医药卫生科技查新中与委托人的沟通交流体会

2013-08-15仇顺海王映红吕传禄张建平

海军医学杂志 2013年2期

仇顺海，王映红，吕传禄，张建平

科技查新是指对科技项目的新颖性(创新点)进行分析评价，以数据库检索为主要手段，以相关文献对比分析为依据，对课题的创新点作出查新结论。一个优秀的查新员除了应该具备扎实的专业基础知识外，还应该具备良好的与查新委托人沟通交流的能力，这两点是做好查新工作的必要条件，也是最重要的要素之一。

1 与委托人有效沟通交流的必要性

由于委托人不直接接触查新工作，对查新工作不甚了解，在进行查新时，委托人提供的课题主要研究内容、查新点、查新要求、中英文关键词等都难以一步到位。查新员虽然具备一定的医药卫生科技专业知识，但未直接参与科研，对查新课题的实质内容也不熟悉，从而导致查新员和委托人之间产生一定的业务距离。因此，委托人和查新员之间的有效沟通交流，是保证查新质量的关键。

2 与委托人沟通交流的意义和艺术

在查新过程中，查新员应建立良好的沟通意识，自觉开辟沟通渠道和运用沟通技巧同委托人进行耐心细致的交流，这对查新工作具有重要意义［1]。

良好的沟通交流其意义具体表现为:有助于查新员准确理解课题的研究内容、有助于查新员准确确定查新要点与制定检索策略、有助于提高查新员的工作效率、有助于委托人完善选题提高立项命中率等［2]。

查新员与委托人沟通交流的艺术手法主要包括:主动联系、虚心请教、乐于聆听、善于提问、出谋划策等。

3 与委托人沟通交流的方法和策略

目前查新站基本上都制定有查新工作的基本流程，在每个阶段都应重视查新员和委托人之间的沟通交流。目前，查新流程基本分为以下几个阶段:查新受理、文献检索、撰写查新报告、审核查新报告、出具查新报告等。

3.1 查新受理阶段的沟通交流

受理阶段是查新员同查新委托人之间沟通的开始，一般要求由查新项目的负责人或者核心技术员来进行查新委托，因为他们对项目所涉及的研究领域通常会有较深的了解，是查新员的主要信息参考源之一［3]。在此阶段，查新员和委托人之间应进行初步的沟通交流，大致了解查新课题的基本情况，如:课题查新是立项还是报奖、需要出具的查新报告还是检索证明、查新报告需要完成的时间、委托书如何正确填写、委托人的联系方式、查新费用等事宜。

委托书的规范填写是非常重要的，也是委托人经常容易出错的地方。通常情况下，大多数委托人能清楚论述其技术要点，恰当准确地归纳其创新点，对课题的新颖性也有一定的把握。但是，有些委托人对委托书中的研究内容与技术要点栏没有仔细填写，往往出现简单复制查新课题的技术要点作为查新点。有些委托人在提交查新委托的时候，花大篇幅描述国内外的研究进展，对查新项目的具体研究内容描述却不多，或者是表述模糊，没能反映出项目课题的特色。这样，使得查新员不易把握该课题的本质，也无法进行一步的检索工作［3]。这个时候，查新员要耐心地与委托人沟通，根据医药卫生查新规范的要求，告知委托人尽量把查新委托书写填写完整，如:委托人的基本信息、课题查新的类型、手机与邮箱号、课题的主要研究内容与技术要点、查新点与查新要求、中英文关键词、参考文献等。查新员在接收到委托书后，首先要进行形式与内容检查，如果发现填写不规范或漏填的项目，要及时通过手机与电邮的方式告知委托人及时改正，并说明规范填写委托书的重要性与必要性。

3.2 文献检索阶段的沟通交流

查新员根据委托人提供的查新委托书与相关课题资料，确定查新要点、检索词、数据库等检索策略。由于查新员虽然具有较强的信息检索能力，但是在查新过程中往往会受到学科专业等方面知识面不足的限制，要在短时间内吃透查新课题的科学技术内容，制定出准确的检索策略是很困难的，因此，查新员必须与委托人进行深入的沟通，对课题作进一步的了解，然后作出正确的判断，当然，在此阶段也需要查新员根据实际的检索情况，反复推敲、修正与完善检索策略。

3.3 撰写查新报告阶段的沟通交流

在撰写查新报告阶段，其中查新结果与查新结论是最重要的，如果能积极发挥查新员与委托人之间的互动交流，往往可以起到事半功倍的效果。在实际工作中，我们提倡查新员能尽量做到轻松、高效、高质量的完成查新报告。

查新结果一栏主要是中英文密切相关文献的选择，在众多检索出的文献中，如何准确的选择出与该课题密切相关的中英文文献也是需要查新员与委托人进行必要的沟通交流的，因为查新员对具体学科专业的熟悉程度不如委托人，因此，在初步文献选择的基础上，可以发给委托人，让其一起判定文献的选择是否复合查新要点的需要。对于英文文献，很多查新员在翻译理解方面也不如委托人，更需要委托人辅助一起完成英文文献的选择，并对此做出准确概要的翻译。在文献选择的篇数与排版方面，查新员要告知委托人，文献选择不在数量多，而在于根据查新要点能够做到充分的事实证明就行，在排版上，一般来说，中文文献在前，英文文献在后，成果与专利文献在最后。

查新结论的撰写对于查新员是最难的一部分，很多查新员碰到难度较大的查新:如一、二等奖的查新，因为查新要点较多且繁杂，经常会出现难以下手的情况。因此，查新结论需要查新员根据对课题的全面熟悉与理解，对照查新要点一一作出引经据典的分析对比，作出正确的结论判断。在此阶段如果需要也可及时与委托人进行沟通交流，共同顺利、高效地完成查新结论的撰写。科技查新并不是对查新项目下水平性的结论，只是以文献为依据对课题的新颖性进行查证，供专家评议时参考。对此，查新员应该对委托课题实事求是、客观公正地作出查新结论，任何的结论都必须有相应的文献为依据，绝不能因为委托人的意愿而影响到查新结论的客观公正性［4]。

查新结果的对比分析，与课题涉及的学科专业知识、技术要点分不开。查新员在分析查新结果时同样需要向委托人请教、咨询相关知识。但是，委托人的意见仅供查新员参考。查新员在撰写查新报告时，必须根据查新课题与所选出的密切相关文献中的技术要点进行实际对比分析情况，实事求是、客观公正地做出结论。

3.4 审核阶段的沟通交流

查新报告完成后，审核员要进行全面细致的审核，如果发现问题，首先告知查新员，让其及时纠正。如果查新员在修改阶段仍有不明确的地方，应督促其及时与委托人做进一步的沟通交流，顺利完成查新报告的修改。

3.5 出具报告阶段的沟通交流

在此阶段，主要是与委托人的反馈交流，笔者通常会让委托人最后再浏览一遍查新报告，看一下是否满意，哪里还存在不完善的地方，方便做进一步的修改。另外，笔者还会要求查新委托人对查新工作进行评价及意见反馈，这对笔者进一步提高查新服务的质量有着重要的作用，并且对查新员以后改进工作也有着非常重要的意义［5]。

作为今后开展包括查新业务在内的各方面合作的需要，通过后续的沟通交流，笔者会加强与查新用户的进一步联系，互通有无，取长补短。例如，主动介绍查新站能够提供的其他查新与文献检索服务项目;根据查新员的专业、兴趣和潜能，鼓励查新员主动参与到查新用户的课题中，互惠互利，共同发展;定期到查新用户单位做文献检索与查新的讲课或宣传［6]。