文档一体化理论与实践研究

文/杨坤

文档一体化理论与实践研究

文/杨坤

现代科学技术的普及与发展，文档管理工作实现一体化的建设与发展，已经成为当今文档管理工作者所要面临的重要问题与任务之一，实现文档管理工作的一体化，可以在很大程度上保证更高的工作效率和工作质量。

文档一体化；理论；实践

文档一体化是指将日常的文档管理工作，置于电子信息技术的环境之下，进行信息技术的管理。文件与档案管理是前后衔接与相互影响的，二者是不可分割的一个整体，因而只有将二者结合起来，才能够真正地实现文件管理工作的有序化和高效化。

一、实现文档一体化的理论依据

（一）前端控制思想模式。前端控制思想，是最初由法国的档案学者诺加雷所提出的：档案管理工作者要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时间，必要时，重新思考文件生命运动的周期本身。

前端控制就是针对文件在生命周期的各个阶段的管理要求，将这些要求放入到文件设计阶段，确定管理好文件的先决条件是功能合理的文件管理模式；在文件维护和形成阶段，进行必要的监督和管理，以使得电子文件能够按照事先设定的程序和格式，进行自动文本的生成，以确保文件的背景、内容、结构的一体化和完整性；改变过去的档案与文件管理工作分阶段、分流程的管理思想，从而对于文件的整个生命周期进行全程管理和控制；强调档案与文件工作的协调、统一规划性，以充分地发挥文件的总体及各个部分的最大功能性。[1]

（二）文件的生命周期理论。文件的生命周期理论源于欧美的生命周期理论，被认为是现代档案管理成熟的标志。它所对应的理论依据是文件价值形态的变化规律，所包含的基本内容是：文件从形成、保管到最终的销毁，是一个动态的过程，是一个完整的生命运动周期，具有连续性和完整性；文件在生命运动过程中，依据其所处的不同阶段，表现出不同的价值形态；不同阶段的文件，其所具有的不同的管理方式、保存场所、服务对象，其间存在着种种内在的对应关系。

国内著名文档管理研究专家陈兆祦，将文档的管理工作，划分为四个阶段，将文档的生命运动过程划分为永久保存阶段、暂时保存阶段、现实使用阶段、制作阶段等，这种划分方式是比较贴近我国现实情况的。文件的生命周期理论较为强调文件自始至终的连续性、动态性、完整性。当前，我国的档案管理工作通过进行归档口的设定，将文件的第一、二阶段，作为文件，第三、四阶段才作为档案，而非采用统一的方式和标准，进行统一化的管理，导致文档的不同阶段都是相对独立的，因而形成了文档分离的不正常现象。想要解决这一问题，就必须采用统一性的档案管理标准，实现档案管理工作的一体化，重新缝合以往被人为划分、割裂开的文档管理的二、三阶段，形成统一化的档案管理模式。这种杂糅实现了档案管理工作的高效化与统一性，较为符合文件运动的特点。

二、文档一体化的实践研究

（一）文档一体化的切入点。文档一体化的管理工作，最早是针对于传统的手工操作的档案、文件管理的工作而提出的。档案管理与文件管理，是文件管理生命周期的两个重要的阶段与过程，它们通过归档口实现链接。在文件管理与档案管理两个阶段中，两者是相互脱节的，是两个不同的管理流程与阶段，因而，在一定程度上导致了档案管理与文件管理的工作质量和效率并不太高。在具体的操作过程中，文档管理一体化的最佳切入点，是归档。归档既是将电子档案纳入到档案管理范围的最佳途径，同时也是实现完善电子档案政务环境、实现电子档案管理流程重组的重要手段。在电子环境之下，应该以归档为切入点，实现对于文件的前端的控制和监督，进而形成文件、档案管理工作的一体化。

文档一体化的切入点，要以归档为主要的工作参考依据；在进行归档的过程中，各文档管理单位可以结合台湾国立大学的电子档案管理方式，通过汇编不同时期的优秀出版资料，给人们提供可以查阅的各种文理学资料库，开创了档案文化的新意象；这一归档的过程，是建立在对于既往知识经典的整合与分析的基础之上形成的。

（二）文档一体化的前期准备。文档一体化的前期准备，主要是指从法律的法规、制度标准方面，进行文档管理工作的方式、方法、程序、步骤方面的改革与规划，从而形成一套完整的文档管理工作体制；积极采用成熟的文档管理硬件设备及软件设备，使得文档的管理工作更加方便化、快捷化；在文档管理工作中，必须积极加入电子化的文档管理形式，使得文档管理工作能够较早地介入到电子化的管理终端中；在电子文档的网络化管理研究方面，必须深入研究文件档案管理工作的一体化，从而做好非纸质载体的文档管理工作。

文档一体化的前期准备工作，可以拟定文档管理章程，出台并贯彻实施 《文档管理纲要及工作细则》，以切实保障文档管理工作的有章可循，有据可依；实现文档管理的电子化与技术化，相关的文档管理工作机构，可以参考江苏省南京大学图书馆的电子文档管理模式，采用电子阅览室和自动用户服务终端网络信息体系，实现文档管理工作的电子信息化。

[1]李春雷．试论文档一体化管理的理论依据及其实现 ［J］．云南档案， 2008.

[2]孙境．浅谈文档一体化管理的理论基础与实践 ［J］．科教文汇， 2007.

（作者单位：山东烟台海军航空工程学院）