新形势下做好办公室文秘工作的几点思考——以公文的规范写作和高效处理为核心

文/四川大学文学与新闻学院 刘凤霞

众所周知，文秘人员与办公室日常工作是密不可分的，一个称职的秘书，必须具有一定的综合能力，其中文字表达能力和文件处理能力是最重要、最基本的。文秘人员能否做到公文的规范写作和高效处理关系着行政办公整体链条的速度和效率。本文结合笔者在高校应用写作教学和办公室助管的工作实践，对文秘人员在公文的写作和处理等方面发表一些粗浅的看法。

一、公文写作过程中的问题及建议

公文的正确写作是政令有效传达、工作顺利开展的必要条件。可是，在实际的办公室工作中，相当数量的公文出现书写不规范的问题。

（一）公文写作的不规范现象

1.滥用文种，错用主题词。以国家行政机关的公文分类为例，目前共有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报等13种分类，每一文种都有其功能及适用范围。但是不能正确区分甚至混淆、滥用的现象却屡见不鲜。据笔者调查，最容易混淆的有“报告”、“请示”和“函”，“意见”和“决定”，“通告”和“通知”等，公文起草者要么将几个文种混搭，出现诸如“请示的函”、“请示的报告”等字眼，要么自编文种，出现诸如“总结”、“方案”、“申请”、“说明”等非正式文种。此外，乱用主题词也是影响公文规范的重要原因。主题词多为名词，位于版记部分抄送机关上一行居左顶格的位置，主要用于揭示公文内容，提高公文的检索速度。许多文秘人员错把主题词理解为文件标题的精简词语，以致标引无序，随意使用。

2.用语不妥，格式不规范。公文首先是一种应用文体，这就决定了其准确、简要、平实的语言特征。在现实的公文写作中，笔者发现，有些文秘人员虽然具备较高的文学造诣，但写出的公文却常常不符合要求。有的公文因为过于追求语言的雕饰，最终使文章读来虚泛而空洞，失去了说服力；有的公文则过于追求文风的平易，导致文章失去严肃性；更有一些作者行文罗嗦，洋洋洒洒一大篇，却没有中心意思，不知所云。除了语言方面的问题，格式上也出现诸多不规范现象，如字体、字号使用不规范，序号一、（一）、1、（1）、①顺序错乱，标点符号使用不当，领导职务称谓错误，成文时间上汉字与数码混淆使用，缺少行文要素等。

（二）公文规范写作的几点建议

文秘人员出现公文写作有失规范的问题，笔者认为，最主要原因是起草者对公文的格式及规范认识不够，有时候新标准已经出台，却没有及时了解，或者干脆效仿他人“标准”，那就不可避免发生不规范的“连锁”反应。针对上述问题，笔者针对性地提出以下建议：

1.文秘人员一定要系统学习公文写作的相关文件，做到正确区分和选用不同文种。目前国家正式下发的文件有四种，分别是《中国共产党机关公文处理条例》、《人大机关公文处理办法》以及《国家行政机关公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》，文秘人员要做到公文写作的规范化，首先要了解、熟悉、精通法规，做到明确区分各类文种。其次，要根据文件精神充分了解、熟悉公文的种类及其功能、特点，对于一些容易混淆的文种，使用时一定要格外注意，不可混用。另外，文秘人员在制发公文时，一定要考虑到发文机关自身的权限与受文机关的组织关系，正确选择上行文（如“请示”、“报告”）、下行文（如“批复”），还应注意同级或不相隶属机关之间的公文往来的措辞使用（如“询问”、“请求”）。

2.文秘人员一定要要勤于思考、善于积累、富有责任心。在拟定题目时要做到事由准确，力求明确几个主要问题，印发前后要进行细心认真的校对和检查，围绕“是什么？为什么？做什么？缺什么？要什么？”几个问题反复审核，以避免出现内容赘余、条理不清、表述模糊等文字现象，写作正文时则应简明扼要、条理清楚，真正做到开门见山，要言不烦，意尽言止。此外还得避免错字别字、错装漏装、印章缺失等问题，对不符合要求的公文，及时修改，确保发出的公文合法、规范、统一，切实维护公文的权威性、政治性和严肃性。

