美国大学和研究型图书馆协会ACRL与美国图书馆协会制定《美国高校图书馆标准》从规划评估、成果评估、服务、导读、访问、全体职员、设施、沟通与合作、组织与行政管理、经费预算十个方面评价高校图书馆。其中行政管理指标下设有“图书馆管理如何促进现有图书馆资源有效利用的?图书馆各项活动的制度基础是什么?图书馆馆长向谁汇报工作?领导关系是否正常?是否有文件规定图书馆馆长的职责和权力?图书馆是否常设有一个咨询委员会?图书馆内部和工作程序的规章制度有效程度如何”等问题，〔18〕在浅层次上对图书馆组织结构进行考核。国内高校图书馆领域的评估始于1989年，至今已经经历5次。2006年教育部发布了《普通高等学校图书馆评估指标(修改稿)》，主要从办馆条件，文献资源建设，自动化、网络化、数字化建设，读者服务、科学管理等维度展开，仅仅在办馆条件一级指标下的“体制”二级指标包含了领导体制、组织结构等内容，在很小的范围内考察了图书馆组织结构的规范性。但是总体而言，高校图书馆评估实践中采用的评估标准大多反映的是图书馆的资源建设、服务利用、用户满意度等外在表现，很少涉及图书馆系统深层次的组织结构状况。忽视对组织结构状况的深入了解，将影响管理者对图书馆组织结构运行实际水平及组织结构与环境和战略适应性的判断。因此，高校图书馆通过开展组织结构评价，能够帮助图书馆管理者全面深入认识组织结构的现状和变化趋势，有助于从根本上解决组织结构运行中存在的问题，实现组织结构更有效的运转，推进图书馆发展目标更快更好地实现，进而促进高校图书馆的可持续发展。

3 高校图书馆组织结构评价的理论基础

高校图书馆组织结构评价是一项实践性很强的复杂工程，需要有相关理论的指导。针对图书馆组织结构这一特殊而又复杂的评估对象，评价理论能为构建科学、有效的高校图书馆组织结构评价体系提供理论指导。

3．1 组织结构设计维度理论

组织结构维度是组织结构的构成基础，对各维度进行深入研究是对组织结构进行科学评价的基本前提。组织结构的构成要素提供了描述组织内部特征的标尺或参数，为评价和比较高校图书馆组织结构奠定基础。目前，大家比较公认的组织结构维度是Daft提出的组织结构分为结构变量和情景变量，其中结构变量包括规范化、专业化、标准化、权力层级、复杂性、集权化、职业化、人员比例等八个维度，情景变量包括组织规模、技术、环境和目标等。〔19〕此外，不同视角的组织结构效力观也为高校图书馆组织结构评价体系的构建提供理论支持。目前，组织结构评价或选择的原则主要有三种不同的组织结构效力观:一是相合性假说，即有效的组织结构需情景因素、设计参数紧密匹配;二是配置假说，即有效的组织结构需要各设计维度保持内在一致。三是明茨伯格提出的引申的配置假说，即有效的组织结构要在设计参数彼此保持一致的同时，与权变因素保持一致。〔20〕这些观点从不同角度强调了组织结构维度设计的先后及主次，在组织结构设计中首先需要保持内部设计参数的一致性，然后再考虑与权变因素的一致性。因此，高校图书馆组织结构评价体系构建过程中要考虑组织结构效力，形成不同层次和不同难度的评价指标。

3．2 系统论

系统论认为，系统就是由若干相互联系和相互作用的部分(要素)组成的具有特定结构和功能的有机整体。〔21〕高校图书馆组织结构就是一个由相互联系、相互依赖的各部门、各岗位、馆员以及各业务活动构成的有机体。整体性原则是系统论的基本原则，它要求对高校图书馆组织结构进行评价要着眼于对系统的整体功能，如图书馆组织结构变量的合理性、运行变量的有效性、情景变量的匹配性等的全面评价，而不能局限于对单一方面的评价。系统的联系性原则是系统论的又一重要原则，它是指系统各要素之间，系统与环境之间都存在一定联系。联系性原则要求对高校图书馆组织结构进行评价，首先要全面分析影响图书馆组织结构内部与外部要素，以保证指标体系的科学性。同时要求组织结构评价过程中要根据具体的评价指标，采用适合的评估方法。系统论的另一个重要原则就是动态性原则，这就要求开展高校图书馆组织结构评价时构建的评价体系和模型不是一成不变的，而是要及时反映图书馆环境、战略和组织结构变化的要求，对评价模型和方法进行调整，以保证组织结构评价的适应性。

