加强我国高校家具管理工作的探讨与研究

余晓琴

随着我国各高校体制的改革以及对教育资源的有效整合，加强高校固定资产的管理已经成为我国高等院校实施办学改革的重要内容。加之，我国很多高校为了实现专业性的强强联合，对一些实力较强的中专和大专院校进行了兼并，这样不仅使得一些高等院校加强了自身的教学质量，也在一定程度上提升了固定资产的配套质量和数量。但是，家具作为高校固定资产的重要组成部分，在新形势下，由于自身具有的特殊性使得其在建设和管理中还存在较多的问题，而家具又是高校办学的必备设施，因此，只有不断提高家具管理工作质量，才能完善高校设备设施的设置与管理工作。

一、我国高校家具和家具管理特征分析

（一）我国高校家具的本质特征

近年来，随着国家和人们对教育的重视程度逐渐提高，我国高校的办学规模在不断地扩大，这样一来高校对家具物资所投入的费用就会呈现大幅增长的趋势，就目前我国的高校家具的本质特征而言，主要表现在几下几个方面。

首先，我国高校的办公家具主要包括办公使用的桌椅、教师使用的电脑组合桌、储存文件的文件柜台、图书馆中使用的图书和档案家具、大型会议厅中设置的座椅和桌子、教室中使用的课桌椅、学生宿舍中的家具、食堂使用的桌椅、学校公共场所设置的家具等。在特殊的场合还会设置一些较为特殊的家具，例如，在实验室中设置的设施家具等。

其次，我国高校在家具的设置中，对于不同的家具会使用不同的、相对应的材料，这些材料的使用，其质量和功能必须与家具各方面条件相符合。例如，在设置行政办公桌椅时，为满足其需求，一般使用的是木质且较坚实耐用的材料，并且为了使行政办公桌椅使用起来更加方便同时节约使用资源，将桌椅与电脑等办公设备进行组合使用；对于学生使用的宿舍家具和课桌，为了保证其质量坚实耐用，在日常使用过程中容易清洁、方便维修等作用，则需采用钢材等作为原材料。

最后，我国高校的家具设置一般追求的是满足最大需求的同时提倡勤俭节约。例如，在图书馆的家具设置中，主要的重视的是家具的装潢和装饰性，对于家具的数量则要求不高，对于人流量较少的图书馆，在重视装饰性的同时若还设置大量的设备，则会导致资源的浪费，因此，只有减少家具的设置数量，才能有效达到家具设置的最优效果。[1]

（二）我国高校家具管理的基本特征

伴随着我国高校办学规模的不断扩大，家具的管理也形成了一定规模的系统，家具管理系统主要包括三个环节，分别是采购、管理和维护，这三大环节之间是相互联系，相互影响的，其中任何一个环节遭受损坏，其他环节都在做无用功。

首先，在家具的采购环节中，由于在这一环节的采购单位基本上采购的设备都是成批且长期使用的，因此，在采购过程中最重要的目标就是家具的质量有保证。一般而言，在实际采购中，按照实际情况和相关规定，为了延长家具使用寿命，采用的家具必须保证其质量是结实耐用且符合环保的要求。采购使用的主要方式是询价采购和招标采购两种。在询价采购中，其后续工作是相对较为薄弱的，这样就会导致高校家具管理工作更加复杂。因此，在高校家具采购中使用最多的是招标采购，这种采购方式不仅透明度和公开度高，在反应投标人和投标货物之间真实情况时也是更加直观、更加客观、更加具体的。

其次，在家具的管理环节中，由于采购之后，还存在很多的财务工作和后勤工作，如统计家具数量、制定清单和报表、家具具体的巡查工作等，因此，在这一环节的主要负责部门应该是专门的资产管理部门和后勤管理部门。只有完善家具的管理工作，才能将各个环节的工作正常进行，才能保证采购的家具能够正常使用。

最后，在家具的维护环节中，由于家具本身具有的一些特性，使得其在日常使用中会出现不同程度的磨损和破坏，这就不得不使各高校加强家具的维护工作。为了更好的保证家具的良好状况，各高校还应通过重新采购、适当更新、适当补充和全面维修等工作对家具进行维护。

二、我国高校家具管理工作存在问题分析

目前，我国的高校家具管理工作得不到主管部门、学校领导和教职员工的全面重视。一方面是因为高校在采购家具过程中，家具的单价较低、固定性非常差和使用过程中磨损的程度低，从而使得在家具中投入的资产占总资产的比重低，另一方面则是因为我国很多高校在家具管理中没有形成系统概念，认为家具的管理只是单一部门的事情，与其他单位无关。正是因为这种不重视，导致我国很多高校家具的管理方面造成了操作不规范、管理人员素质低、监管制度不完善等问题。

（一）重价值管理，轻实物管理

在我国很多高校的家具管理工作中，主管部门对采购的家具管理一般仅停留在报表数据的填报上，对于数据的具体审核工作基本上不重视。这就使得报表数据经常出现差错，严重损害了数据报表的真实性，这也给学校领导部门和相关单位部门制造了忽视家具实物管理的借口。例如，我国有些高等院校的主管部门在要求报送家具报表时，只要求在统计表和财政报表中填制采购家具的总金额，对于具体的相关费用之处不要求填制；与此同时，对于报表总金额的填制也是在近几年才开始实施的，以往都不设置总金额的填制环节，这就使得在上报数据报表的真实性方面没有权威性的规定。

