浅谈如何做好企业办公室工作

张玉平

随着现代企业的发展，办公室是一个企业不可缺少的重要部门，办公室，发挥着越来重要的作用，同时，社会和企业发展的新形势、新问题，对做好办公室工作又提出了新要求。

一、正确认识企业办公室的职能、作用和地位

办公室担负着参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障，以及对处交往和服务员工的繁重工作，是公司的信息中心、参谋中心、协调中心、形象中心和服务中心。企业办公室工作相对于行政事业单位办公室工作来说，职能范围更广，对能力素质的要求也更高，在做好办公室日常工作的基础上，还具有了解和参与企业生产经营等职责，工作面对的对象也较广泛，有内部管理人员，也有企业一线员工，还有上级、下级和平级相关单位的人员，工作任务更加繁重。因此，办公室人员要有较高的敏锐性、较强的预见性和工作的超前性，无论是办文、办会、办事，还是管理、服务、协调，任何一环节出了问题，都会造成很大的影响，甚至给整个企业的工作带来被动或损失。正所谓“办公室工作无小事”，办公室工作开展的如何，直接制约和影响着整个企业工作的开展和任务完成情况。

二、办公室人员要处理好工作中的“三个关系”

一是是处理好“专”与“博”的关系。办公室人员既要成为自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。企业办公室人员业务能力要“专”，在公文写作、党政事务、文档统计、人才管理等方面应是相对的专家，应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”，是指在与企业事务有关的其它方面的知识，诸如企业文化、大政方针、经营管理、财经商贸、法律政策等，乃至企业所在地的人文地理、政策环境等，也必须涉足其中，不能当门外汉。二是处理好“动”与“静”的关系，既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质认真做好每一件事，更要注意事后的反思和总结。谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪，但要忙而不乱、动中有静，要分清工作主次，加强工作的预见性，要保持清醒的头脑，不能因为“忙”而乱了头绪，导致一事无成。三是处理好“虚”与“实”的关系，既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。许多企业办公室还承担党务、精神文明建设、工会、组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和员职工的理解、支持、参与。作为企业行政办事机构，面对企业管理上的实事，要学会从中总结出规律性的东西。

三、办公室人员应具备的素质和能力

（1）要有较强的敬业精神。工作要认真负责，任劳任怨，干一行，爱一行，专一行，特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风，这是做好办公室工作的前提条件。（2）办事稳妥，处事严谨。办公室是企业对内、对外的窗口，不公文要严于律己，宽以待人，更要模范带头，身体力行。遇事不要鲁莽，要“三思而后行”，沉着应对，冷静分析，认真处理。这是做好办公室工作的基本保证。（3）思想活跃，敢于创新。要坚持解放思想、敢于创新的优良作风，接受新事物要快。要善于学习，善于出谋划策；有超前的意识，结合企业生产经营实际，在工作中充分发挥主动能动性，创新工作思路和服务方式，努力提升工作水平。（4）做人要诚实正派，要有高尚的品德，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”，就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，堂堂正正做人，踏踏实实做事。所谓“朴实”，尽管人的能力有大小、水平有高低，但只有努力去干，把能力和水平充分发挥出来，就会有工作成绩。所谓“公正”，就要处理事情要“大事讲原则，小事讲风格”，在原则问题上不能装糊涂，不能做“墙头草”，要严格遵守和执行公司的各项规章制度。（5）慎于权力。办公室事务“繁琐”，离领导也近，但千万不能“近水楼台先得月”，滥用职权，对人对事要一视同仁，出了问题要勇于承担责任，有了成绩要归于大家。（6）不能帮“倒忙”。办公室是一面镜子，有时发挥着领导“代言人”的角色，不可避免的要打上领导的烙印。在旁观者眼里，办公室人员的言行举止代表着领导形象，稍有不慎，就有可能影响公司和领导的形象和声誉。因此，办公室人员一定要慎行。

四、发挥参谋、服务职能，正确与领导沟通

办公室人员位居领导身边，直接为领导服务，为部门服务，为基层服务，是领导的助手，因此建立正确的沟通语言十分重要：一是正确把握和理解领导的意图和初衷，即解决“听懂”的问题，随时向领导提供最需要和最关心的问题。二是要重视工作情况的反馈，办公室肩负着督促、跟踪领导指示的贯彻落实和随时掌握工作进度的重任，随时向领导汇报工作进度情况和落实情况。三是发挥”参谋长”作用，想领导之所想，急领导之所急，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而是应紧紧围绕企业生产经营开展工作，贴近领导意图，积极配合领导决策。

总之，办公室工作的服务性、复杂性，决定了办公室人员应具备较强的工作能力和素质，应结合自身的工作职责，准确把握工作标准和要求，充分发挥好办公室的各项职能，为企业发展做出积极的贡献。