关于做好高职院校档案编研工作的实践思考

许胜君

（天津机电职业技术学院，天津 300131）

高职院校档案编研工作是指以档案馆（室）藏档案资料为主要物质对象，以主动提供或报导高职院校档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题目范围，对高职院校档案资料进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不同形式的编研作品，科学有效地服务利用于高职院校的教育教学及科研活动。

一、档案编研在高职院校教育教学及科研活动中的作用

1．档案编研能高效便捷地提供利用

通过编研，按照一定的题目把相关档案信息资源集结成书，可使高职院校教职工在一部编研作品中高效便捷地获取相关该专题的基本资料，既缩短了查找资料的时间，又节省了搜寻之苦的精力，提升了广大教职员工的工作效率。

2．档案编研能科学地、系统地提供利用

通过档案编研途径向高职院校教职工提供档案，已由档案编研人员按照科学的原则和方法，进行了严格的筛选、加工、编排、注释、加按、作序等技术性处理，这就基本上保证了资料的准确性、可靠性、系统性和完整性。为高职院校的教育教学及科研活动提供最有效的理论支持及数据参考，促进了高职院校教育教学及科研水平的提升。

3．档案编研能广泛地，长久地提供利用

由于档案编研工作最终以编研作品的形式把档案资料内容公布于高职院校的教育教学及科研活动，因此它一方面可以满足高职院校的教育教学及科研活动的利用要求，另一方面又有利于保护档案原件，延长档案原件的使用寿命，从而长久地提供利用。

二、档案编研在高职院校档案管理工作中的作用

1．档案编研可以促进高职院校档案馆（室）提升服务质量

由原来的“你查我调”的被动式服务转变为主动服务，由零散提供转变为系统提供，经编研后的档案资料，内容更为系统完整，主题更为鲜明突出，便于使用，且经过档案编研人员的加工、考证、校勘，更为科学准确，极大地方便了高职院校教职工的利用。

2．档案编研可以检验并促进高职院校档案馆（室）的基础工作

良好的基础工作是做好档案编研工作的前提，通过档案编研可以检验档案基础工作的质量，可及时发现问题，修正错误。促进档案的收集工作，丰富馆（室）藏。

3．档案编研可促进高职院校档案管理人员业务水平的提升

档案编研工作是一项具有较强专业性的研究工作，这就需要编研人员具备较全面的业务功底，同时还需学习和掌握相关学科多方面的知识。只有在实践中不断地学习与积累，提升专业素质和研究能力，才能编研出好的作品，胜任档案编研工作。

三、常见的高职院校档案编研的种类及内容

1．校史档案编研

校史档案是指高职院校成立及发展演变历程的史料记录，是高职院校在教育教学及科研活动的历史产物，记载着学院从创办到成长的所有历史过程，具有原始性和历史性的特点，为全面了解学院的基本情况提供了史实的依据。

2．文书档案编研

文书档案是指高职院校在各项工作中产生的文书经过整理立卷形成的档案，是各项教育教学及科研活动的原始记录。它全面系统地记录了高职院校从创立到发展等所有方面的情况，内容丰富、保存完整、数量多且仍在不断地产生，是极其珍贵的档案信息资源，对高职院校的发展有着不可替代的重要价值和多方面的作用，是编研工作的重点。文书档案逐年形成，按年代立卷，在档案编研内容上是有连贯性的，可以进行纵向的全过程编研，如组织沿革就是利用文书档案编辑的反映纵向组织机构演变过程的连贯性资料。

3．科研档案编研

科研档案是指高职院校在教学科研理论和实践教学生产研究等教学活动中形成的具有保存价值的真实记录。科研档案编研是以科研档案为基础信息资源，在选题与选材上都着较为专指性，编研作品有着明显的专业性特点。科研编研工作要求基础信息内容正确，数据准确，确保档案编研作品的真实可用性。

4．专题档案编研

专题档案是指高职院校在某些专业范围内形成，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，并经过专门渠道收集整理和管理的专题档案，如教学档案、会计档案、人事档案、设备档案、基建档案等。专题档案主要服务利用于各自的专业范筹，其特殊作用不是文书档案、科研档案等所能替代的。专题档案编研要依据专业工作需求来确定课题，具有明显的专业性和方向性。如设备档案汇编资料可以利用设备基本情况介绍、使用要点、故障排查等内容进行专题卡片汇编，反映该设备的使用性能及操作指南，为广大师生提供使用及维护参考数据。

四、做好高职院校档案编研工作的几点建议

1．强化对档案编研工作重要性的认识是做好档案编研的前提

强化对档案编研工作重要性的认识是做好档案编研工作的前提。档案编研工作是档案管理工作的深度开发与利用，是促进高职院校教育教学及科研活动的一种重要手段。需要得到高职院校领导在思想上的重视，并在档案编研人员的配备、经费的划拨、馆（室）设施的建设、建立优秀编研作品奖励激制等业务方面提供必要的支持，最大程度地激发档案编研人员的创作积极性。