二、公文处理中存在的主要问题及建议

公文处理，是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相关工作，包括收文、发文、传递、办理等一系列工作程序。由于公文处理工作繁重琐碎，具体操作时难免出现一些纰漏。

(一）公文处理存在的主要问题

1.收发不及时，延误工作。公文处理的核心工作体现在收文与发文两方面。发文程序包括发、核、编、印、记等程序；收文包括收、送、批、办等环节。在具体的工作中，很多文秘人员为了节省时间，自主简化公文处理环节，如越级行文、不登记、不校对、乱写日期、不注明印发份数等，严重悖离了正常的公文处理程序。在收文处理中，速度慢，效率低，各部门人员互相推诿、各行其是，造成大量文件积压、滞办、难办的奇怪现象，如此一来，必然导致上级机关研究、决策的时间受限，下级机关贯彻执行的时间无多，从而影响行政工作的效率和质量。

2.处理不严肃，造成贻误。严格意义上的公文处理并不能仅仅停留在“收”和“发”上，还涉及公文的整理和留存问题。公文处理工作经常接触大量的机密事项，文秘人员如果字公文立卷、归档及销毁过程中不加注意，很容易带来隐患。有的文秘人员将要销毁的公文视同废旧品，乱堆乱放，这就为窃取机密的不法分子提供了可乘之机。再就是在公文的立卷、留档方面，很多单位实施不规范，如材料分类不清晰，标题设置不规范，目录编写混乱，案卷装订不整齐等问题，为以后的查询和核实带来了重大麻烦。

（二）公文高效处理的几点建议

公文处理工作要做得好，首先需要文秘人员准确及时、尽职尽责的工作，但更离不开各级领导和综合办公部门负责人的重视。尤其是各级领导要及时督促及制定相应的规章制度，加强对这一工作的监督与领导，使之不断完善。

1.强化时间观念，建立激励机制。首先，文秘人员一定要具备较强的时间观念，在收、发文办理上，办公室人员必须对文件的轻重缓急进行科学分类，明确区分要件、特件、急件，并按需处理，做到不积压、不遗漏。其次，部门领导作为阅办人应在以身作则的基础上增强督促检查力度，以保证公文处理的适时、及时、高效。再次，一定要强化文秘人员的责任意识，并将考核结果同个人评优、晋级、提职等挂钩做到赏罚明确，建立起完善的监督和激励机制。

2.健全公文处理制度，全程监控文件去向。在文件的整理及留存上，要健全催办反馈、清退销毁、立卷归档制度。在文件的传递上，文秘人员要保证公文发放的规范性，使文件需要发布的层次和实际知悉范围保持一致，以避免文件丢失或传阅失控。在文件的归档、保管方面，一定要按顺序条理摆放，不管是来文单位还是文件本身的序号，都要做到条分缕析，这样既便于管理上的查询又能确保文件的安全保存。在文件的销毁上，须认真登记造册，详细注明密级，并严格履行文件销毁的报批手续，并保证由两人或两人以上工作人员在场监销。此外，行政部门还应随文配备收、发文登记簿、公文传阅记录簿、公文阅办条、公文批办单以及废旧公文销毁单等，并由专人负责记录、审核，以确保公文处理流程的高效运转。

总之，行政工作的高效有序运行离不开公文的写作和处理，尤其是行政职能不断扩大的今天，对公文的写作质量和处理效率要求越来越高。这就使得行政工作人员，不管是部门领导还是办公室秘书都应自觉加强业务知识的学习，使公文写作和处理规范化、制度化、科学化，以确保行政工作高效、正常、有序运行。

[1]国家行政机关公文处理办法 [Z].国发[2000]23号，2000年8月24日.

[2]辛建华，公文处理中存在的问题及其对策[J]，办公室业务，2010(12).