试论档案馆微博之应用

刘永红

（盐城市档案局 江苏 盐城 224002）

微博，即微博客（MicroBlog）的简称，是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取平台，用户可以通过WEB、WAP以及各种客户端组建个人社区，以140字左右的文字更新信息，并实现即时分享。[1]作为社会化媒体的新生力量，微博现已成为网络舆论生成、人际交流、信息传播的主要载体。

2009年11月，湖南省常德市桃源县政府开通了国内第一家政府微博。此后，越来越多的政府机构、官员开通微博。据人民网舆情监测室发布的《2011年新浪政务微博报告》，截至2011年11月初，通过新浪微博认证的各领域政府机构10271家，个人官员微博8833个。微博日益成为政府重要的信息发布渠道、为民服务平台和宣传工作窗口。

“信息网络化是时势所趋，档案界能否紧跟这一潮流，把握时代脉搏，决定着未来发展的成败。”网络为档案馆工作提供了全新的工作环境和工作方式，而微博则是档案馆在网络环境下全新的自我展示窗口，是档案馆把自身传统业务在时间和空间上向外延伸和扩展的新平台，对档案事业的发展有着积极意义。

一、档案馆微博的意义

（一）抢占舆论新阵地、树立档案新形象。“酒香也怕巷子深”。由于历史和现实的诸多原因，人们对档案馆的认识存在一些偏差，把档案馆视作单一的档案保存场所，甚至带有生人勿近的神秘感。事实上，现如今档案馆已成为爱国主义教育基地，档案安全保管基地，档案利用服务中心，政府信息公开中心和电子文件管理中心。在信息爆炸的互联网时代，档案馆应积极适应时代发展形势和要求，主动接触新舆论阵地，主动占领新舆论阵地。通过综合利用微博平台，发挥微博传播快、影响大、社会动员能力强等特性，向公众宣传介绍档案馆，优化档案馆形象，提高档案事业的受关注程度和影响力，消除公众的误解，拉近与公众的距离，吸引更多的人走进档案馆，认识档案、利用档案。在全社会形成一个良好的、适合档案事业发展的大环境，推动档案事业与社会发展共同进步。

（二）实现全方位的主动服务。档案不是死气沉沉的故纸堆，最终目的就是提供利用。如何开发、利用好档案资源，更好地为经济社会、人民生活服务，是摆在档案工作者面前的一大问题。目前我国的网民已近5亿，通过微博可以建立与网友之间的跟随关系，使网友与档案工作更加快捷地进行沟通交流。档案馆一方面可以通过微博实时跟进群众的最新需求，另一方面也可以将微博作为平台，向群众及时发布一些诸如查档热点、展览活动、学术交流、活动视频连接、民生档案介绍、家庭档案整理指导之类的信息，努力拓展服务“路”，做实服务“事”，健全服务“网”，切实把资源优势转化为发展优势，真正实现全方位的主动服务。

（三）汇聚民智，加强互动。微博本身是一种低成本信息交流平台，本身基本不需要技术维护和软硬件投入，却能更加友好地推动信息互动，方便专业人士和普通网民围绕档案和档案工作等话题随时在线交流，建设一座沟通信息交流的桥梁。微博营造了开放的、共享的交流氛围，网民可以转发、评论感兴趣的信息，可以通过微群一起围绕某个学科、话题展开讨论。档案学者可以借助微博分享最新学术动态、理论研究前沿，搭建理论和实践的桥梁，把握实践中的新情况和新动向，寻求学术灵感，解决档案理论和实践接轨难的问题。档案馆工作人员之间可以就档案工作共同关心的问题进行探讨、交流工作经验、互解工作难题。档案馆工作人员对外可以开展咨询服务，参谋编篡选题，了解网友需求，既节约了成本，又提高了效率。

二、我国档案馆微博的现状

数量偏少。以目前使用人数最多的新浪微博、腾迅微博来看，经过官方认证的档案馆微博的数量偏少（以下提到的用户均指官方认证用户）。以关键字“档案馆”来搜索：新浪微博共有36个用户，其中仅8个用户是现实中的档案馆，包括4个高校档案馆、2个普通档案馆、2个专业档案馆；腾迅微博共有1个用户，而且是湖北宜昌城建档案馆副馆长孟炜炜个人微博。考虑到“局馆一家”的现实情况，以关键字“档案”来搜索：新浪微博共有43个用户，其中18个与现实中的档案相关，包括档案期刊杂志、高校档案馆、普通档案馆和专业档案馆；腾迅微博共有44个用户，其中16个与档案相关。由此可见，在政务微博如火如荼发展的今天，与其他政务微博如公安、交通相比，档案馆微博的发展比较缓慢、规模小，数量少。

