秘书工作中的信息研究

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院耳鼻咽喉-头颈外科 程骁飞

秘书要不断地了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭信息的本领是秘书人员必须具备的。应大力倡导和热情支持秘书人员熟练地运用和操作使用计算机，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要在日常的工作中不断的学习，不断地提高信息素养。

一、信息工作的重要性

信息在秘书工作中的重要性主要体现在以下方面：领导的信息辅助需要是秘书工作产生和存在的基础。从秘书工作的历史角度来看，领导需要信息辅助的情况下进行的具体信息工作。在当代，秘书的主要工作性质和内容主要是为领导进行信息辅助。

（一）秘书的工作是对信息进行管理

秘书的管理工作就是要对领导者在进行人、财、物控制的时候给予辅助。但是，秘书管理工作不能借助于领导的权力，不能将自己的意志强加给客体。秘书人员要借助信息，在礼仪层面上进行，并且要开展柔性管理。

（二）秘书工作的主要内容是对组织成员在组织目标中的地位、角色以及相关的责任与义务进行了解

假如组织成员不能明确自己在群体里的地位和角色，组织成员职能在观念的表层上对管理进行认同。这样就会在理解上产生一些偏差，在组织内部产生冲突。所以，秘书在进行辅助管理工作的时候，要把来自不同层面的信息集中起来，进行多方面的分析和综合，最终实现组织目标。

二、捕获信息是秘书工作的基本内容

秘书工作主要是对信息进行收集，同时进行信息加工，最终对信息进行充分的利用。

秘书信息工作的基本形式是进行“零次情报”的收集。所谓“零次情报”，指的是记忆形态的信息。这些信息产生于人们的交流过程、传播和被接受的不确定性。在进行“零次情报”收集的时候，没有时间、空间和场合的限制。同时，信息在传递的时候，内容是比较广泛的，并且传播速度比较迅速。这样以来，信息采集是秘书捕获信息的重要途径之一。在进行“零次情报”收集的时候，要注重对同行业、相关行业以及其他行业的人进行交流和讨论。这些信息不容易在各种文字记载里找到。同时，“零次情报”也体现在各种会议里。参加会议的人员多数都是从工作第一线来的，他们了解和掌握具体实际问题，有着较为感性的认识。这些信息都是比较客观现实的，能够对客观事物的全貌进行真实反映。由于他们的实际工作经验与客观事物的本质是比较接近的。所以，秘书人员在对这些“零次情报”进行收集的时候，能够将收集到关于“事物运动状态和表征”的信息。同时，“零次情报”也体现在各种人群集中的场合。在这些特定场合中，他们的谈话对政治、经济、管理的真实看法，这些也构成了相应的“零次情报”。由于秘书人员工作性质的特殊性，能够有效地收集到相应的“零次情报”。

秘书信息工作的重要内容还体现在对历史信息的收集。在没有产生文字之前，秘书利用图形将捕获到的信息“记录”下来，最终形成了甲骨文书。随着社会的不断发展，出现了竹简、帛、纸张这些载体。我国古代管理着的管理内容和经验，就逐渐被流传下来。比如，汉代“兰台”、私家和寺院藏书等等，都在当时保留了不少的信息。但是，古代信息资源有着独特的私有性，信息管理方法也是比较局限的，所以信息只是在一个极小的范围内传播。因为印刷技术飞速进步，文献信息的生产得到了发展。大量信息出现在图书、报纸、杂志和宣传品等中，让历史信息出现了开放性的形式。当出现这些开放性的文字信的时候，秘书人员要对这些信息进行及时梳理，让这些无序信息条理化和简单化。

此外，现代信息技术在飞速发展，这些直接记录声音和图像的音像信息以及网络，对人们的工作产生了较大的影响，同时对人们的工作方式产生了深刻的影响。当这些现代信息技术快速发展的时候，信息就出现了多余状态。在这些众多的信息之中，秘书的工作任务也在发生着变化，要将这些信息进行筛选，选择出有用信息。

三、秘书工作的核心是利用信息

秘书在服务协调、出谋献策以及实现工作目标中，最为基础的就是要对文献、情报、数据以及消息等方面的信息进行处理。秘书在进行信息活动中，要对那些与本组织的有关信息进行捕获。在这个过程中，个人和组织能够得到相应的启示，创造出相应的信息产品。从这里可以看出，秘书想要对信息进行充分利用，主要是从组织的需要出发，对信息进行捕获和加工。让组织能够使用这些信息，同时让这些信息能够有较大的扩展空间。也就是说，要着眼于原始文件，同时又要将信息的实用价值和借鉴价值展露出来。秘书要对信息进行充分过滤，对那些无用的信息筛除，这样能够将剩余的信息较好地为本组织提供服务。

在进行这项工作的时候，要注意实际存在的信息问题。第一，秘书在进行调查研究、文件汇编以及资料整理这些工作的过程中，要对大量信息进行有意识的筛选。要对大量的文献信息内容进行清理和鉴别，将那些老化、多余以及虚假的内容进行排除，这样才能促使信息表面化。第二，秘书要让信息体现出新的价值。秘书要对原生信息作为基础，对其进行加工整理，但是这些加工整理好的信息同原来的信息是有所区别的，应当自成体系。秘书对信息进行加工的时候，具体信息筛选的标尺根据组织工作进行。

信息组合的核心是以近期工作为目标，具体准则要以控制组织目标的实现情况进行。在这当中，找到信息之间的内在联系，找到信息中的共同点、交叉点和相似点。让信息能够突破原始价值，从而具有新的价值。

四、挖掘信息中的新内容是秘书工作的动力

秘书在具体工作中，对各个各样的信息总是进行自觉或者不自觉的接受。同时，根据自己的实际情况，加工、整理这些众多的信息；而且还要从中找到对组织有用的相关信息，将这些信息进行及时加工并传递给用户。

秘书服务工作的主要内容是以信息服务为主，他们“以产品或劳务的形式向用户提供和传播信息”。秘书在进行有目的地开展信息服务的时候，要利用事物过去的已知信息，对当前的信息进行参考，最终对事物的未来状况进行预测。

要想有效开展信息服务活动，可以从以下几个方面着手：第一，要懂得信息资源的合理配置。合理配置主要体现在时间、空间和数量方面。秘书信息配置的合理性主要是指信息从产生、出发、接手到进入利用的时间间隔。第二，信息资源要体现对其他资源的开放性和驾驭作用。只有在科技的作用下，才能对物质资源或者能源资源进行最大限度的开发和利用。第三，组织的重要资源体现在管理活动中所产生的信息中，因此需要对这些信息进行处理和加工，最终形成不同的信息流。秘书工作的主要内容就是表现在秘书信息工作方面。秘书人员在整理信息这个过程中，要对原始信息的价值做出相应的判断，同时要预测信息的未来价值，最终实现信息价值的最大化。

五、结束语

在秘书开展工作的过程中，要充分认识到信息的地位和重要性。还要运用现代化的信息技术手段，挖掘信息中的新内容，高效快捷地捕获、分析、整理以及利用相关信息，更好地位领导决策提供信息服务。

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