此外，高校在采购家具过程中，家具的单价较低、固定性非常差和使用过程中磨损的程度低，家具的投入资产占总资产的比重低。这些高校家具本身具有的特点，就使得学校领导和教职员工对家具的管理工作不重视，在管理方式上基本上只重视价值管理而严重忽视实物管理。

（二）重总量管理，轻具体管理

从家具的实物管理和账务管理的过程中，我们可以了解到，虽然有些高校在家具采购之后设置了相应的实物管理总账，但是却忽略具体的家具明细账。在管理部门的人员设置中，很多高校只设置了资产管理部门的家具管理人员却不设置家具使用部门的管理人员，这样不仅会导致家具使用部门的管理不完善，也会导致管理部门中家具管理人员的责任不明确，在日常工作中难免会出现各种矛盾和摩擦。例如，在家具使用部门中，由于缺乏管理人员，很多闲置家具被随意堆放和随意处置，对于不该变动的家具进行违规变动等，从而导致在管理过程大量家具的账务不符。

（三）重人工管理，轻数据信息管理

目前，我国有些高校在家具管理手段上存在一些问题，就是跟不上信息时代的变化，管理手段较为落后。个别还在使用人工记账和电子表格的手段进行家具实物的登记和账务的管理，在信息化快速发展的今天，利用这种方式和手段进行高校家具管理已经无法适应。而要想提高管理效率，必须实现数据化的软件管理模式，从而保证家具的量化管理；另一方面则是从高校家具移动的频繁次数的角度分析，为了适应社会的发展，现今很多高校都开始进行必要的整合，这就使得家具出现频繁移动和更新的现象，为更好的做好家具的账务管理工作，进行家具的计算机动态管理是必须的，使用数据信息化的专业软件管理模式已经刻不容缓。[2]

三、提高我国高校家具管理工作效率的措施

（一）建立完善的管理制度

对于高校家具的管理工作一定要引起学校领导、相关单位和教职员工的重视，对于其日常的管理也应纳入学校的目标管理之中，这样才能确保管理工作的有效开展。首先，高校领导和主管部门应该根据现今家具管理工作中存在的种种问题，制定相应的管理制度，对于制度的制定应按照现行的行政事业单位财务制度的规定，制定相对稳定的入账标准，从而确保家具记账的真实性；其次，为防止家具的流失，应该建立健全的家具管理过程中的管理制度，例如，采购验收的管理制度、盘点对账的管理制度、审核报销的管理制度等；最后，应建立科学的效率评价制度，这一制度的建立不仅要保证家具的使用与效率有所提高，还应保证家具使用的合理性。

（二）改进家具管理手段

从现今高校家具管理中存在的问题，我们可以知道，传统的家具管理手段已经不适应社会和高校的发展，要想提高高校家具管理质量，必须实现家具信息化专业软件管理模式。首先，为能够全面反映院校的家具状况，必须做好家具的清产核资工作，对于高校所使用的家具应进行一一清理；此外，还应建立能够提升高校家具管理的信息化平台，高等院校可以借助学校内的网络条件，对已经审核的家具、新增的家具等相关信息进行数据的变动，以保证家具的动态管理。同时，可以建立完善的家具信息系统，将统计完整的信息和数据向上级部门报告，促使高校家具得到最高限度的使用。

（三）加强家具管理的监督工作

任何项目的管理工作都离不开监督，家具管理工作作为高校固定资产管理的重要内容之一，做好其监督和检查工作是提高管理效率的必要前提。首先，应建立健全家具管理的监督制度，只有监督制度完善和健全，才能保证家具管理部门认真落实家具管理制度，严格遵循管理要求和规范，才能保证管理人员恪尽职守，认真做好每一项管理任务；其次，应实行多种形式的监督体制，根据不同的管理工作，可以采用不同的相应形式的监督形式，对于现行高校家具管理工作而言，主要实行的监督形式包括单位内部监督、财政监督、审计监督和社会监督；最后，对于管理的规章制度应进行必要的、全面的监督，只有建立完善的管理规章制度，才能提高管理效率，只有对管理规章制度进行全程监督，才能保证制度的完善程度，为此，应建立相应的监督制度，对规章制度进行监督。[3]

总而言之，随着办学规模的不断扩大，高校办学体制的不断变革，家具管理工作变得越来越复杂。要想提高高校家具管理工作效率，必须在充分了解和认识高校家具以及家具管理特征的基础上，结合现今高校家具管理存在的问题，对高校家具管理模式和管理方式进行不断探索，只有提高高校家具管理水平，才能更好的促进高等院校建设事业的发展，才能为高校创造更积极、有效的物质支撑平台。

[1]曲桂贤，张剑飞.论高校固定资产精细化管理[J].东北大学学报(社会科学版)，2008，(5)

[2]李萍，郝金岩，郝俊梅.高校固定资产管理新探[J].财会通讯(理财版)，2009，(2)

[3]武红玲.高校固定资产管理探析[J].财会通讯(理财版)，2008，（1)