谈谈部门资料管理工作

文/上海磁浮交通发展有限公司 潘叶青

一、部门资料管理工作任务

简单说，部门资料管理工作的任务是完整地收集和保管与本部门业务活动有关的各类文件材料，并在相关业务活动完结后，对应归档文件做好分类、整理、编目等预立卷工作后向档案室移交。

具体讲，部门资料管理工作在不同阶段有不同任务。

（一）文件形成阶段

检查文件的各类签证手续是否完备；文件纸张和字迹材料是否符合耐久性要求；文件是否有缺页、涂改；附件是否齐全等等。对存在问题的文件及时要求相关责任人（方）整改，对符合要求的文件及时进行部门文件的统一编号、登记。

（二）文件流转办理阶段

关心文件流转是否顺利，发现在流转过程中其他部门有不同意见影响到文件继续流转的，应及时向本部门领导反映，终止流转，在问题得到解决后再流转。在流转结束时，对重要的流转意见及领导批示，资料员应及时反馈部门领导。这一阶段同样应注意流转中各方签证是否齐全，对缺签证或其他不符合归档要求的情况，及时督促其整改。

（三）文件预立卷及归档阶段

此阶段，资料员的工作最多，按工作流程有：判别应归档文件、对归档文件分类整理、文件编目、将预立卷文件提交档案部门审核、归档。具体讲，就是由于根据归档范围将具保存价值的文件挑选出来，再根据档案分类大纲，进行分类，并在分类的基础上分卷。在整理中注意附件、正文是否匹配，有批复的文件请示在不在，文件与文件间的因果关系是否都存在等，以保证归档文件的完整；文件编目，对完成排序的每卷文件编制页号、卷内目录和备考表。用专用的号码机在每页有文字或图样的文件的右下角（反面左下角）逐一加盖页码，裱贴的文件应将页码盖在每一页原件上而不是裱贴的衬纸上。编制卷内目录时，应注意文件编号是文件本身的编号而不是指该文件所使用的某些专用表式的编号（如监理表式编号）。文件日期是文件的形成日期而不是有效日期（如资质文件）。文件无标题或原标题不能揭示文件主题时应自行概括能揭示主题的标题，用括号括起于标题栏；填写备考表，立卷人应将案卷在收集整理中发现的一些问题，或遗留的无法整改的问题一一在备考表上写清楚。备考表上立卷和检查人必须亲笔签字；拟写案卷题名，文书档案应准确地概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种；科技档案应揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、结构、阶段等。文字力求简练；将预立卷文件提交档案部门审核、归档。通过审核的文件移交归档，对未通过审核的文件整改后提交复审，复审通过后移交归档。在移交时部门资料员编制资料移交单一式两份，双方签字后各留一份

二、部门资料管理工作重点

部门资料管理工作在不同阶段有不同重点，要善于抓重点、抓主要矛盾，抓准影响日后归档质量的实质性问题，真正做好归档工作的前端管理，提高归档质量。具体讲：

（一）文件形成阶段

重点一检查制文的规范性，避免正式归档时补签字、补公章补不到；重点二对文件作统一的部门编号和登记，以保障部门文件的完整性有据可查。

（二）文件流转办理阶段

重点一关注文件流转过程，不能任由文件处于“无政府”流转状态。对根据流转意见或领导批示必须有进一步书面材料补充落实的，注意继续收集相应文件；对于要求有回复意见的收文，关心最终的落实结果并注意收集；重点二对非红头收发文（如项目执行中，外单位发来的业务联系单）的规范流转。这类文件必须先呈送本部门领导，按部门领导的批示办理流转，切不可凭经验将资料直接交经办的业务人员处理，这在建设、科研管理单位尤要注意。部门领导统一审阅，不仅仅是部门领导了解掌握本部门业务活动方方面面信息的需要，也是统一协调各方工作的需要。因为围绕某个项目的执行，各参与方、各专业往往会产生矛盾交叉的问题需要协调，有了部门领导统一审阅这道程序，可以统一协调各种问题，避免不同专业经办人员“各司其职”，影响到项目的正常执行，可以规避项目“殊途不同归”的风险。

