刍议从结构的角度透析电子档案

文/金雷

随着计算机应用水平的不断提高和发展，信息化进程的不断加快，电子档案的内容和类型也变得更加丰富。电子档案的出现不仅大大提高了各企事业单位的管理水平，也有效地促进了信息的传递和共享。在这个知识爆炸的时代，也给电子文档的管理和应用提出了新的要求，我们需要对电子档案进行深入地研究，才能实现对其价值的高效开发和利用。其中，电子档案结构已经成为当前热门的研究话题，通过对其结构进行重新地了解和认识，使其能够更加高效地服务于人们的生活和工作。

一、电子文件和电子档案对比

对于电子文件，目前还没有十分统一和标准的定义。电子文件通常是指借助一些数字设备而形成的、通过计算机等数字设备可以实现对其的阅读、处理以及网络传输的相关文件，其数码存储形式包括磁带、磁盘、光盘等。由于电子文件的信息是以二进制数字代码进行记录和表示的，所以也称作数字文件，其种类包括文本、图形、图像、声音、影像、数据等。电子档案是指借助计算机、磁盘等设备实现存储的一种和纸质档案相对应的电子图像文件的集合。电子档案通常利用磁带和光盘来进行归档，具有非人工识读性、存储高密度性、系统依赖性等特征，其种类主要包括文本、命令、图像、数据四类。因此电子档案和电子文件之间存在密切的联系。但是电子档案往往是通过专门的部门进行接收、征集和管理的， 另外，电子档案对背景信息还具有较强的依赖性，在物理和逻辑结构上也较为复杂。

二、关于电子档案的结构探究

（一）关于电子档案的实体结构探究。电子档案的实体结构构成内容主要包括档案信息、信息符号和符号载体等。

1.档案信息。档案信息指的是通过电子计算机的光盘或者硬盘等将相关的标志、代码进行记录以及显示，用来进行传递、发送等一系列信息。其特点是具备多媒体继承性，这也就进一步提升了其结构的复杂性，其主要构成要素包括元数据和背景信息两项，前者是指构成电子文件相关数据的一系列信息，具体可分字体信息、字形信息、逻辑信息、物理信息以及格式信息等。元数据一旦遭到损毁或丢失就可能使原有的数据形态遭到破坏，严重时可能会使整个文件不能读取；后者指在电子文件的生成以及运作中所生成的一些与人员、机构等有关的信息。其背景信息通常与内容独立存储，这就会导致当背景信息出现损毁或者丢失时，文件信息的作用、价值等受到直接影响，这一点同纸质文件有着本质的区别。

2.信息符号。这里所说的符号主要是指在电子档案的记录、现实等过程中所出现的相关标识、代号等，具体包括语言、声音、文字、图片、表格等。电子档案的信息符号是信息运动的关键元素，是构成电子档案的重要组成内容，这些符号直接决定了电子档案的产生以及形成，因此有着重要的价值和意义。

3.符号载体。符号载体指的是承载这些信息符号以及信息的相关实体。将声音、文字、图片等信息符号附在这些载体上才能够顺利地实现对电子档案信息的保存、记录、传递等。载体的具体属性分为形状、数量、质地等实体物质所包含的一系列属性。电子档案同样需要借助一些信息符号的载体来实现对信息的保存、记录以及显示等，并且还需要一定的物理空间，所以电子档案也属于实物档案，其载体主要包括光盘、硬板等，在其构成上可以分为实体排列和同其他文件的历史联系两个方面。所以，电子档案信息、电子档案信息符号、电子档案信息符号载体处于同一层次，其中载体为信息的具体承载物，通过它可以实现信息的高效传递和共享，而信息符号是构成电子档案的基本和主要要素，其中，档案信息是体现电子档案价值的关键所在，因此它们共同组合在一起相辅相成，缺一不可。