内容贫瘠。有些档案馆微博开通后基本没有更新，如“北京科技大学档案馆”，自2011年7月5日开通以来，仅发布了10条微博。有些档案馆微博内容多为转发其他政务微博发布的信息，缺乏原创信息，如“银川档案”，共发布154条微博，其中原创微博仅18条。有些内容比较枯燥，大多为某月某日在某某地召开某某会议，以文字信息为主，图片、视频信息比较少，形式单一，乏人问津。

缺乏互动。有些档案馆微博的信息发布数和转发量、评论量之间的比例不合理，很多时候发布一条信息连一个评论都没有。有些偏重自说自话，没有关注同行和其他政务微博。

三、档案馆微博的应用

（一）明确定位设定目标。档案馆微博作为政务微博，与一般的企业微博和个人微博不同，除了发布权威信息，拉近与公众的距离外，更重要的是通过微博打造档案工作网络平台，提高办事效率。档案馆微博要明确自身机构属性，调查了解网友特征，设定预期目标。档案馆具有文化存储和文明记忆功能、同时还具有社会教育、文化传播和休闲功能。档案馆的职责决定了档案馆微博必须坚持立足馆藏资源，向社会提供公共服务。因此，“服务性”是档案馆微博的重要特征和努力方向。

（二）建立机制组建团队。在建立档案馆微博之前，必须要确立微博管理规则，做好维护人员的培训。主要培训以下内容：微博专业培训，包括社会化媒体知识、内容写作、话题写作、微博传播知识等；客服互动培训，包括客户服务、舆情监测、互动评论、传播营销等；档案业务培训，包括法律法规、政策措施、馆藏活动、行业热点等。通过培训，组建一支专业运营团队，这支团队需具备以下基本素质：较高的政治敏感性和责任感、扎实的档案工作理论基础、较好的舆情应对分析和文字驾驭能力、较好的沟通协调能力、亲和力和适度的幽默感。

建立微博应用的管理机制，规范微博内容。尽管各个档案馆微博公布的内容侧重点不一致，但对网友提问的最短回复时限、信息更新的最短频率、对错误信息、过期信息及其他造诽谤等不良评论信息及时删除等“规定动作”是可以统一的。这样可以规范档案馆微博信息发布行为，提高可信度和权威性，利于档案馆微博长期保持生命力。

（三）精心“经营”保障内容。在微博内容上，要划分模块、优化界面、添加标签、设置话题、增加链接内容架构，做到一目了然，条理清晰，便于网友查找浏览。在内容保障上可以包括以下几个方面：政务公开类，包括法律法规、办事流程等；档案编研精品展示，由于字数限制，可以仅简要介绍，将内容链接附后；活动推荐，如各种展览、进社区等，可以配合有奖转发、送券等增加人气；业务指导，如家庭档案整理，民生档案查询指南等；线上活动，如“晒晒我家的老物件”“、历史上的今天”等；与其他政府部门的微博互动、转发、评论等。信息更新要日常化，内容为王，原创为主。保持原创，坚持权威性、故事性、趣味性、人文性，增加关注度；适度转发，做到高质量、有理由、有节制、重公益，保持热度；温情互动，加强与记者互动、与专家互动、与公众互动，产生粘度。

微博的信息量巨大，日常更新速度快，为“锁”住网友的注意力，档案馆微博必须坚持日常更新。建议通过建立文字信息库、图片库、视频库，保证微博日常信息发布的供给从而吸引有兴趣的网友长期跟踪档案馆微博，建立起长久稳定的合作交流关系。

（四）构建矩阵形成合力。“一花独放不是春，百花齐放春满园。”为扩大档案事业的覆盖范围，让档案馆微博真正成为综合性的档案信息平台，可以有选择性地关注同行、同地区兄弟馆局、下属单位、上级馆局，形成自上而下的档案馆微博网络。关注档案期刊杂志和档案学科领域专家，加强学术交流和碰撞，激发学术灵感。加强馆际、横向、纵向乃至跨界的交流合作，全面融入政务微博大家庭，为提高政府办事效率，公开透明办实事贡献兰台人的力量。

