疾控档案信息化管理的思考

文/漳州市芗城区疾病预防控制中心 王凤

伴随全球化、信息化和网络化的发展，日常工作往来由纸质形式转向电子形式，档案管理形式也发生了相应的变化，信息化管理已成为大势所趋。疾控档案作为指导、协调卫生防病各项工作正常运行的重要参考资料，应用现代化信息技术对疾控档案资料进行科学化、规范化管理是档案工作现代化科学管理的必然趋势。

一、疾控档案信息化管理的优势

疾病预防控制中心的业务档案，是疾控部门的主要档案，是长期的疾病预防控制工作中形成的技术性文件资料,是整个疾病预防控制工作以备查考的真实记录。疾病预防控制档案信息资源，除了具有一般专业档案的共性特点外,还具有“内容多、范围广”、“形成时间长”及“特定条件下的不可复得的记录”等独有的特点。而档案信息化管理能以其独特的优势，可以发挥传统档案管理形式不可替代的作用和功效。

（一）储存优势

疾控档案有大量以形象、声音为表达方式的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录音磁带、光盘等现代档案,也有各种珍贵标本、样品等特殊的医学实物档案；既有涉及本单位本地区专业开展的内容，又有周边地区乃至全球范围内专业开展的情况。因此，对这些档案进行分类、整理、归档、保存，需要大量的人力和储存空间。运用现代信息技术，加强疾控档案信息化管理，不但能减轻档案工作人员的工作强度，提高工作人员的工作效率，更能使档案数据的保存得到更全面、有效的保障。借助光盘、硬盘、计算机存储软件等载体对信息进行存储，容量大，占据空间小，相对于传统管理模式来讲，具有明显的优势。

（二）维护优势

疾控档案是经过长期收集、积累、整理形成的有利用价值的档案，是在特定时间、环境、条件下形成的现场记录。因此，疾控档案的维护工作必须小心，一旦损坏或丢失便很难再有。但是，如果形成电子档案，可以在电子文件形成后即时归档，保证储存的及时性；同时，传统模式的档案大多是纸质材料，经过多次使用后损耗大，而且保存期间易受温度、湿度等外界环境的影响，而电子档案基本不受影响。更重要的是，电子档案方便备份，即使原始数据受到破坏，仍能通过备份还原，使档案不至遭受损毁。

（三）使用优势

疾控档案既反映了疾病预防控制机构开展工作的历史与现状,又是疾病预防控制各项工作权威有效的依据和参考,具有较强的法律效力和较高的使用价值。档案就是资源，要为工作提供便利。传统档案管理手续多，查询、使用中有诸多不便，档案归档后还需整理，比较复杂。而信息化管理可以通过使用者提出申请或登录档案系统进行查询，使用过程中还能借助关键词、标引等进行检索，在增加检索准确性、提高工作效率的同时也能减轻档案工作人员的劳动强度，免去了进去档案室的一番翻查和归档后的整理麻烦。另外，可以针对档案的密级相应加密，相应权限的人只能查询、下载相对应的档案材料，在提供档案资源的同时，确保档案使用过程中的私密性。

二、疾控档案信息化管理的实施策略

现代科学技术日新月异的发展,计算机管理技术在社会各领域的广泛应用,对档案管理工作提出了新的要求，也使档案管理工作迈进了崭新的历史时期。因此，积极探索疾控档案信息化管理方法，实现信息化管理，可以冲破传统档案资源管理和使用的种种局限，满足疾控中心工作的最大信息需求，更好地服务于卫生事业的发展。

（一）充分认识档案信息化管理的重要性，树立档案信息化管理的观念

“万事开头难”，运用现代信息技术开展档案管理工作，工作人员需要一个学习和适应的过程，而且开始时工作量会增加不少。因此，档案工作人员要不断加强与领导的交流，争取单位和同事的有力支持。只有从认识上着手，积极推进信息化进程，将档案信息化管理的重要性与便利性深入人心，才能使全体工作人员齐心树立档案信息化管理的观念，让全员达成共识：档案信息化管理是疾控事业发展的必然趋势，疾控档案信息化管理体系的构建有助于提高资源共享的便捷性，能为疾控事业的发展提供有力的信息保障。

（二）培养专业的档案管理人才，提高档案信息化管理水平

目前，疾控中心的档案工作者大部分是身兼数职，除了档案工作，他们还承担着其他业务上的工作任务；而且大多数档案工作者是卫生专业技术人员，没有经过档案管理知识的专业培训，所以档案管理水平普遍较低。

作为档案的直接管理者，档案工作者的专业素质决定了档案管理的水平，且档案信息化管理需要借助现代通信技术，档案工作者必须具备一定的计算机基础知识和信息素养，能熟练运用新的工作方法，处理电子文档，驾驭电子档案管理工作。因此，实现疾控档案信息化管理，培养专业的档案管理人才是当务之需。这就要求重视和加大专业人才培养的投入，建立积极有限的人才激励制度，充分激发档案工作者的积极性和主动性，方能不断促进档案信息化管理的发展。

（三）加强计算机软件、硬件建设，发挥管理效率

基础设施的建设，是档案信息化管理的必要条件，主要包括：各类存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。要实现档案管理信息化，必须具备一定的硬件基础，有了计算机、网络、设备等硬件支持，信息化平台才能够搭建成功。要确保档案管理信息化的科学、可持续发展，在软件管理上也不能掉以轻心：要积极寻找和开辟档案存储的新途径，构建安全的网络管理系统。在软件、硬件选择上，不以满足使用为目标，要有一定的前瞻性，预留一部分的升级空间。只有具备适合的基础设施，才能充分发挥档案信息化管理的整体效率。

（四）制定合理、科学的电子档案管理制度，确保档案管理的规范化

作为新的管理模式，档案信息化管理必须服务于疾病预防控制中心的各项工作，因此将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范的管理，从而更准确、更科学、更便捷地服务于疾控中心各项工作的开展。

三、结语

疾病预防控制工作档案是公共卫生事业发展不可缺少的重要组成部分，加快疾病预防控制机构档案信息化建设,对疾控事业的科学、可持续发展起着至关重要的作用。疾控档案管理信息化不仅能为公共卫生管理系统和其他应用系统数据传输提供可靠的参考平台,还能实现各类疾病预防控制工作信息安全、快速地传递和共享。因此，在今天的信息社会，有效地开发和管理疾控档案资源，加强档案信息化管理，不但是大势所趋，而且能为疾控事业的科学发展提供有力的支持，对维护广大人民群众的身体健康做出积极贡献有着重大作用。

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