信息时代下档案管理工作的创新

文/张记英

一、信息时代下的档案管理

信息时代下，档案管理要求将现代的信息技术应用在工作中，这就脱离了实体的保管，走向现代化的档案管理。信息时代下的档案管理要求遵循相关的法律法规以及相关的政策；新型的档案大多是以电子档和电子文件的形式来保存的，与传统纸质档案相比，具有节约资源、减少成本、易于保存等优势；信息时代下的档案管理实现了网络化和数字化，能大大地提高工作效率，同时保存的信息也更加准确。

从医院角度来说，信息时代下的档案管理，可以让领导更加快速准确地查找信息，以便做出正确决策，这样就有利于提高医疗技术和经济效益，促进医院大力发展，为更多的病人提供更优质的服务；档案管理信息化可以对医院的医疗设备进行使用性能的分析，保证其使用效果，维修等不受影响，从而降低损失；档案信息化可以更加快捷方便将医学研究成功进行推广和应用，促进各种科研活动的开展；档案信息化可以使医院的各种决策系统化、科学化，通过多年档案信息的收集和汇总，进行科学有效地分析，形成决策的正确分析依据，更好地为医院各项工作服务，使其高效有序地运行；信息时代下的医学档案管理，还可以帮助医疗质量和技术的提高，成为开展新业务、新技术、新科研的依据。

二、医院档案管理的现状

大部分医院对档案管理的重要性没有一个深刻的认识，因此对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的标准，也没有制定统一的档案管理制度，各医院都在按照自己的想法进行实践，这样难免会有遗漏和疏忽，使许多本应该纳入档案管理的内容没有纳入，造成内容遗失，残缺不全等状况；医院的领导对档案管理的认识比较淡薄，仅注重经济利益，忽视长远，忽略了医院发展的连续性，从而造成历史资料的不完整，致使档案信息资源不健全；在医院的档案管理中，档案管理人员业务水平不高，医院只重视医疗技术人员素质的提高，而忽略了档案管理人员的素质，并没有对其进行定期的培训以提高其业务水平和素质，致使大多的档案管理人员跟不上形势的大发展，此外，还有相当多的档案管理人员学历不高，技术偏低，有些甚至是半路出家，这些都会影响档案的严谨性与健全性；由于医院行业比较特殊，医院的各种档案并没有集中在一个地方，比如大部分基层医院综合档案室只管理文书档案、科技档案、会计档案等，而x线胶片档案等则分属在各个科室进行分散管理，这种情况下，档案信息不能有效地集中，就不利于档案的完整和安全；随着社会的发展，医院的规模正在不断地扩大，医院档案的种类和数量正在不断地增加，但医院的档案库房和相关的档案管理设施却没能及时地更新，所以大部分的医院存在档案设备陈旧、管理技术落后等问题，这就必然会制约档案管理工作的发展。

三、信息时代下对医院档案管理工作者的要求

档案管理工作者首先要具备高度的责任心，这在任何一个职业都适用，要爱岗敬业，忠于职守，对工作积极思考，及时发现问题，偶尔要能提出创新性的建议；在档案管理工作中，很重要的一点就是要有精益求精和负责认真的职业素质，因为档案管理是一项细致严谨的工作内容；档案管理工作者要具有创新思维能力，不能墨守成规，要能独立思考，因为只有这样，才能突破传统的束缚，对问题提出更好的建议；档案管理工作者还要具备丰富的知识，明确档案管理的发展趋势，了解社会对档案信息的需要，能够快速准确地对档案的获取和管理进行分析。

四、如何实现医院档案管理工作的创新

（一）档案管理工作模式的创新。医院档案直接影响医院本身的形象和荣誉，档案的内容影响档案的利用效果，档案的正确性以及完整性关系着医院未来的发展方向，所以，医院的领导者要改变固有观念，重视档案管理工作，医院的档案管理也不要各自为政，应该设立专门的档案机构，将各部门的档案进行集中管理，同时配备有专业业务素质的工作人员组成档案队伍，这样就可以去除档案分散管理对医院发展的不好影响，保证档案的完整性和正确性，从而使医院在正确的方向上跟随社会大步向前。医院档案要逐步从实体保管模式向信息管理模式过渡，如可以采用条形码来代替档号，用电子文档来代替传统的纸质档案等，从而提高医院的档案管理效率和水平；同时，要注意加大运用档案资源的利用程度，最大限度发挥医院档案的效能。

（二）管理理念的创新。医院档案管理者应该具有创新意识，改变传统的手工归档，人工检索等落后的管理办法，将之改变为利用计算机进行档案资料的起草、修改、生产等过程，实现电子文档实时归档，当然，在快速的过程中要保证电子文件在传输过程的安全，从而可以将档案进行科学有效的管理和利用；同时，要构建医院档案综合数据信息网络平台，及时更新局域网中的档案信息，实现档案资源有效及时地交流与共享。

（三）管理方式的创新。在医院档案工作中引入质量管理体系，并结合实际情况编写质量体系文件，从而实现管理程序文件化，并且定期接受医院内部评审以及外部评审，使医院档案管理正规化、现代化；随着现代化技术的不断发展，要加强对电子档案的统一管理，利用计算机对档案进行收集、整理等，以顺应社会网络发展的新形势；可以通过构建区域网等网上档案服务平台，将档案资料更为快捷有效的让更多用户了解，在免费共享的同时，需要设置管理权限，在保障安全保密的前提下对档案内容实行统一管理，从而实现档案资源信息资源的数字化和网络化进程，不断使档案管理越来越规范化和现代化。

（四）服务方式的改变。医院档案管理工作者要改变以往那种被动服务，改变以往那种被动地接受各科室文件归档，主动上门指导各科室档案立卷整理业务，主动与档案利用者建立联系，随时收集档案材料等；医院档案工作者不能天天呆在档案室，要深入临床一线进行调研，这样才能了解各项医疗工作对档案信息的不同需求，从而有目的地从档案材料中收集有价值的信息，还可以通过技术手段，编制多种检索工具，更方便快捷地为各部门服务；另外，还要加强与各级医院的关系，进行信息的横向交流，打破院与院之间的界限，获取本院想要得到的信息，以此来满足医疗科研需要，逐步实现档案信息资源的共享。

（五）增加经费投入。医院的档案管理设备大部分比较落后，现代化程度不高，所有的改变都必须以改善设备为开始，所以，医院要将档案管理设备的提高纳入议事日程，作为一件大事来抓，不断完善物质条件，更新设备，更好地将档案信息进行汇总和收集，方便人们检阅和搜集。

五、结论

在现今情况下，社会正在飞速发展，科技正在进行着翻天覆地的革命，人们的生活方式也发生了极大的改变，作为对医院工作有重要影响的医院档案管理工作，也要及时地进行创新，改变传统落后的工作方式，以满足信息时代下对档案信息的需求。总之，档案管理工作是一门很专业的学问，必须全员来配合，只有这样，才能使医院档案管理工作永葆活力。

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