创新独立学院档案管理工作刍议

连伊娜

独立学院是我国高等教育改革中新出现的一种办学形式，是专指由普通本科高校按新机制、新模式举办的本科层次的高等教育机构。创建独立学院，利用原有大学的教育资源，整合社会办学力量，吸纳企业、个人等社会资金，增加办学渠道，开扩办学市场，满足广大人民群众日益高涨的学习需要，是我国高等教育改革与发展的重大举措。

而档案作为独立学院发展过程中直接形成的原始记录，是内部信息最重要的载体之一。其建档立卷质量和管理水平是衡量独立学院教育教学质量、科研学术水平、办学和管理水平的重要尺度，在本科教学评估工作中起着举足轻重的作用。因此独立学院档案管理工作在其发展中也应不断地创新，才能生存与发展。

一、创新管理观念

江泽民同志曾经强调：“创新是一个民族的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新的关键在人才,人才的成长在教育。”就培养高素质人才的独立学院而言,档案的创新意识即指从管理思想和观念创新着手,在新思想和观念的指导下开展档案管理工作[1]。

创新在新时期的档案管理工作中显得尤为重要。现代化成果在管理工作的运用，也为档案管理人员提出了更高的业务素质要求。档案管理人员是档案工作的主体，对档案事业的发展起着决定性的作用。因此建设一支思想良好、业务专精，具有较强现代意识、开拓创新精神的档案人才队伍，是做好独立学院档案管理工作的重要保证。新时期的档案管理人员除了掌握专业的知识，还应具备以下几个方面的素质。

1.应具备较强的档案管理网络化的新理念。进入21世纪，随着知识经济、信息技术的迅猛发展，档案馆（室）的数字化建设由此兴起。档案管理人员在系统地掌握档案学、管理学等相关知识的同时，要加强对计算机知识的学习和运用。因此，档案管理人员必须强化开拓进取的创新意识，积极发挥主观能动性和创造性，在实际工作中深入实践，创新技术，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。

2.应具备相当的外语水平。随着独立学院办学规模的扩展，与国外合作办学的机会越来越多，从而会有很多外文的归档资料，如果档案管理人员有相当的外语水平，对整理这些外文的归档资料就很有帮助了。因此，作为独立学院的档案管理人员也要有与时俱进的观念，不仅要掌握精深的档案专业知识，还应该加强外语知识的学习，这对独立学院的快速发展以及档案事业的健康发展是非常重要的。

二、创新管理模式

随着教育信息化的深入，我国高等院校已基本完成担当着学校教学、科研、管理和对外交流等多种角色的校园网建设。校园网的建立和完善、网上OA系统的启用、与OA系统无缝对接的档案管理系统的开发、大量电子文件与有用的数字信息的普及，为高校档案馆（室）数字化、网络化提供有效平台的同时，也是对高校档案工作的极大挑战。笔者认为，高校档案馆（室）要在教育信息化、高校电子校务中发挥应有的作用，档案管理人员必须改变档案工作传统观念和管理方式，探索校园网络环境下的高校档案管理模式[2]。

建立一个科学的管理模式，是解决独立学院档案管理工作中存在问题的关键。独立学院可根据自身优势，建立具有本学院专业特色的数据库，具有本专业特色的网页，使广大师生都能利用网络获取自己所需要的技术资料，提高信息资源的利用率。管理网络化是独立学院档案管理模式探索道路上的新里程。

三、创新档案整理

整理是档案管理工作的核心部分。其基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化。其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。足以代表档案管理专业特点的一系列专门管理方法技术，主要体现于这一环节之中。档案管理的基本理论、原则以及方法之争也大都集中于这一环节[3]。

我国高校档案管理工作中许多传统的做法、方法对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些已不适应高校发展的需要，必须在档案工作整理的原则上有一定的创新。

1.以“件”为归档资料的整理单位。整理作为档案管理工作的核心与基础，必须符合简洁、便利、有效等基本要求，使整理结果便于保管和利用。大部分档案人员接受的是传统的文书以“卷”为归档资料的整理单位，把厚厚的一叠资料装订组为一“卷”进行归档，当碰到在这一“卷”归档资料里面有需要插件的时候，就必须要整本拆开再进行装订，这样归档资料就很容易被损坏。以“件”为单位固定在一起即单“件”装订的话，既便于日后归档资料插件的需要，又便于保管利用及利用时归档资料的复印。