3．3 权变组织理论

现代组织权变理论认为不存在普遍适用的组织结构，也不存在一种最好的组织结构，合理有效的组织结构应当与环境、战略、技术、人员素质、组织规模等权变因素相匹配。当前国内外高校图书馆受其发展环境、技术、战略、规模的影响，针对不同的具体条件探索不同的组织结构模式，如传统的金字塔式组织结构、学科矩阵组织管理模式、倒金字塔与矩阵式相结合、主题式部门分工、“小核心”与“大外围”复合等模式。〔22〕因此，高校图书馆组织结构评价体系要在提炼不同模式组织结构一般要素的基础上构建，并充分考虑影响组织结构优劣的各项权变因素对组织结构的评价体系进行适当调整，以保持评价体系的动态性。

3．4 信息生态位理论

学者们借鉴生态学中的生态位概念提出了信息生态学的一种基本理论——信息生态位理论。信息生态位是指信息人在信息生态环境中所占据的特定位置，主要包括信息功能生态位、信息资源生态位以及信息时空生态位三个维度。〔23〕高校图书馆作为一种信息服务机构，在其所在的信息生态系统中具有特定的信息生态位。组织结构作为高校图书馆生存和正常运转的保障，与制度、风格、员工、技能、战略、价值观相互影响、相互制约共同构成了图书馆信息生态系统，而组织结构在此生态系统亦具有一定的生态位。从信息功能生态位的角度看，高校图书馆组织结构评价体系的构建过程中，一定要综合考虑图书馆外部与内部各种对组织结构产生影响的要素，进而客观地评价图书馆组织结构与其他要素之间的匹配性。高校图书馆在组织结构设计过程中要在信息生态位理论的指导下合理设置组织结构的各部分。如高校图书馆组织部门的设置要以图书馆的信息功能生态位为依据选择部门划分标准，设置能够既完整又不相互重复地实现机构的全部职能的部门，适中划分部门职能，同时各部门既要具有相对稳定性又能随系统外部环境变化动态调整。因此，在高校图书馆组织结构评价中需要考察图书馆组织结构构成的基本变量，以信息生态位理论为指导评价图书馆组织结构基本变量设置的是否全面、合理、有效。最后，信息生态理论对高校图书馆组织结构评价体系本身具有重要影响，结合信息生态位的三个维度，各指标功能不能交叉、重叠，要保证适合的宽度，同时根据组织环境变化指标体系要具有动态性，以保证评价结果的客观性。

4 高校图书馆组织结构评价维度

4．1 相关研究中的组织结构评价维度

目前研究者主要对图书馆组织结构相关要素进行了评价研究，一是，引入新的管理理论，重新构建图书馆评价指标体系，在体系中增加新的有关图书馆组织结构的指标。如周红卫等构建的基于知识管理的图书馆绩效评价指标体系中，包含了知识资源结构、知识管理系统、组织结构、图书馆形象、用户满意度、员工竞争力六个一级指标，其中组织结构指标下又包含领导能力 、组织制度完善程度、组织创新氛围、组织学习能力、知识管理战略的制定、知识交流程度等几个二级指标;〔24〕二是，有关图书馆岗位评价的研究，岗位作为图书馆组织结构中的重要组成部分，对其评价能为图书馆组织结构评价提供参考。如张艳芳对高校图书馆岗位评价步骤、指标体系构建等进行研究并选取案例对构建的指标体系进行验证;〔25〕三是，关注图书馆组织内部信息沟通的评价，组织的正常运行取决于组织结构中不同层级之间的横向与纵向的有效沟通。对图书馆组织内部沟通的评价从一个侧面对组织结构进行了测评。如Chalmers等研究者通过对美国加州州立高校图书馆的内部沟通审计进行的案例分析，发现图书馆内部管理中信息流通的障碍，测评当前的沟通效率，评估组织中各层次管理者的沟通能力、技巧与效率;〔26〕四是关于图书馆组织结构有效性(organizational effectiveness)的研究，主要侧重对组织结构变革对组织影响的测量。如Franklin以美国康乃迪克州立高校图书馆为分析案例，对该高校图书馆1996年组织结构重组三年后的组织有效性评价标准、方法等进行全面介绍。该评价主要是基于由图书馆组织结构监测项目小组起草的指标体系对图书馆组织结构重组成效进行评价，指标涉及图书馆未来的定位、以用户为中心与对用户反馈的响应、向用户传递卓越的基础服务、在图书馆内促进有效沟通、制定明确的决策结构、确保合理的馆员工作量等18项标准;〔27〕五是对团队式组织结构的专门评价。Baughman介绍了马里兰大学图书馆团队式组织结构的评价过程和评价指标。采用Individual－Team－Organization(ITO)Survey，测量员工对团队组织结构的认知。于1998至 2003年五年内连续做三次评价(1998，2000，2003)〔28〕。纵观相关研究，学者们主要关注图书馆组织结构的某一方面，而鲜有学者从图书馆组织结构的各构成要素设置是否合理、组织结构运行是否有效、组织结构是否与图书馆环境与发展目标相匹配等方面进行评价。

