新时期高校档案管理工作问题及发展对策

续 姗

新时期高校档案管理工作问题及发展对策

续 姗

本文首先提出了新时期高校档案管理工作存在的主要问题：档案管理工作不规范，借阅使用制度不完善；人才队伍建设乏力，档案管理人员综合素质不足；设备更新速度缓慢，不能适应新时期档案发展需求；工作评价体系不完善，影响档案管理人员工作积极性。之后，文章提出了新时期高校档案管理工作的主要发展对策：强化领导责任，规范档案管理工作程序；加强档案人才队伍建设，不断提高档案管理人员综合素质；加强资金投入力度，推进档案管理设备更新；完善工作评价体系，充分调动档案管理人员工作积极性。

新时期；高校；档案管理工作；问题；发展对策

续姗/运城师范高等专科学校助理馆员（山西运城044000）。

一、高校档案管理工作重要性简介

档案，是高校各项工作开展的基础，涉及高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的历史记录。由于高校工作的特殊性，许多档案都具有很高的学术研究价值，包括一些学术论文、专利、著作以及其它理论的或者物化的研究成果，对学校乃至国家民族的发展都具有极其重要的价值[1]。但是在新时期，由于市场经济的影响，很多高校的档案管理工作也出现了这样或者那样的问题，包括档案管理人员思想政治意识不坚定、奉献意识不强；档案管理人员业务素质不足，不能适应档案工作发展需要；评价体系不完善，硬件设施建设滞后等许多问题。而且许多问题有日益加重的趋势，已经对新时期高校档案管理工作的正常开展造成了较大影响。因此，在新时期，进一步结合高等教育发展的需要，有的放矢的对档案管理工作进行调整，不仅是高校档案管理工作发展的需要，也是我国高等教育内涵式发展的必由之路。本文拟结合新时期高校档案管理工作的实际情况，分析其中存在的问题，并因地制宜的提出相应的解决对策，为促进新时期高校档案管理工作健康持续的发展提供新的参考。

二、新时期高校档案管理工作存在的主要问题分析

（一）档案管理工作不规范，借阅使用制度不完善

调查显示，目前很多高校由于对档案管理工作的重视程度不够，导致档案日常管理不太规范，包括档案的存放、借阅和使用。首先，很多档案未按规定使用档案专用装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加档案管理印章；封皮表面的有关内容未逐项填写齐全，从而为原始附件的篡改、故意丢失等行为预留了空间。第二，未按规定装订保管档案以及将档案各类文档收集、整理、管理和利用，造成档案资料因管理不当而缺失或不完整，不能保证档案信息的连续性。第三，档案借阅和使用过程中，都没有详细的登记和检查核对过程，往往是领导一句话，或者自己私人关系，谁用谁就拿走了。有时，档案还回来也没有认真的核对[2]。实际上，对于档案管理工作来说，很多原因的产生都与部分单位领导与档案管理人员缺乏足够的档案意识紧密相关，再加之有关监督部门的监管力度不够，未能形成档案管理检查的常态化等一系列问题，更是加剧了档案管理的不规范程度

（二）人才队伍建设乏力，档案管理人员综合素质不足

由于前几年高等院校中设置档案管理专业的院校较少，各级专业人才数量较少，高校档案管理人才队伍素质参差不齐，专职档案人员大多是“半路出家”，不少档案人员缺乏专业知识的理论功底和史料研究的基本能力。另外，很多人都认为高校档案管理工作是一份彻底的“清贫职业”，认为档案管理部门也是个“清水衙门”，在这里工作没什么前途。因此，导致档案部门招聘人才很困难，正是由于人才匮乏，内部交流也比较少，再加上学校重视程度不够，导致各级档案管理人员很少有接受培训或者急需教育的机会[3]。这种情况在以前并不是很明显，尤其是近年来，信息化已经逐步普及到档案管理的一线，档案管理人员综合素质的欠缺显得越来越明显了。而且，很多高校对档案管理工作人员的日常思想教育也比较少，使得很多档案管理工作人员的奉献精神不足，思想意识形态不坚定，这对工作的影响更大。

（三）设备更新速度缓慢，不能适应新时期档案发展需求

高校中传统的档案管理，主要是以纸质文献或者实物为主，保存档案所需要的设备基本就是由几个大的房间，外加一些档案柜，这就足矣。而随着时代的发展，档案管理中的科技含量越来越高，尤其是信息化已经在档案管理工作中普及以后，档案管理工作对于硬件、软件设备的要求也越来越高。比如计算机、光盘、移动存储设备、温度调控设备、湿度调控设备等，都成了档案管理部门的必需品。但是很多学校由于过于重视教学科研，忽视了对档案管理部门的投入，导致很多学校的档案管理部门连基本的数据存储设备都不足。一些光盘、磁带、录像带也因为室内环境不适宜，出现了老化，甚至消磁，这对于档案管理来说是致命的。另外，一些保存在计算机中的档案，由于网络杀毒软件落后，导致中毒，甚至被盗取的现象也时有发生。

（四）工作评价体系不完善，影响档案管理人员工作积极性

职称评定是目前我国大部分高校测评教职员工工作成绩的主要方式，基本上评价的指标就是论文、科研奖励、专利、教学水平等，然后进行量化打分，进行评定。而对于档案管理工作人员来说，他们从事的大部分还是以提供服务为主的工作，如果我们将他们与常年从事专职教学与科研的教职工放在同样一个平台上去竞争，显然这对于档案管理人员来说是显失公平的。因为，档案管理人员很少有人能像专职的教学科研人员一样，获得众多的科研、教学奖励，发表这么多论文，主持这么多课题，有这么多成果，这是不现实的。因此，这对于档案管理人员来说是一种非常重要的打击，严重影响了档案管理人员的工作积极性。

