浅谈企业档案管理工作

文/国内贸易工程设计研究院 齐铷

做好档案管理工作，是每个企事业单位科学管理和健康发展的需要。档案管理工作是每个单位科学管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件。科学规范地管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展的优秀成果，对研究本行业的科学管理和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面可为单位管理人员及时了解单位整体运行状况，适时调整管理策略提供准确依据，为管理决策提供支持性证据另一方面有利于社会各方准确认定单位取得的各项成绩，为单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位和行业在市场经济中竞争力具有重要意义。

在多年的档案管理工作实践中,笔者认为,领导的支持固然非常重要,但具体活动的开展却要依靠各种制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门,管理不够规范,降低了利用率,因此,制度创新已迫在眉睫。必须加快立法步伐,通过立法,进一步扩大行政处罚的范围,授予档案行政管理部门更大的执法权。同时,我们必须制定较为详尽的、可操作性强的制度,不断创新企业档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,从而调动全体档案人员的工作积极性。

促进企业档案管理工作可以通过加大宣传力度，增强全员档案意识；建立健全各项管理制度；不断学习，提高档案人员业务素质以及加强科技档案的标准化建设等方法达到效果。

企业的档案工作是一项综合性的工作，只有各部门相互配合、相互协作，才能做好科技档案资料的归档工作。要利用各种形式，提高企业人员对档案工作重要性的认识。各级领导和技术人员要转变思想观念，增强档案意识，真正认识档案工作和生产、经营同等重要，理解和支持档案工作并落实到行动上。

为保证企业档案工作的顺利开展，各单位应建立相应的档案管理规章制度，将档案工作纳入各级领导和专业技术人员的岗位责任制。企业各项工程项目立项后，档案管理人员应随时了解各工程项目进展情况，做到心中有数，掌握主动。工程完成时，必须有档案部门对归档科技文件资料的签署意见，对不能按期归档、归档不齐全的，要有相应的奖惩措施。

科技档案是直接记述和反映科技、生产活动的归档保存的图纸、文字、数字、图表、声像、机读文件等不同的文件材料。科技档案管理是专业性比较强的工作，具有特定的工作对象和一套科学的收集、整理及鉴别挑选的原则方法。因此，针对科技档案管理方面，必须重视科技档案人员业务素质的培养。要想方设法为科技档案管理人员创造条件，鼓励和支持科技档案管理人员学习档案专业理论知识，不断提高知识水平和业务素质。同时，科技档案管理人员要开拓视野，学习相关专业技术知识，以适应企业发展的需要。

同时既要结合本企业实际，建立规范的科技档案管理标准；又要明确科技人员在档案工作中的职责和任务，明确科技资料的归档范围；不但要制定立足于服务企业科技工作的立卷归档原则；又要在科技档案收集、整理、归档管理工作中，严格执行国家有关档案工作标准或行业标准，只有这样，才能使档案工作适应新形势的需要，跟上时代的步伐。

档案管理的根本目的在于档案利用。档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为企业的发展目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应企业需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为企业的发展提供优质、高效的档案服务。

总之，要做好档案管理工作，是一项社会的系统工程，需要领导的重视、社会的支持，自身的努力，但关键是要转变观念，改变服务方式，提高服务水平。特别是在服务形式上要变被动服务为主动服务，变封闭型为开放型。开展咨询业务，档案技术人员深入到现场调查进行档案业务技术指导，沟通单位信息，使之互通有无，档案管理工作者同时提高自身业务素质，不断更新知识结构，只有这样才能做好档案管理工作，为经济建设服务，为社会发展，实现档案管理工作的社会价值。