浅谈医疗保险业务档案管理建设

文/董连秋

一、医疗保险业务档案管理的重要性

根据档案自然形成规律，基本医疗保险档案是按照基本的体系整理和存放的，而档案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，这就需要有科学的利用途径和方式，在医疗保险数据精算、科学论证、政策调整方面，医保档案的规范化管理起到了不可或缺的作用。

（一）为领导决策提供依据。医疗保险管理主要是基金的管理，而建立系统、规范的医疗保险档案，可以为医保数据统计、会计核算和基金收支分析提供翔实的第一手资料，为建立科学、高效的医保基金管理机制提供强有力的信息支持。

（二）为参保单位和人员服务。医疗保险档案准确记录了单位和个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中，现金结报资料是基金支付的重要凭证，可以方便参保人员查阅政策宣传资料；可以让参保人员知晓医疗保险参保办法及享受待遇情况等。

二、医疗保险业务档案管理的新特点

随着社会的不断发展，社会信息通过互联网实现共享。医疗保险关乎广大参保职工的切身利益，引起了社会的极大关注，成为社会中的焦点。新时期，医保档案的管理具有以下特点。

（一）广泛性。医疗保险档案是指医保经办机构、定点医疗机构在办理医疗保险业务过程中，形成具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像、实物、电子数据等不同形式和载体的历史记录。医保档案涉及的单位、人员、范围、人数广泛，随着我国在医疗等惠民政策的不断深入和社会保障体制的不断完善，全社会的所有公民，每个人在办理社会保障时都会形成民生档案。

（二）信息化。信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。运用计算机管理档案，不仅保留了传统意义上的医保档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。

（三）动态性。动态性是指民生档案处在动态变化之中的。各部门在办理民生工作中，随着个人工作等的变化，产生的档案会不断变化，医疗保险还会经常发生支用、给付等变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录。

三、医疗保险业务档案管理建设的途径

（一）创造条件建设档案工作基础设施。档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件，设置专用档案室，购置了计算机、复印机、文件柜等设施，档案袋具、卷盒、卷皮的尺寸、规格、材料和质量等达到档案行政管理部门的规定要求。存放医疗保险的档案柜架、库房应具备防盗、防火、防水、防鼠虫、防高温、防潮、防尘等防护措施，定期检查，确保档案的完整与安全。良好的档案基础设施，为档案信息开发利用提供了保证，为档案工作的安全管理，健康发展创造了有利的条件。

（二）加强资料收集提高医保档案质量。档案管理作为医疗保险事业基础管理的一项重要内容，在医保中心基础管理中尤为重要，做好医保中心档案管理工作，必须广泛收集各类档案资料，充分体现连续性、完整性、时效性，这是提高医保档案信息资源的基础和前提。配备专职管理人员，认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，本着 “谁办理谁立卷、边办理边收集”的原则，将各自职责范围内的文件材料、就医信息和参保信息归档，区分不同类别、不同年度和不同保管期限进行整理、排列、归档，保证档案妥善保管、有序存放、严防销损、遗失和泄密。

（三）健全管理强化档案工作管理体制。随着医疗保险工作的进一步完善，医疗保险档案管理工作中涉及的工作面越来越宽，工作内容越来越多。为打牢档案工作基础，要不断加强对档案工作的领导，建立健全档案工作网络，建立了由专人负责的档案管理工作小组，使档案工作做到横向有人抓，纵向责任明。实现各种门类和载体形式的档案及有关资料的统一管理，做到文书档案、会计档案、声像档案、设备档案、实物档案、业务档案集中保管，统一管理。医保档案工作已列入岗位目标责任制考核内容，进一步加大了对档案工作的管理力度。

（四）做好档案接收和归档工作把住质量关。针对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理，集中保管。一是严格按照规定分门别类对各种档案进行排列、编序，做到不同类别的档案不同橱，不同年代的档案不同卷列入永久和定期两类。定期保管的期限分为1年、5年、10年、15年、25年、30年。二是正确、规范地编撰案卷目录，书写卷内目录，建立全目录索引。归档的材料应做到齐全完整、内容真实准确、规格统一、字迹工整，载体材料和书写材料应符合档案保管要求。三是做到所有归档材料去掉易锈蚀金属物，装订整齐、牢固、不压字、不漏页。使医保档案工作日臻完善，走上制度化、科学化管理的轨道。

（五）强化档案意识提高档案管理人员素质。档案管理工作是一项专业性、技术性密集的工作，这就要求档案管理人员必须具备相应的专业素质和完善的知识积累和结构，不断提高档案工作人员的业务知识水平，特别是熟练掌握以计算机为代表的现代化的管理技术。要深入工作第一线调查研究，及时、准确、详细地了解医疗保险对档案信息的要求，找准档案工作服务各项工作的切入点，不断地总结，探索档案工作的新经验、新思路。

医疗保险是一项民生工程，涉及面广，政策性、专业性强，工作环节多，业务管理繁杂。医保档案是民生档案，对确保医保事业发展必将起到重要作用。相信随着科技的发展和进步，本着对所有参保人员参保档案 “记录一生、跟踪一生、服务一生”的原则，围绕服务于医疗保险事业发展这个中心，经过千千万万档案工作者的不懈努力，医保档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展，为国民经济的发展作出一定的贡献。