2．强化档案管理基础工作是做好档案编研的必要条件

建立健全档案管理规章制度及奖励激制，依据档案法及相关的档案管理规定规范档案管理基础工作，利用完善的管理制度规范档案管理人员的职业操行，使档案管理基础工作做到有法可依，有章可循。强化档案管理基础工作的科学化、系统化、规范化、现代化管理。利用现代化技术手段创建档案管理一体化系统，为档案编研工作的开展奠定坚实地基础，深度开发与利用档案信息资源，编研出具有时效性、实用性并兼顾有一定的经济价值的作品，主动服务于高职院校教育教学及科研活动，全面提升高职院校的档案管理水平。

3．坚持科学性是做好档案编研的基本原则

坚持科学性，最根本的就是要坚持实事求是的科学态度。档案是高职院校教育教学及科研活动的产物，是学院整个发展过程的客观记录，它所涵盖的原始的信息资源内容是决定档案价值的客观物质基础，一经形成就不可有任意改动。档案编研要在工作中坚持实事求是的态度，要维护档案信息资源的历史真实性，忠于档案原件的原始含义，在任何情况下都不得修改档案原件内容，这是档案编研工作的基本原则。对于档案在形成、保管和利用过程中出现的各种失真、失序及不便阅读之处，档案编研人员有责任通过自己的认真研究和艰苦工作加以改进，及时纠正档案中的种种差错，准确地体现档案作者的原始意图，有效地恢复档案本来的面目。对所有差错的校对都应有史实依据，坚持严肃认真一丝不苟的求真务实精神，在档案编研工作中避免任何主观随意性。

4．依托现代化手段，力求档案编研作品多元化

充分利用现代化手段，将高职院校档案信息资源转换成电子文件，在档案编研作品中增加图片、画册、视频的编纂部分，使其在利用上更为真观与便捷。特别是针对于高职院校的创办及发展过程的基本情况介绍中，加入相应的新老学院情况的图片，进行对比说明可以使档案利用者比较迅捷地了解该院校的发展历程，提升了档案编研作品的实际利用效果。还可以将教育教学活动视频作品进行加工编辑成专集：如倍受广大师生欢迎的精品课视频、实践教学各类技能竞赛视频、体现校院文化的宣传视频等都可以使档案编研作品以不同的载体体现，即丰富了高职院校档案馆（室）藏内容，又提升了档案编研人员的业务水平。

5．利用高职院校校际之间档案联合编研手段，提升编研作品质量

高职院校校际之间档案编研人员开展联合协作，依托计算机网络实现档案信息资源共享，共同完成某些编研项目。这种校际之间的联合档案编研的最大优势在于：既可以共同使用这些档案信息资源，而且在一定程度上弥补了档案馆（室）人力、物力、财力不足以及档案编研人员某些专业知识的欠缺，从而提升了档案编研作品的质量，这种校际之间联合编研的方式对于目前正处于发展阶段的高职院校来说，无疑是起着相互促进，相互发展的良性循环的作用的。应注意的是：为了保证校际之间联合编研的顺利进行，高职院校档案馆（室）应选好选准合作伙伴，合作双方应事先就责任、义务、权利等问题进行合理协商，达成一致意见后签定协议书。

6．强化学习，提升档案编研人员的工作水平

档案编研工作是一项集知识性、专业性、文学修养等业务理论水平较强的工作，对档案编研人员的知识结构、理论水平和专业修养有着较高的要求。需要掌握大量的相关学科的知识，这就需要档案编研人员在实践工作中不断地学习积累相关学科理论，逐步拓展自己的知识领域，以达到胜任档案编研工作的要求。建议一：培养并提升档案编研人员的职业素养，要有自主学习的意识，在工作中要有细心、耐心和较强的职业责任感，要有耐于寂寞，勇于付出的精神。建议二：强化高职院校档案编研人员的业务理论培训，第学年要有固定的时间与经费安排档案编研人员进行业务理论与实践经验交流的培训，通过强化业务理论培训，提升了专业理论水平，拓展并丰富了业务知识面。在相互学习与交流中转变思想，更新理念，在专业系统地指导下不断地改进并完善自己的档案编研工作。

五、结束语

档案编研工作是高职院校深度开发与利用档案信息资源的重要手段。对于促进高职院校教育教学及科研活动的发展与提升有着极其重要的意义。档案编研工作的优与劣是检验高职院校档案基础工作的及档案编研人员业务水平的重要标志。重视档案编研工作，加强档案基础工作的科学化、系统化、规范化、现代化的管理，提升档案编研人员的业务水平，是当今高职院校档案管理工作者所要面对并引发深入思考的问题。以积极主动的服务利用方式应对新时期档案管理工作的需求，在实践中努力学习并积累多方面学科知识，胜任档案编研工作，以优质的档案编研作品直接服务于高职院校教育教学及科研活动。

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