浅谈事业单位人事档案管理存在的问题与对策

蔡玲玲

（哈尔滨市儿童福利院 黑龙江 哈尔滨 15000）

事业单位人事档案管理需要加强做好人事档案查阅登记工作,反映员工的业务水平、工作表现、个人经历、违法记录等方面的材料,是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料，以个人姓名为特征组成的专卷或专册，具有现实性、动态性、真实性、机密性的特点，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得更为重要。

一、事业单位人事档案现状

（一）档案意识淡薄。档案意识是人们对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识程度。目前人们对人事档案意识在整体上是淡薄的。主要表现在：不关心不支持人事档案工作，不闻不问；不注意积累与保护档案，填写表格时随心所欲，材料中的数据不尽一致，甚至弄虚做假，年龄越填越小，工龄与党龄越填越早，学历越填越高；有些单位的领导不重视人事档案工作，视为可有可无，不能摆在应有位置上，人员不按规定配备，工作人员不能正确对待人事档案，材料不及时归档，也不够理解和支持人事档案工作。

（二）管理力量薄弱。人事档案管理是一项头绪多、琐碎繁杂且连续性极强的工作，没有一定的人力投入，就不能保证档案管理的质量。事业单位受科技体制改革的影响，人员编制大大缩减，管理部门的人员更是大幅度精简。同时，人员竞聘上岗，原有的人事档案管理人员的岗位变动，人员的流动性增强，管档人员调换也相对频繁，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（三）归档材料不全。目前，有的事业单位考核鉴定材料不全，有的几乎空白且无法考证，这就严重影响每年薪级工资晋升。有的“学历”材料残缺不全，录取通知书、成绩单、毕业生登记表、报到证不全，人事部门只得参照毕业证书及学籍档案进行核实，确认学制，为此花费大量的时间和精力。有的干部任免、聘用材料不全，工作岗位的确认基本上只能按约定俗成进行，而如此则又违背了此次工资分配制度“一岗一薪、岗变薪变”的原则。

（四）档案信息内容不符。几乎所有进入人事档案的材料都有“组织鉴定”或“单位意见”一栏，但绝大部门材料都没有设置“所填内容是否真实”这一栏；此外，填写“组织鉴定”或“单位意见”时，也没有要求对“所填内容是否真实”做出判断，填写表格时随心所欲，材料中的数据不仅一致，甚至弄虚作假，年龄越填越小，工龄与党龄越填越早，学历越填越高，在实践中，当人事档案记述内容模棱两可时，其真实性在很大程度上只能凭人事管理人员的主观判断以及工作经验而定，由此所带来很多消极后果。

（五）人档分离。随着国家改革开放的深人，在一些学历较高的员工中存在着出国热“、跳槽”热的现象。有两方面原因造成员工离开本单位后的人档分离。一是劳动合同末到期就辞职的员工，离开单位时，需要交纳“劳动合同违约金”。有些人为躲避交纳此违约金，于是弃档一走了之。其二，有人认为出国了，一切从头开始，用不着人事档案了，所以忽视了保留其履历的重要性，造成了“无头档案”的形成。这两种情况在科研单位比较普遍，同时也给我们人事档案管理工作带来一定的困难。

（六）人事档案利用工作水平较低。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是签别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部档案人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

二、事业单位人事档案管理的对策

（一）提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）加强宣传，增强档案意识。首先学习宣传贯彻《档案法》，提高全员档案意识。员工是档案的直接形成者，是保证档案完整的基础。要加强宣传工作，提高大家对档案重要性的认识，为了单位，也是为了自己，动员和争取更多人关心、支持档案工作。尤其我们档案工作人员，要密切注意单位的人事变动情况。需要经常与人力资源部门和党委保持联系，用眼观察，用耳了解，洞察单位中人员进出情况。耐心做准备离职员工的思想工作，向其讲明档案对于一个人前途发展的重要性.把档案工作落实好，避免人档分离现象的出现，确保档案信息合法、真实、准确、及时、完整，维护档案的严肃性、科学性和完整性。

（三）端正思想，爱岗敬业。档案工作是枯燥的，有时容易产生得过且过的懒惰思想。从表面上看，一卷一卷的档案整齐有序地排放在文件柜，它不会言语。你不去管它，短时间也出不了什么乱子，可细想起来那都是一个个鲜活生命书写的历史。我们档案工作人员应该在管理中做到从心里尊重它，才能做好并且热爱这项工作。因此，要做好档案工作，要求我们必须端正思想，明确服务宗旨，树立干一行，爱一行的良好职业荣誉感和责任感，以高度的事业心做好本职工作。不能因为我们的责任心没到而使职工的档案有缺损而没能及时补正。同时档案人员也要具备良好的职业道德和乐于奉献的精神，甘当默默无闻的奉献者，特别是要有严谨的科学态度和吃苦耐劳的精神。

（四）精通业务，搞好服务。档案工作是一项专业性较强的工作，要求档案人员必须具备必要的专业知识和专业技能。尤其是要求我们在工作中具有较强的条理性。只有熟悉业务，才能在繁杂的工作中做到条理分明。学无止境。在实践工作中不断地学习，认真钻研业务技能，精通现代科学技术，是我们档案工作者永恒的主题。只有不断地学习，才能适应档案工作发展的需要。

（五）遵守职责，保守秘密。保守国家机密是每个公民的义务，更是档案管理人员的神圣职责。严格遵守《人事档案管理制度》的规定和人事工作纪律，不能私自向外界提供或泄露档案的信息，严格遵循查看、借阅档案的批准程序，要顶住人情面子和金钱诱惑，坚持原则，减少泄密隐患。

（六）用技术手段，管理档案。目前的人事档案管理方法，局限于“看摊式”的管理。重管理、轻服务，方法繁琐，管理水平不高。改革传统的管理方式，要求管理设备现代化、管理水平不高。改革传统的管理方式，要求管理设备现代化、管理手段现代化及管理人员的现代化，即档案工作人员采用现代化思维，以计算机为主要工具，充分运用数据库和各种办公软件，实现编目、检索、统计等各项工作的自动化和现代化，恢复档案的原始面貌，简化整理工序，代替手工操作。通过网络、电子档案完全不受地域的限制，完全可以实行人事档案资源的全社会共享，做到人才流动到哪里，档案信息就跟到哪里，始终保持流动人员人事档案内容的鲜活性，不断提升人事档案的使用价值。

总之，我们档案工作者无不感到重任在肩。抓住机遇，提高我们自身专业素质，提高档案工作水平，充发挥档案工作的作用、价值，适应新时期我国现代化建设的需要，是我们档案工作者共同的努力方向。我们要依靠科技进步发展档案事业，共同开创档案工作的美好未来。

参考文件：

[1]李泓;规范人事档案代理服务人事制度改革[N];中国档案报;2007年.

[2]陈炳亮;人事档案管理研究[D];苏州大学;2003年.

[3]路春晖;;事业单位人事档案管理工作的思考[J];黑龙江档案;2010年06期.