（二）关于电子档案的逻辑结构探究。电子档案的存储往往是存在一定的规律和联系的，它们都具备一定的结构，因此我们可以将其看成是一个专门的信息处理系统。当前电子档案的逻辑理论又有了新的改革发展，由原来的三要素转变为两要素，具体探究如下：

1.内容信息。电子档案的内容信息主要是指被传播者或者使用者接受了的相关信息，对这些信息进一步压缩能够得到一个知识单元，这是其逻辑结构的核心内容之一，这些知识单元都具备独特的性质和特点，它们所携带的信息也是非常有价值的，同时也是我们生成电子档案的主要目的。如果能够顺利地生成知识单元，电子档案的法律凭证或者身份问题也就会迎刃而解，所以，生成知识单元是逻辑结构的关键。

2.历史联系。历史联系实质上是指电子档案的各个知识单元的联系，这些联系大都是独立的、不完全的，历史联系直接关系着电子档案能否顺利生成。电子档案的生成不仅需要通过知识单元来提供电子档案信息的价值，同时也需要借助历史联系来将各个知识单元系统地组织在一起，从而构成一个完整合理的档案体系，这也决定了电子档案的内部逻辑结构事实上就是：通过各个知识单元之间存在的一系列历史联系，使得各个知识单元能够相互支持，形成一个逻辑体系。其逻辑结构的主要特性是多样性，即知识单元可以通过不同的排列来呈现历史。

3.内容信息和历史联系间的关系。如果想顺利地实现对历史的再次重演，只借助一种排列结构是无法实现的。随着计算机技术、信息技术应用的不断深入，我们可以通过对电子档案进行虚拟整理实现对电子档案的多种排列进而达到重现历史的目的。这种虚拟整理的原理是利用各种相关的整理原则来对电子档案进行整理，虽然档案的内容不变，但是通过不同整理原则进行排列后会发生位置的改变，位置发生改变后进而会使各个知识单元之间的联系发生变化，从而顺利地实现对历史的重演。系统结构和功能之间是共同促进、共同支持的，而只有通过系统结构我们才能够全面了解和掌握系统的整体功能，所以要想对系统的功能进行全面地了解，必须要借助系统的具体结构。电子档案在逻辑结构的表现类型十分丰富，既可以通过一定的层次划分或者等级划分来形成相应的逻辑结构，也可以以平行的形式构成一种逻辑结构。因此，通过其他的逻辑结构依然能够实现其功能，这充分体现了电子档案相对于纸质档案的优越性，有效地提高了人们的工作效率和质量，并且不会因为实体的具体排列形式而受到影响。通过对电子档案的结构进行分析和研究可以看出，电子档案正是通过其结构来实现对历史的记录，其结构对于电子档案的形成和应用有着重要的价值和意义。电子档案不仅为人们提供了所需的知识，同时人们还可以借助其结构更加深入地了解不同档案之间的关系，帮助人们实现对知识更加全面系统地了解和掌握。

三、总结

总而言之，我们只有将电子档案的实体同其价值密切地联系在一起进行利用，才能够获得更为系统完整、科学合理的知识。对电子档案的实体结构和逻辑结构进行研究不仅可以帮助人们更加深入地认识了解电子档案，提高信息检索的有效性和速率，同时还能够有效地方便人们的工作和生活，提高企事业单位的管理水平，另外对电子档案的深入发展和应用也起到了重要的促进作用。

[1]石俊萍，李必云.基于用户自定义结构的电子档案管理系统设计与实现.《计算机与现代化》.2010年2期

[2]袁伟钊，桑军.基于J2EE的车辆电子档案管理系统的开发与实现.《软件导刊》.2010年2期

[3]高艳霞，张慎武.电子档案的非结构化存储方案浅议.《兰台世界》.2012年2期

[4]刘阳，刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理.《商业经济》.2011年8期

[5]王儒琳.洽谈做好电子档案管理的措施.《中国科技纵横》.2011年20期