浅仪办公自动化对档案工作的影响

刘浩岩

（黑龙江省八五四农场 黑龙江 虎林 158403）

21世纪，随着计算机技术的日益发展，社会各个领域在办公自动化的环境下，已经形成了大量的电子文档。如何管理好、利用好电子文档，如何让其发挥网络优势，开发信息资源，提高工作效率，这些都有着非常重要的现实意义。我国国家档案局2002年发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”这种通过计算机信息系统的统一管理组成电子文档系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复利用，并且可以迅速完成各领域内部管理信息的传递和交流。

一、办公自动化对档案的影响

（一）档案电子文档信息载体的原始性。纸质文件的内容和载体不容易分开，如复制能立刻辨别出原件和复制件。电子文档可以无限制地复制，原件和复印件几乎没有区别。因此，如果管理不规范，电子文件的原始性很难鉴定。

（二）档案电子文档信息内容的易改性。修改纸质文件很不方便，修改后会留下痕迹。电子文档的修改非常简便快捷，而且不会留痕迹。这也给鉴定档案的原始性增加了难度。

（三）档案电子文档载体多样化。由于各社会领域都在广泛使用计算机技术，所以产生了大量的电子文件，其中相当一部分为了完成现行有效且对工作具有查考价值和凭证作用的文件便转化成电子文档。随着计算机技术及光学技术的不断发展，机读档案近年来也急剧增加，已在归档材料中占了较大的份额。

（四）档案电子文档形成速度快。在计算机上起草文件，从拟稿、审稿、签发、打印、校核、发文到最后立卷归档，不但速度大大提高，而且减少了抄写和档案部门重新整理等中间环节。

（五）档案电子文档产生的背景及相关信息的不完整性。纸质文件在办理过程中，有主管领导批示、签字、核稿、呈批、签发等诸多环节，它们一旦形成会自然依附于纸质文件，以便于文件的利用。电子文件的背景信息不会自然依附，如不注意收集就会丢失，失去原有的利用价值。

（六）档案电子文档对信息技术具有依赖性。电子文档的阅读和处理必须通过计算机才能进行。如果离开计算机技术，电子文档会因无法阅读而完全失去利用的价值。

二、办公自动化为档案管理工作提出更高的要求

（一）对档案工作的规范化、标准化要求更高。办公自动化的运用，要求档案工作必须做到规范化、标准化。只有规范化的档案信息才能用计算机处理，才能在公共网络上进行交流和共享。因此，档案管理的各项基础工作必须实行标准化、科学化。我国就有关电子文档的《规范》提出了4条措施：①建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；②设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；③对电子文件采用防错漏和防调换的标记；④对电子印章、数字签署、数字加密等采取防止非法使用的措施。

（二）实现文件与档案管理一体化

在实现文件与档案管理一体化办公自动化中，文件处理与档案管理直观地表现为一个连续的过程.如请示、报告、外来公文，这些都需要办公室处理。当办公室接到公文后，不但要在电子计算机上对其特征进行著录，还要对文件内容和主题进行分析，确定内容特征标识，完成标引过程，这就是文档一体。随时办理随时归档的电子档案管理模式比往年第二立卷归档的做法大大减轻了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量，提高了档案信息的查全率和查推率。可见，办公自动化为文件和档案管理一体化提供了客观条件。

（三）利用与保密的关系复杂化。办公自动化形成的特殊载体的档案在利用上同纸质档案有所不同。这就要求我们在机读档案的利用工作中必须严格遵守有关的管理制度和办法。否则，失密、泄密将在所难免。为了防止有些档案信息被修改和泄密，应按电子档案的内容性质限定阅读范围。

对档案保管条件要求更高，办公自动化形成的特殊载体档案是高科技条件的产物，它对管理和保管环境有很高的要求：库房除具备一般库房所应具备的防潮、防盗、防火条件外。对防磁和温度的要求也比较高。同时归档电子文件的保管除符合纸质档案的所有要求外，还应符合下列条件：①归档载体应作仿写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；②单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。③存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（四）对管理人员的素质要求更高。办公自动化后，档案管理人员要不断提高自身素质，提高科学文化知识水平，这样才能更好地做好档案管理工作。档案管理人员面对办公自动化的挑战，不仅要加强对档案管理技术和计算机科学技术的学习，还应尽快改变自己的知识结构，努力学习新知识，掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能、使用方法、提高管理水平和业务能力，以适应现代管理工作和科学技术发展的需要。

参开文献：

[1]刘嘉嘉河北省电力公司文档办公自动化系统[J]；办公自动化；2003年12期.

[2]肖洪隽鲁布革电厂办公自动化系统[J]；云南电力技术；2006年05期.