学校档案管理浅说

邓成梅

（荆州广播电视大学，湖北 荆州 434020）

学校的档案管理工作属于学校日常事务中的一项重要内容，是学校整体运行机制中不可或缺的部分。不仅因为学校档案记载着学校建立、建设与发展的历史过程，它还详细记载了学校教学、科研和各项工作所取得的成绩与经验。从这些历史记录中归纳出的有关问题与教训，可为今后学校的科学发展提供切合实际并完整可靠的决策依据。

一、档案在学校工作中的重要地位与作用

（一）档案是学校办学历史的真实记录。档案是由学校历年在教育教学过程中形成的文件材料积累转化而来的，无论是学校的征地建设、领导更迭，还是教职工的进出与职称评聘，学生的人数与学籍变异等等，在学校档案上都会一一留下原始记录。因此，档案能客观地记载学校的办学历史，反映学校过去教育教学活动的完整情况，是学校总结过去工作中的成功经验和失败教训的凭据，是学校处理教学与管理工作不可缺少的辅助资料，是学校领导与教职工尤其是新任领导与新入职教职工熟悉学校工作情况、处理学校事务时，需要查考和利用的重要音像与文字材料。

（二）档案是学校领导决策的得力参谋。学校领导为了使自己的工作能切合实际、有效开展，必须对学校过去的办学情况进行必要的、全面的调查研究，精心谋划，才能做出正确的决策。为此，不得不借助学校档案开展一些必要的调查和研究工作，了解各时期的办学师资、专业设置、课程开设、教学实验、招生与毕业生人数等多方面的情况，根据这些情况，及时调整办学思路、改进管理方法，确保学校教育、教学工作顺利进行。

（三）档案是学校宣传工作的主要素材。档案的内容极其丰富，集中了学校各个时期生动的音像文字资料，具有较强的说服力和感染力，其中有些内容还可以为学校宣传教育提供生动素材。例如，学校档案保留的照片、数据及其他文字资料就是对广大师生员工进行校史宣传，校情教育的最好资料，可以激发师生敬业爱校的热情；同时，利用学校档案资料举办各类展览、宣传专刊和报告会，宣传学校的办学经验与成果，可以提升学校的社会形象、扩大学校的办学规模、提高学校的办学质量。

（四）档案是学校工作评估的原始资料。对学校过去工作的查考，离不开真实数据，离不开音像文字资料，这就必然离不开档案。一次全面的学校工作评估，必须对学校的办学理念、发展建设、办学条件、领导配备、师资力量、管理绩效、教学水平，以及学生的德、智、体、美、劳成绩，甚至学生走向社会后的各种情况进行认真的调查和分析。只有依靠档案提供的原始资料，才能得到系统、全面、准确、科学、切合实际的评估结论。

（五）档案是学校人才培养的可靠依据。档案中的教职工档案部分都是由确凿的原始材料和历史证件构成的，它客观地反映了每个人的政治素质、道德品质、思想水平、工作能力、业务专长、家庭和社会关系以及身体健康状况等等。通过查阅完整的档案，就能掌握一个人德、才、体的全面情况，了解他的全部历史，适当调整其工作、变动其职务，搞好优秀人才的培养工作，使其能更好地发挥才能和作用。如学校人事档案，它是个人经历和工作实践的历史记录，再如学校教学档案，它是教师教学活动与教学效果的真实反映。

（六）档案是学校科学研究的重要基础。科学研究工作，主要依靠人类的社会实践，只有通过不断总结前人的研究成果，吸取有益的经验教训，才能避免少走弯路或不走弯路。学校开展科学研究，必须联系学校的发展实际、必须充分占有材料。在这项活动中，档案一方面能提供学校的原始记录和研究成果供直接借鉴，另一方面能提供学校大量的基础材料供间接参考，其真实可靠性是任何材料都不可替代的，因而可以说档案是学校科学研究的重要基础。

二、学校档案管理工作现状及存在的问题

自《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》实施以来，绝大多数学校在档案管理工作中不断贯彻落实《档案法》和《实施办法》，努力适应改革发展的需要，在建立科学的管理制度、加强档案管理队伍建设和改善档案硬件设施等方面，均有了很大的提高，但在具体工作中仍然存在着许多问题，主要表现在以下几个方面：