四、档案馆微博需注意的问题

（一）立足档案工作本身。微博热方兴未艾，档案馆开通微博有诸多好处，但形式为中心工作服务。档案馆开通微博的终极意义在于档案馆自身的建设与发展，在于为社会公众提供更好的服务。如果档案馆博营销心理过重，纵然活动再精彩纷呈、语言再诙谐幽默、“粉丝”数量再庞大，脱离了档案馆实际工作本身，就成了虚假的繁荣。好像一口大锅，远看热气蒸腾，实际上锅里什么都没煮，到最后势必会水干锅毁。因此档案馆微博始终要立足档案工作本身，牢记档案工作者的职责和开通微博的目标，脚踏实地，摈弃浮躁冒进，贪多求快的心理。各级主管部门在制订相关考核标准时，应结合各地实际情况和微博实际内容，综合考虑，谨慎行事。

（二）“把鸡蛋放在合适的篮子里”。目前国内的微博平台主要有两种，一是门户网站的微博频道，如新浪微博、搜狐微博、腾讯微博、网易微博、人民微博等；另一种是专门性的微博网站，如follow5、大围脖、随心等。这些微博平台各有特色和用户群。档案馆微博要想获得广泛而有针对性的宣传效果，就必须考察宣传对象的类型和使用习惯，选择适当的微博平台。

（三）与其它宣传途径有机结合。由于受信息内容140字限制，微博无法实现复杂、高深信息的传达，而且信息更新快，先前发布的信息很容易被淹没在更新的信息下，造成信息“沉底”现象，失去应有的关注度。因此要通过微博的一些应用，如关联博客、浏览器插件、分享按钮等，将档案馆微博与档案网站、档案博客、档案学术电子期刊连接起来，形成一个全方位的档案信息沟通传播网络，网友可以从微博方便快捷地连接到相关网页，浏览更多的档案信息。同时，应注意与传统宣传途径如报刊杂志、电视媒体的无缝拼接，及时在微博上发布相关活动情况、报道内容，通过插入网址链接、图片、视频、音频，全程跟踪报道，实时滚动更新等形式，形成宣传联动效应，构建档案宣传集群，使各种宣传途径各司其职、扬长避短、协调发挥功能。最大限度地扩大宣传范围，加强宣传效果，吸引更多的网友关注档案，进而更深入地了解、参与档案工作。

（四）微博传播的不稳定性和高风险性。微博的便捷性和新颖性带来了诸多好处，但其快速的扩散性能也给信息的安全使用带来了挑战，如何把握其传播特性并制定使用策略是档案馆应用微博进行档案宣传时需要重点准备的事项。微博传播信息十分快速，一些不实的信息会以惊人的速度传播开去，需要第一时间反应，妥善合理处置。此外，传统档案宣传技巧更多的是以信息传播者的方式来传播，转换到微博平台后，这种单向的、宣教的惯性传播方式很容易激发网友的逆反心理，宣传工作收不到应有的效果。微博是草根聚集、微言大义的平台“，说官话、打官腔”不受欢迎，甚至会引来网友的反感。在发布微博信息时，语言文风既要实事求是，又要有亲和力，尽量使用口头语和网络热门词汇，拉近与网友的距离，必要时甚至可以采用一些具有强烈感情色彩的词汇，改变一成不变、生硬的官话风格，塑造档案馆亲切友好、权威可信的新形象。

国内档案馆对微博的应用尚处于起步阶段，只要认识到利用微博进行宣传的先进性，针对各自的实际情况和宣传需求，充分利用微博平台，不断积累经验，推动档案事业又好又快地发展。

[1]刘恒等著.政府信息公开制度[M].北京：中国社会科学出版社，2004.

[2]【美】休·休伊特著，杨竹山、潘浩译：信息革命最前沿的定位]M].北京：中国铁道出版社，2006.

[3]魏楠.浅析党政机构和官员“微博热”[J].理论导刊.2011（8）.

[4]马少锋.档案利用需求心理研究[D]，2005-06-09.

[5]王妙娅.国内图书馆微博应用现状及建议[J].图书馆学研究.2010（12）.

[6]武琳,谢晓静.国内外档案博客的发展与影响分析[J]北京档案.2008(12).