试论企业费用报销监管问题及其措施

2013-08-15王岚

中国乡镇企业会计 2013年12期

王岚

一、企业费用报销监管存在的问题

1.报销凭据存在造假现象

企业成本费用中用于报销的费用存在一些问题。第一，报销人拿出的报销单据有假冒的现象。造成这种现象的原因有很多，有的是外部环境所致，有的因为企业内部导致。常见到的假冒手段有：公司财务账务不规范或者出现管理疏忽时进行假冒报销;报销票据签字找别人签或者模仿管理者签字;运用一个项目或者票据多次报销;造假票据、报销费用高出实际费用、报销费用不真实;报销票据没有经过领导审查或者越权报销。公司报销费用造假经常会采用一种形式或者多种形式。困此，造假现象是企业内部控制必须要杜绝的事情。

2.报销管理制度存在漏洞

就一个企业的财务管理而言，应该更具备主动性，淘汰掉之前采用的被动式管理。费用报销时不能只依靠报销人员提交的简单票据，这样当提交的票据数量和金额较多时，财务人员难免会出现信息辨别失误，从而导致财务账目与实际不相符，造成公司管理者不能有效、正确的管理各项开支，直接导致公司财务制度形同虚设。这样，很多人就极有可能钻财务管理的这个空子，与手里有实权的财务人员合伙愚弄公司，严重的导致公司出现财务风险。比较常见的例子为，企业员工对报销制度不够重视，因此对于报销票据随意索取和上交，财务人员也不加辩别的随意登记，严重影响公司正常的财务管理制度。

3.报销管理计划不够合理

报销费用一律按照标准，没有顾实际情况，用同一方式处理问题。比如有的企业在制定报销费用计划时，包括招待费、电话费、包工费、差旅费等，都是按照标准制定，没有考虑某一项费用在某一阶段的特点、与其他企业经济来往的多少、工作力度的多少等情况。这样导致企业很多指标不切合实际，造成浪费，时间久了，员工会对工作失去积极性。

费用计划不灵活，对实际情况作用不大。首先，实施费用计划后在很长时间不再调整。社会环境、经济政策一段时间就会发生改变，时间久了，计划不再满足社会的需要，也不符合现在的经济政策，已经失去了它原有的社会价值。其次，一些单位一段时间之后，也会推出新的费用计划，但是往往是为了应付差使，不是稍微改改原来的计划，就是随便找一些资料胡乱填报，没有过多考虑实际情况。再次，一些部门为了完成上级或者相关行业的检查，认为计划只是书面形式，没有实际去完成。

二、相应措施

1.加强报销过程管理

加强管理费用报销整个环节，事项形成后也要对其进行监督。财务报销需要经过很多手续，每一个部门的负责人要严格把关，这样才可以保证资金正确使用。

A、费用形成前要对费用发生事项是否合理、正确进行监督管理。第一，费用计划要依据规定来做，员工花费的原因、种类等进行分类与预知。对于一些经常发生的费用，一般的员工按照年、月制定规划，而中高层管理者最好是能够按照日制定规划。对于一些不经常发生的费用，要根据给企业带来的效益、使用效率等分出费用的级别，不一样的级别制定的费用计划也不同，企业报销部门应该对这些计划进行研究，然后制定出一份统一的计划。第二，制定计划要全面、精细，还要结合现实的情况。如果出现与现实不符，要对计划进行改善，确保计划和实际情况一致。第三，费用计划制定后应该上报给上一级部门，经过审核通过后才可以实施。最后，计划与实施情况进行公布，设置建议箱，根据职工的建议对计划进行完善。

B、监督已经报销的票据是否合法、有效，对于不合法、无效的报销票据不能给予报销。还有对于报销事项是否真实进行调查与证实，可以通过实验、分析、查询调查、查证等方法，保证所有不真实的报销事项不予以报销。

C、已经审核通过的报销费用，要进行再次检查，相关的事项有：有没有越权审查批准的、串通造假等行为。

D、检查监督出纳报销环节，确保报销费用正确、合法。这样不仅是为了确认会计核算的质量，也是为了杜绝造假、贪污等事情的发生。