（一）学校有些领导对档案工作重视不够。由于档案是历史的产物，不能在当前产生直接的成果与效益，往往是到检查评估利用的时候才显出其价值，所以，有些急功近利的领导对档案管理的意义认识不足，往往不把档案工作作为学校工作的一项重要内容来纳入工作日程，只是把档案工作摆在学校工作的附属位置，对《档案法》学习、宣传不够，致使学校大多数人不了解档案法律责任，不明确统一管理档案的意义，不重视学校档案工作。

（二）学校有些教职工依法治档观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致有人忽视或轻视档案违法行为，学校教职工依法归档的意识不强，把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至以轻率的态度随意处理。学期或学年结束，该交的档案资料不能及时整理移交，需档案管理人员多番催讨，也不一定完全到位，造成年度立卷归档工作不能按时完成，以及材料收集不齐全，分散在各部门甚至个人的手中，这都严重影响了学校档案的系统性和完整性。

（三）学校档案管理手段大都比较落后。许多学校的档案管理和应有技术还比较落后，不少档案管理部门不仅没有电脑等现代化管理设备对办学信息进行集中存储处理，就连起码的分类装订、防火、防蛀的设施也不完备，档案管理人员还是依靠手工方式和原始手段完成档案的装订保管工作，这不但费时费力、效率低下，而且影响到档案的长期安全保存和迅捷方便使用。因此，档案管理工作一定要采用现代化管理手段，只有这样才能适应学校科学发展的需要。

三、加强学校档案管理工作的一些对策

（一）完善学校的档案管理机制。学校领导必须重视档案管理，要把档案工作列入学校的议事日程，增加人、财、物的投入，学校设置综合档案室，各管理部门设立兼职档案管理员，改善学校和各管理部门的档案保管条件，及时研究和解决档案工作中出现的问题。要对学校档案工作实行统一领导、分级管理，成立与学校管理体制相适应的领导机构，组建一支由校领导牵头、办公室主任主抓、学校档案专干负责、各部门领导和兼职档案管理员参与的学校档案管理队伍。

（二）强化全员的档案管理意识。学校要在全体教职工中加强对有关档案法规与要求的宣传教育工作，提高全员对档案工作的认识。要使全体教职工深刻认识到，学校档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。学校要建立健全档案管理制度，落实管理措施，通过制度建设，强化监督指导，加大管理力度，全员参与，共同努力，切实搞好学校档案管理工作。

（三）完善学校的档案管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。学校要加大力度，努力营造浓厚的档案管理氛围，依法健全和完善学校的档案收集制度，采取必要的行政措施，促进各部门把应归档的材料收集齐全、及时移交，以便按时组卷、编目。加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效的保存在档案部门，使学校的电子档案和纸质档案一样得到科学保管和有效利用。

（四）提高专干的档案管理水平。搞好档案管理，一靠人员，二靠制度。因此，学校要为档案部门配备高素质的专业人才，还要采取多种方式加强对档案管理人员的在职培训，使他们的知识结构及业务水平适应档案管理需要，优化档案队伍的整体结构；同时，还要建立一套完整的档案管理制度和岗位责任制，增强档案管理专干和兼职档案管理员的档案管理责任。针对学校档案分散性、系统性、周期性的特点，学校要组织定期或不定期的检查或抽查，并对检查与抽查情况在适当的范围内予以公布，以此督促档案管理人员以及全员养成及时收集、整理档案的好习惯。

（五）提高学校档案现代化管理水平。学校实现档案管理手段现代化就是利用计算机等现代设备对档案资料进行存储、检索、统计分析等，由传统的手工操作过渡到以电子计算机为操作工具的管理方法，实现办公自动化，这是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。因此，在工作中要逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加计算机、扫描仪、刻录机等现代设备，增加必要的软硬件设施投入，努力实现档案管理设备和手段的现代化、标准化、科学化和信息化。

（六）建立学校档案信息安全保障体系 。在学校档案信息化管理中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行的安全可靠；在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或不设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则，在信息安全的前提下做好档案信息的充分利用工作。

学校档案管理是学校工作的重要组成部分，在学校管理中具有不可低估的作用。因此，学校档案管理工作不可不予以充分重视，要使学校全员形成依法治档的共识，提高学校档案工作水平，以便更好地为学校管理提供良好的服务和必要的保障，促进学校的科学发展。

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