浅谈科技档案工作在科技管理工作中的地位

赵美玉

（牡丹江市第一人民医院 黑龙江 牡丹江 157011）

科学技术档案（以下简称科技档案）工作就是科学地管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，并提供科技档案为各项生产建设和科学技术研究服务的一项工作，实现科技档案在科技管理工作中的有效利用。它是国家全部档案工作的一个重要组成部分。

一、科技档案工作的产生及其内容

科技档案工作，作为一种社会现象，有它自身发生、发展的客观规律，科技档案工作的专业化，是科技档案和科学技术活动发展的必然结果，是科技档案工作发展和成熟的标志。

科技档案原本不是一种独立现象，科技档案工作也不是一项独立的工作，它们都是同科学技术活动融为一体的。科学技术活动形成了科技文件材料，科技文件材料由它的形成者收存、管理和使用。随着科学技术活动的发展以及科学技术活动形成的科技文件材料的不断增加，于是就产生了以管理科技档案为内容的科技档案工作。健全的科技档案工作，应包括四方面基本内容，这就是：建立一定的科技档案工作机构；建立和健全技术文件材料的归档制度；设置集中保管科技档案的库房和设备；建立一套统一管理科技档案的制度和办法。

随着科学技术的迅猛发展，科技档案工作也随之发展变化，从目前的档案工作看，科技档案工作逐步从服务性较强的一项工作，转化为一项专业性、科技管理基础性和条件性的工作。根据科技档案工作的此种属性，科技档案工作的好坏直接关系到科学技术的发展和生产建设的速度。

二、科技档案工作是发展科技的基础工作

科技档案工作，是科技管理工作的重要组成部分，是坚持科学态度，提高科学管理水平的重要环节，科技档案来源于科技研究、生产建设，同时又为科技研究和生产建设服务。所以，做好科技档案工作对于提高科技管理水平，坚持科学态度，切实按照客观规律办事，更好地推广应用科技成果，提高生产水平，改进和交流技术，有着十分重要的意义和作用。

现代化的生产、建设，要求科学地组织管理。就一个企业而言，不仅有复杂的厂房建设、精密的机器设备，还有直接进行生产、建设、操作的人。就医院而言，如果没有精准的医疗设备档案，就无法操作和维修高精医疗设备，如果没有科学严密的操作规程，正常的检验就难以进行。

从企业扩大再生产来说，无论是加快基建速度，提高基建投产能力，还是挖潜革新、改造、提高企业管理技术，都需要有雄厚的技术储备来保证生产的继续发展。在搞新产品设计时，也必须利用科技档案作为依据和参考。因此内容丰富的科技档案和健全的科技档案管理工作，则是发展科学技术和生产建设的基础。实践证明，充分利用科技档案，就可以节省人力、物力和时间，加快生产力的发展。如，我单位在医务大楼改建工程中，为拆除旧的办公用房，档案室提供了旧的办公用房基础结构图和平面图，使拆迁工作在最短的时间内顺利完成，民众就医看病没有受到任何影响。所以，科技档案工作的建立和发展是搞好生产建设和科技研究工作，加快现代化建设速度所必须建立和加强的一项技术基础性的工作。

三、科技档案工作是科技管理的重要组成部分

科技档案是在生产、建设、科技管理过程中形成的，科技档案工作是为了管理科学技术档案而建立的一项专门业务，科技档案工作则是技术管理的重要组成部分。它通过对科技文件材料的形成、积累、归档的监督和对科技档案的管理并发挥其作用，来参与或实现科技管理工作任务。第一，科技档案工作监督科技文件材料的编制、积累和归档。科技档案同科技、生产活动、科技管理活动关系十分密切。要使一切科技、生产活动和科技管理活动有秩序有节奏地进行，必须有完整、准确的科技档案作为依据。在现代化生产建设中，企业在生产中科技档案的依据作用更为突出。例如：某企业在筹建前期的可行性研究工作中，根据原有的地质勘察资料等一系列数据与原有科技档案进行对照分析，取得了关于该企业建成数年后用水量能否保证的可靠资料，象这样的情况离开了科技档案就无法以快速、经济的方法取得可靠科学的数据。第二，科技档案工作担负着科技档案集中统一管理任务。科技档案是科技生产活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了科技、生产活动的过程和成果，记载了人们的科技思想、科技方法和科技经验。所以，对一个企业而言，如果没有相当的技术储备就不可能在生产技术上不断革新和发展。科技档案工作部门的职责，就在于通过建立归档等一系列工作制度，对科技档案实行集中统一管理，做到科技档案完整、准确、系统、安全，为国家和民族，为子孙后代积累丰富的科技文化储备。第三，科技档案工作为各项科研工作提供必要的条件。任何一项科研工作都具有一定的继承性，都需要吸取和借鉴已有的科技成果。因此，合理地组织一切技术工作，为科研、生产、建设提供必要的技术条件，是技术管理的一项重要任务。而科技档案工作部门，在这一管理职能中则起到了“先行官”的作用。科技档案工作部门应围绕科研课题提供相关的科技档案资料做依据和参考，使科技人员开阔视野，同时也可以避免科技人员的重复劳动，从而不断提高了科研工作水平。

四、搞好科技档案工作是加强科研管理的有效措施

每个企事业单位科技档案的完整、准确、系统与否是衡量其科研水平高低的尺度，而科技档案管理水平的高低，实际上是一个部门、一个单位经济管理、科研管理、技术管理水平高低的标志之一。然而在过去，一些单位没有把科技档案工作纳入科技管理之中，人为的造成了科技档案工作与科技管理工作分离，而导致了科技管理的混乱状态。而多年的实践表明：科技档案工作在促使科研管理工作条理化、科学化方面起到了积极的作用。

科技档案工作的基本任务是研究科技活动过程中科技文件材料的形成、积累、整理、鉴定、归档以及归档以后的提供利用和补充、修改等问题。这些恰恰是科技工作所必需的，也是科技管理工作的需要，所以，科技档案工作是一项基础性工作。假如某项工程完成之后不保留完整准确的档案，其后果是不堪设想的。随着我们国家社会的不断进步和现代化进程的加快，现代化生产水平不断提高，技术活动不断增加，企事业单位的管理工作越来越需要科学化、规范化，这样就更不能离开科技档案工作，这一点已被人们充分认识。因此，各企事业单位应充分重视并自觉地把科技档案工作纳入企事业单位的技术管理工作或科研管理工作之中是明智和必然的选择。