三、新时期高校档案管理工作的主要发展对策

（一）强化领导责任，规范档案管理工作程序

首先，各高校领导与档案管理人员要及时沟通，了解现阶段档案管理的实际问题，制定有针对性的工作思路，由相关领导切实负起责任，做到领导垂直管理，一事一议；第二，各高校要不断加强对档案管理工作人员对档案工作的热爱程度，引导他们正确认识档案工作的重要性，从意识形态上保证档案的管理规范；第三，相关部门应定期组织档案管理的培训学习，更新档案管理的要求，分享有效的管理经验；第四，有关部门应加强对档案管理的检查与监督力度，确定奖惩体制，推进档案管理的规范化进程[4]；第五，对于档案管理工作中的具体细节要逐一落实，包括收集、整理、清退、销毁与归档等相关过程，每个过程都要有专人负责，责任到人。对于那些不能认真履行档案管理责任的档案管理工作人员，要及时的给予批评教育，责令其改正。尤其是档案收集归档、库房管理、档案修复、提供利用的一些细节上，更是要加强注意，每一步都不能疏忽，做到步步有人管，点点有人看。

（二）加强档案人才队伍建设，不断提高档案管理人员综合素质

对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。那么要想提升高校整体档案管理人员的综合素质，就要从两个方面着手。首先，要加强对具有对口的专业知识背景，以及丰富经验的档案管理人员的引进，要积极的从政策、待遇、环境、职称等方面给予引进人才足够的支持，切实关心档案管理工作人员的工作和生活，引导他们来得了，留得住，干得好。第二，要进一步健全分配体系，在员工中树立典型，激励其他员工更加努力工作；对于在岗的档案管理人员，要切实重视起来，为档案管理人员参加培训和继续教育创造机会[5]。其中，培训内容要结合实际情况，因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。

（三）加强资金投入力度，推进档案管理设备更新

随着科技水平的不断提高，档案管理已经开始脱离传统的纸质为主文献为主的时代，逐步的开始呈现出纸质文献、声像档案、其它载体模式文献共存的情况。这种情况下所需要的设备要更多，而且更先进。包括计算机，数据存储设备，温度、湿度和光照控制设备，各种杀毒软件等，这些都是新时期档案管理不可或缺的设备或者软件。各高校要在预算之中加大投入力度，保证档案管理部门工作开展所需要的各种软件、硬件设备的购置和更新。坚持定期地对档案管理场所的环境条件，比如湿度、温度、光线的控制，计算机、数据存储等设备的维修等[3]。另外，还要加大档案信息网络监控力度，不断提高对电子计算机及相关信息存储设备进行杀毒，以防档案，尤其是一些机要档案泄露。

（四）完善工作评价体系，充分调动档案管理人员工作积极性

对于高校档案管理工作人员来说，要积极的对其工作进行分类。对于以提供服务为主的工种，比如普通的档案管理工作人员，就要通过网上测评、同事测评、领导测评相结合的方式，对其服务意识和服务态度进行测评，确定其工作成绩；对于以提供技术为主的，比如设备维修、养护的工作人员，就要考评其技术水平，对设备维修的效果进行评价；对于以管理为主的，就要看其管理的效果，在档案收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等各方面工作是否能形成有效的体系。最终让机要档案管理人员都能有赏罚分明的职称评价与考核体系，促进其全心全意为档案管理工作做贡献[6]。另外，各高校还可以结合本校的实际情况，为档案管理人员开展教学和科研工作创造条件。比如，有的学校就让档案管理人员讲授一些档案管理相关的选修课，让档案管理人员与计算机专业的教师联合进行档案管理方面软件的开发。这样不仅有利于教职工之间的沟通交流，还能为档案管理人员综合素质的提高创造一个良好的平台。

四、结语

作为一名档案管理人员来说，要懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策。这是档案管理工作的需要，同时也是档案管理工作发展得前提。作为一名高校档案管理人员来说更是如此，其身上所肩负的责任比普通档案管理工作者更大。但是现实告诉我们，高校档案管理工作所面对的问题的确很多，挑战也很多。但是我们坚信，只要各高校能够沿着正确的方向，坚持“安全第一”、“以人为本”、“服务为先”的实施战略，采取多种措施，调整档案管理工作思路，使档案管理工作真正有机的融入到高校全盘工作的发展之中，就能使高校的档案管理工作获得更好的发展，使高校档案管理工作更好地服务于高校的教学与科研工作。

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[1]马淑芬.我国企业档案管理中存在的问题及成因分析[J].商品与质量，2011（S2）

[2]李宪寅，张燕超，张务恒.做好档案工作 促进企业发展[J].煤炭工程，2011（S1）

[3]蔺海波.亟待加快发展步伐提高管理水平——关于高校档案工作的调查与思考[N].中国教育报，2008-6-18

[4]夏丽君.论档案人员综合素质问题[J].消费导刊，2010（8）：283

[5]侯舒怡.浅谈高校的公文管理与保密[J].科技信息（科学教研），2007（36）：300

[6]王艳婕，王艳辉.浅谈高校档案的保密管理[J].吉林化工学院学报，2010（5）：58-60

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责任编辑：何 岩