2.利用“条码机”编制档号。档号是档案整理过程中形成的档案的编号，是全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页号（件号）的总称。档号反映档案的整理体系和物理位置，如实地具体地显示档案间的联系和区别，它使馆（室）藏档案达到个别化、次第化，便于档案的检索和利用。它是科学合理地典藏档案的工具，为档案的库房管理提供了方便条件，是档案登记、清点、排列等工作的不可缺少的工具。它将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。所以对档号的编制基本要求是要具有唯一性、稳定性和可延性，并且要尽可能地简洁易记，达到规范化。计算机的应用和档案检索工作的发展，使档号的功能得以加强，利用“条码机”编制档号，一是美观、安全可靠，二是方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

四、创新档案开发利用

档案的最大价值，就在于开发利用。档案的开发利用是指针对档案资料信息所进行的一系列管理工作，检索、提供利用、编研三项内容属档案内容信息的开发利用范畴。搞好档案信息资源的开发利用是档案工作的根本。档案管理人员必须创造条件，拓宽档案信息的利用渠道。

1.加强档案服务的宣传工作。档案馆（室）收藏有什么样的资料，资料有什么作用，是怎么管理的，要通过什么途径去查找，广大利用者几乎是一无所知。因此，要开发资料信息，发挥资料应有的作用，必须强化资料的宣传工作。

长期以来，高校对档案工作的宣传利用一般都是以说教的形式，一味地强调重要意义、工作要求等，这些不直观的形象，很难引起人们的了解和重视。如果能通过高校的网络、或是制作PowerPoint等，把开放的档案以动态的形式展现出来，其效果会更形象、更直观。另外还可以定期开展档案展览工作，体现实物宣传的作用，加强创新服务机制，改善服务方式等途径，实现高校档案工作的服务创新[4]。

2.加强档案的编研工作。独立学院档案管理人员应重视发掘档案内容的工作，及时对档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编簒，把原始的、分散的、零碎的静态档案变成专指的、系统的、活的档案信息，并及时准确地传递出去，以供广大师生和社会使用。科学系统地做好档案的编研工作，还可使档案充分发挥其潜在价值，为撰写校史、调整专业设置、分析学生毕业分配形势、丰富教研和教改活动等各项工作提供有力的依据[5]。信息化时代带给了我们太多的机遇。档案管理人员必须主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使档案管理工作与独立学院的发展和创新保持同步。

3.加强教学档案的开发利用。独立学院的教学档案是指独立学院在教育教学管理和教学实践活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和电子介质材料。它不同于一般的文献资料，不是随意或事后编撰的，而是教育管理人员、师生共同创造的智慧结晶，是教育管理部门和独立学院的宝贵财富，它原始地、可靠地、客观真实地反映历史全貌，是查考学院发展和对学校教学工作或人才培养工作评估的最可靠的第一手资料，在评估工作中具有查证、考实、参考、依据等重要作用[6]。

独立学院对教学档案的管理可以充分运用现代信息技术，积极推进网络化管理，在独立学院网络建立信息平台，利用网络对教学档案进行收集、整理，以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务[7]。总之，教学档案是独立学院整个教学管理工作的重要组成部分，充分开发和利用教学档案来为教学服务，这对加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究，有着非常积极的意义。

[1]刘立明.略记高校人事档案管理的创新意识[J].邵阳学院学报（社会科学版），2005，（2）

[2]陈碧珍.校园网环境下的高校档案管理模式[J].中国校外教育理论，2008，（2）

[3]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社，1996，10

[4]李华.创新高校档案工作的几点思考[J].档案与建设，2006，7

[5]黄律灵.以评估为契机，加强高校档案管理[J].科技信息，2007，（15）

[6]刘海涛.浅谈高校独立学院档案管理的弊端与对策[J].科技情开发与经济,2008，（35）

[7]范叶青，程云行.独立学院教学档案管理工作的思考[J].中国林业教育，2007，（6）