如何做好独立学院办公室工作之我见

文/温州大学瓯江学院 王高英

随着高等教育事业的进一步发展，独立学院作为一种新型的办学体制正迅速发展。独立学院办公室是独立学院教学管理体系中的一个重要部门，是反映学院形象的一个窗口。加强独立学院办公室建设，树立良好的服务意识，提高办公室管理水平和工作效率，是独立学院在适应新的教学改革形势下开展各项教学、管理工作的重要保障。

一、独立学院办公室工作特点

独立学院办公室是学院信息传达、对外联络和对内服务的重要部门。它是学院的信息与服务中心，是协调学院领导层与各部门之间的纽带。办公室工作涉及独立学院教学、管理工作的方方面面。

（一）综合性

独立学院办公室工作跨度大，范围广，除了为全院师生服务外，还要负责学院的文件收发、档案管理、中外合作办学、基建等其他工作。因此，办公室人员无论是在大局还是细节上都要树立学习、管理、求实及创新的意识。

（二）枢纽性

办公室工作因其性质的特殊性，进一步深化了其在学院管理工作中的纽带作用。办公室在完成上级部门及学院领导下达任务的同时，需要不断地整合，以最快、最合理，最方便的方式使信息得以传递。办公室是学院与全院师生之间的“调节器”，是全院师生联系学院的“桥梁”。

（三）服务性

独立学院办公室工作不仅仅是服务学院领导，更是服务全院师生，它既是“贤内助”又是“保姆”。

1.服务细。不论是写材料、收发文件、打印装订、接待，还是端茶倒水，都要以高度负责的态度，一丝不苟地落实。

2.效率高。办公室工作要分轻重缓急，做到当天事当天做，隔天事提前做；本职工作主动做，额外工作配合做。

3.淡名利。办公室工作繁琐、工作量大、机动性强。落实领导的决策，沟通与协调内外，忙碌却不见实质的成绩。需要我们在工作中杜绝一切“为他人做嫁衣”的思想，端正态度，为领导分忧，为部门解难，为全院师生服务。

二、独立学院办公室工作现状

独立学院依托母体办学，管理模式几乎沿用母体学校，包括岗位设置、人员编制及工作内容等，但是，独立学院最终要按其最初的办学宗旨走向独立。就目前独立学院设置的实际情况看，办公室管理工作尤为明显，从工作内容到岗位设置都存在不少问题。

（一）工作繁琐，任务繁重

现阶段，浙江省内大多数独立学院基本仍依托母体办学，机构设置中职能部门多，分工细。这些部门的工作基本都要通过办公室“审核”，大到评估验收，小到会议室申请，反正是大事小事啥都有。简单的“审核”不难，难在领会文件精神、把握尺度及如何向领导提出合理的意见与建议，做好部署和安排，并对整个过程进行监督和检查，保证每个环节的万无一失。

除此之外，独立学院办公室还同时承担着诸多学院的管理工作，如全院文件的收发、档案管理、财务管理、人事管理、外事、基建、办公用品采购与分发、接待、安全保卫等工作。

（二）人手不足

独立学院因其依托母体办学的特殊性，从早期的本科二级学院发展至今，无论是资金、人员编制，还是土地、产权都受到较多的制约。独立学院在机构设置上基本沿用母体学校，但在学生人数与母体相差无几的情况下，行政管理人员却没有增加，仅为母体学校的一半，此情况促使独立学院的管理人员整日只能忙于事务性工作，很难在其他方面有所建树。从目前浙江省内多数独立学院办公室管理工作的实际情况看，都存在一个普遍现象，人少事多。

（三）职责不清，缺乏动力

独立学院人员配备不足是普遍现象。由于资金及一些不定因素，绝大多数独立学院在生源减少的情况下都在进行一定程度的人员精简，基本是编内和编外人员相结合。从浙江省内的20多所独立学院来看，几乎98%以上的学校都是如此，编外人员在独立学院岗位设置中占了不小的比例。如温州的一所独立学院，其办公室工作人员共有7人，除2人是编制内人员外，其余5人均为编外人员，人员设置中分工不明，往往都是身兼数职，此种现象势必造成人员的不稳定。同工不同酬，也使办公室工作的开展受到了一定程度的影响。

三、加强独立学院办公室管理工作的举措

办公室工作的特点及工作内容，决定了它在学院教学管理总的重要位置和作用。为了能充分体现办公室的纽带作用及其在教学管理中的辅助功能，可以着重从以下几个方面着手：

（一）合理增加人员配置

学院办公室工作千头万绪，政策性和时效性很强。既要处理本学院领导交办的工作，又要办理上级部门下达的任务；既要为全院师生服务，又要为其他来院办事的外单位服务。办公室只有配备了相应的工作人员，才能保证工作的有条不紊。现阶段，大多数独立学院在进行内部管理体制改革时，为提高工作效率，节省开支，在加大学院师资队伍建设的同时，对行政管理岗位的机构设置及人员编制的分配上普遍较紧，但从办公室在独立学院教学管理中的重要地位及对独立学院发展的长远考虑来看，还是应根据实际，适当增加人员配置。

（二）建立健全工作程序

泰山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深。办公室工作内容繁琐，基本都是现来现办，无章可循。只有将工作程序及各项办事流程明朗化，将其导入科学合理的轨道中，尽可能的简洁明了，才能不至于在忙于日常琐碎事务性工作时让前来办事的教职工无矩可循，才能做到有的放矢。

（三）加强队伍建设，提高工作能力

办公室工作原则性强、责任心大，作为办公室工作人员一定要具有较高的思想政治觉悟性，立坚定场，时刻保持清醒的头脑。办公室管理人员（包括行政秘书、文字秘书、档案管理员及外勤、内勤人员）应加强专业知识学习，提高自身工作能力。虽然岗位分工不同，但办公室工作内容牵涉面广，无论何时每个成员都应以大局为重，团结协作、共同进步与提高。

（四）强化服务意识，转变工作方式

学院办公室的首要职责就是服务，既为领导，也为全院师生，我们要将服务的理念贯穿到日常教学管理的每一个环节。改变以往办公室管理工作的方式，不仅仅是局限于聆听广大教职员工的意见和建议，而是及时、认真地处理和解决他们的实际问题和难处，把每一件事情都落实到实处，变被动为主动，未雨绸缪，进一步提高服务的质量。

办公室人员应加强创新意识，改变以往的陈旧、保守的思维方式与老套的工作模式，多动脑，多想点子，找到突破口，把工作做的更实更细更精。

四、结语

时代在进步，社会在发展，在教育改革的浪潮中，独立学院办公室工作面临着新的机遇和挑战。独立学院办公室人员的工作能力、形象与作风，直接反映了学院的整体形象，办公室人员需要不断解放思想、更新观念，努力提高学院办公室管理水平，使其能更好地为学院的教学、科研和全院师生服务。

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