目前，企业与大学领域关于组织结构评价的文献中涉及诸多概念，如组织结构柔性度、合理度、有序度、相似度、动态性、先进性等等。这些不同概念之间存在一定联系和区别，甚至重复较多，不成体系。目前尚未形成既全面又能独立反映企业或大学组织结构状况的指标体系。下表是对1988－2011年内有关企业或大学组织结构评价的文献中涉及的组织结构评价内容统计表:

表1 组织结构评价维度统计表

根据上表中组织结构评价所涉及的各维度的分布状况，可归纳出三种基本评价类型，一是注重对组织结构基本构成要素及其形成的基本框架是否合理的评价，如部门设置、规范化、人员配置等;二是重视运行变量，包括权力分配、信息沟通、协调机制等;三是强调组织结构是否和环境、技术、战略等情景因素相匹配的评价。

4．2 高校图书馆组织结构评价维度

在系统论、组织结构设计维度理论、权变理论等基本理论的指导下，借鉴有关组织结构评价维度研究成果并结合高校图书馆组织结构特征是确定高校图书馆组织结构评价维度的基本前提。评估高校图书馆组织结构，就是要看构建的组织结构是否反映了组织各要素的相互关系，是否使这些关系处于最佳的存在及运行状态，是否推动图书馆的有效发展。高校图书馆作为公益性服务机构，其组织结构不同于企业及其他盈利性机构，它最大的目标是在特定的经济能力范围内提供学科服务，最大限度地满足读者需求。因此，高校图书馆组织结构评价要以满足用户需求为导向，从以下几个方面来考察图书馆组织结构是否合理、有效。

本研究采用鱼刺图的方法，将高校图书馆组织结构评价维度层次清晰的展示。高校图书馆组织结构评价主要从结构变量、结构运行变量、组织活力以及与情境要素相匹配四个维度展开。结构变量维度主要是考察图书馆组织结构的完备性，各构成要素的设置是否健全、合理，该维度主要包括组织层级多少、管理幅度大小、部门设置、职能安排、人员配置以及规章制度等具体内容;结构运行维度主要是检测图书馆组织结构的信息沟通、权力分配、协调状况、业务流程运转等是否有效;与情景要素相匹配维度主要是考察高校图书馆组织结构对外部环境、用户需求、战略、规模、馆员素质、分馆、信息共享系统等的适应性，是组织结构动态性的反映;组织活力维度主要是反映图书馆组织结构的内部创造能力、激励措施、合作精神、对外交流等情况。本研究划分的这四个维度是相互联系的，运行维度决定着整个组织结构的运行效果，直接地制约了用户对图书馆服务的满意度，在评价中要给予重点关注。而结构变量却是影响、制约运行变量的基本因素，因此图书馆又必须重点关注自身的组织结构各构成要素。图书馆外部环境、技术等情景因素又会影响图书馆组织结构变量的设置，直接反映了组织结构的动态性。因此情景变量的基本情况也需要重点了解和考察。高校图书馆组织结构评价维度具体如图1所示:

5 结语

图1 高校图书馆组织结构评价维度

本研究主要基于高校图书馆组织结构和图书馆评价研究缺陷，结合图书馆组织变革实践，探讨了开展高校图书馆组织结构评价的必要性。同时，对系统论、组织结构效力观、权变管理以及信息生态位等基本理论进行分析，阐释这些理论对高校图书馆组织结构评价的具体指导。最后，基于大量企业或大学组织结构评价和图书馆组织结构相关要素评价的研究，提炼出高校图书馆组织结构评价的四个一般维度，即结构变量、结构运行、组织活力以及与情境要素相匹配，并在每个维度下面列举相关内容。本研究主要存在以下不足，一是四个评价维度的提出仅依据研究文献并未征求高校图书馆研究与实践领域的专家，具有很强的主观性;二是四个评价维度下面的具体评价内容过于一般，不能全面体现高校图书馆组织结构的独特性。因此，在下一步研究中需要通过广泛调研，寻求高校图书馆组织结构独有特征，并纳入相应维度之中。

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