以本科教学评估为契机加强高校文档建设

张 菡

本科教学工作合格评估共有七个一级指标、二十个二级指标和四十个观测点。涵盖党政领导、教学管理、教研科研、财务投入、人事支持、后勤保障、校园建设等各个方面。每一个指标，每一个观测点都需要大量的原始文档材料或由原始材料加工而成的二次材料来佐证，文档材料是本科教学评估的基础和根本。各高校要以本科教学评估为契机，全面整合以往的文档材料，推动高校文档建设，真正做到“以评促建以评促改 以评促管评建结合重在建设”。

一、高校文档在评估中的重要作用

高校文档是高等院校发展的真实反映，是学校在从事教学、科研、党政、学生活动等各方面形成的文字材料，它能够全面体现出学校的发展建设、管理水平和教育质量。这些文档材料是评估专家了解学校历史的基础，是随着学校建设积累起来的，是在教育教学活动中直接形成的，是最原始的记录，同时也是评估的检查评价的指标。

除了实地考察，高校本科教学评估主要是专家通过查阅大量的文档资料来考察，明了学校日常运行状态及发展方向。专家通过阅览文档，就能明白学校的各项动态及现状，对学校有一个全面而准确的把握。如果没有这些文档材料，不论校领导如何讲解，如何阐述学校的发展状况，专家也都不会无依据的相信。只有依靠文档材料，专家才会对学校有一个公正、全面、客观、准确地评估。由此可见，完整系统的文档材料和支撑数据是本科教学评估的基础，离开文档材料的教学评估是无法完成的。例如指标“学院定位与规划”的主要观测点“学院定位与规划”，可以通过“学院的概况”、“学院办学历史沿革有关材料”、“院领导关于学院定位、规划的讲话稿”、“学院各项工作建设的十二五发展规划”、“办学特色”等相关材料进行佐证。又如指标“教师队伍”中的观测点“队伍机构”，就需要“师资队伍整体结构一览表（年龄、学历、职称、学缘）”、“具有硕士及博士学位的专任教师比例一览表”、“高校教师资格认定人数统计表”、“专任教师中具有正高、副高专业技术职务人员名册”等材料来支撑。

由文字、图片、声像等材料组成丰富系统的文档资料，是评估各项指标是否达标的依托。通过查阅文档材料，可以了解教育教学工作现状，判断教育教学工作水平，总结教育教学工作中的成功经验，发现存在的问题。对文档材料不同年度的同类教学指标“纵向”比较能反映出高校建设的成绩；各高校同类教学指标的“横向”比较能直观反映各学校间的教学管理水平的差距。这是探求如何实现学校发展，提高教学管理水平和教育质量的重要依据。

二、迎接教学合格评估，加强高校文档建设

在本科教学合格评估利用文档的准备工作中，常常能够暴露文档建设中出现的问题，发现平时没有留意的漏洞（文档资料的缺失，归档材料不完整或者数据不准确，该归档的没有归档等各种问题）。同时，教职工能更好地执行文档建设的规范化要求，认识到文档建设的重要性。

（一）学院行政部门文档建设

高校文档主要是由学院层面的行政文档和教学系部的教学文档两大部分组成。行政部门文档主要分为以下几个方面，党政群体类文档：党务工作文档、群众团体的文档；行政综合类文档 ：行政事务文档、人事机构文档、财务管理文档、图书资料文档、实验室建设文档。这些文档由具有专业背景的档案室老师来整理、归档，一般来说整理的比较合规范，但是还是可以从以下三个方面进一步加强。

1.增强校级领导对文档建设的重视程度。部分领导对文档建设的重要性认识程度不够，虽然很多重要活动和关键性工作都进行、完成的很成功，但是由于文档意识差，导致没有足够的档案资料保留下来。

文档材料是对学院活动和工作的保存和反映，加强文档建设的重视程度，把文档建设工作纳入校级领导和部门主管负责人的议事日程。任何活动特别是重大校级活动，都要保存相关的文字、图片甚至声像材料，及时归档。

2.建立规范可行的文档建设制度。没有规矩不成方圆，规范的文档建设制度是文档系统性和全面性的保证，是文档持续累计的必要条件。

各部门根据各自的工作实际，明确文档的归档范围，强化文档建设制度，建立健全文档的建设制度。通过调整，形成以学院档案室为一级，各系部文档岗位二级的文档建设的管理体系。定期对系部文档监督指导、检查考核，对优秀文档管理员予以奖励，激起兼职档案老师工作的积极性，才能保障文档的系统性，才能扎实推进学院整个文档建设工作。为教学工作合格评估做准备。

3.使用、推广现代化的文档建设技术。信息时代，通过采用计算机及网络技术来处理和保存文档信息，将成为今后文档建设的必然发展趋势。

使用计算机、网络等现代化的手段进行文档建设，有助于提高高校文档的利用价值。可以先把各类文档材料通过计算机录入，实现文档的电子化，形成系统的电子文档材料，链接至校园网络。网络是人们获取信息的主要渠道，因此文档的网络化会使老师学生得到更多有用的信息。加强网络文档建设，培养文档员使用计算机归档，掌握相关的文档检索方法，提高师生查找信息的效率和文档的利用率。

（二）系、部教学文档建设

各高校教学系、部的文档是高校教学文档的主要组成部分，是衡量和观测基层教学单位教学质量、教学管理水平的重要标志之一。系、部文档主要为教学文档，概括为教学教务文档、教研文档、科研文档、学生工作文档、课堂教学与实训实习文档等几个方面。

系部一般都是兼职的文档员，加上部门人员的变动，在一定程度上还存在归档意识不强、业务水平较低等问题。所以，系部教学文档的建设应注重以下两个方面。

1.文档建设意识有待增强。许多文档员对文档的工作认识不够，或者认为系部的教学管理是主要工作，而忽视文档的建设。经常会出现文件、通知、教学档案乱丢乱放，教研室的活动很少做记录或是随意乱丢记录材料，有的老师的教学成果材料和科研成果资料管理不规范，有的保存在老师自己手里，丢失或者损毁的现象比较严重。

不断加强对行政老师的文档建设意识，使他们认识到文档建设的重要性，了解文档需要集中统一管理，养成在工作中随时积累教学文档资料的好习惯，及时将有价值的资料保存、归档，便于今后的查阅和利用。

2.业务水平亟待提高。文档建设水平的高低，取决于文档归档员的个人业务员水平和素质。系部教学文档来源极为广泛，内容十分丰富。它产生于每一个老师的活动中，它的内容是分散的、不系统的。没有受过专业培训的文档老师是不会懂得如何鉴别哪些文档是有价值的，哪些文档是需要整理后归档的。

各系部要不断提高文档员的综合素质和业务水平，经常性地开展系统专业的培训。让他们了解文档建设的工作内容和原则，熟悉文件整理归档的流程，具备辨别文档有无价值的能力。定期举行交流会，加强各系部文档员之间的沟通，分享优秀的文档建设经验，互通有无，提高文档建设的水平和效率。

综上所述，高校文档建设关系着本科教学工作评估的顺利进行。以评估为契机，不断优化文档建设，提高教学质量和教学管理水平，保证文档建设的制度化、规范化是学院领导、所有老师以及文档员共同努力的目标。

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