（三）文件预立卷阶段

重点是鉴定。资料是部门在日常业务活动中产生的全部文件，是部门日常活动的全过程的、真实的、原始的记录，它反映和体现了一个部门的管理（行政管理、经营管理、运营管理、项目管理等）工作水平，具有参考性、依据性、沟通性、指导性、凭证性，只要是与部门业务管理工作有关的一切文件资料，在过程中都必须收集齐全，为部门的日常管理提供支持与服务。档案是已办理完结的、有归档保存价值的文件资料。不是所有的文件资料都是需要归档的，文件资料转化成档案的关键是看其是否具有保存价值，资料员应在档案人员的指导下，和部门业务人员一起对应归档文件作出甄别，避免“眉毛、胡子一把抓”。

三、部门资料管理工作难点

本人在长期对部门预立卷业务指导工作中，碰到各种问题，有些问题如等到归档时再解决，会造成归档过程的慌乱无序，影响归档进度，甚至留下无法补救的缺陷。如：

（一）哪些文件属于应由本部门来归档难判定

经常会碰到同样一份文件同时在几个部门都存在，其中只有一个部门是归档的责任部门，那么到底应该由哪个部门归档呢？搞清这个问题，既可避免部门之间归档责任的拖诿，使应归档的文件“不掉队”，也可避免不必要的重复归档，破坏归档文件的体系。如果掌握并严格按照“谁产生谁归档”、“谁主办谁归档”、“产生和主办不一致时认主办”的原则，那么上述问题就不是问题了。如档案部门制定的《档案管理制度》，要求单位内部各部门都遵照执行，每个部门都有一套，但是《档案管理制度》是档案部门制发文（产生）的，所以这份文件根据“谁产生谁归档”，应由档案部门归档；关于建设管理单位的“××工程的可行性研究报告”，一般项目管理部门（总工办、计划经营部、设备部、工程部等）都至少有几套，但是可行性研究报告是由设计管理部门来对口设计院编制的，所以根据“谁主办谁归档”，应由总工办负责归档；又如“关于参加档案业务培训的请示”虽然是档案部门产生的，但由于培训业务的主办部门是培训部门，所以这份文件虽然是档案部门产生的，但根据“产生和主办不一致时认主办”，归档责任应落在培训部门。

（二）哪些文件不需归档难判定

上级的普法性文件一般不需归档。如《中华人民共和国档案法》、《关于夏季统一灭蚊灭蝇工作的通知》；过程文件一般不需归档。过程文件指：文件几易其稿后最终定稿前的所有版本的草稿，如红头文件定稿前的草稿不归档、最终被其它文件所替代的文件，如招标答疑后根据答疑的全部内容又编写了补充招标文件，则原书面答疑不归档、某个结论文件产生之前的讨论性材料，如各部门对“档案管理制度”征求意见的反馈等不归档。不归档也非绝对。当最终文件与过程文件的表述有不一致时，从日后查考需要的角度出发，应将过程文件与最终文件一起归档。有些文件从研究的角度出发，需要将研究过程中的文件归档，这种情况常见于创新项目。

（三）哪些资料部门应留存原件，那些资料必须交出原件难判定

由于归档要求原件，就要求各个部门的资料员正确处置原件，该留则留，该收则收、该转则转。原则是由本部门归档的文件均应留存或收集到原件；提出问题后转给其他部门承办的，必须将原件交对方部门，由对方随办理的结论材料一并归档。如“申请订阅报刊的费用报告”，应在相关费用报销时就将此原件作为费用报销单的附件一并交财务。有的部门资料员责任心很强，怕原件给出去了万一遗失说不清，往往会复印一份交出去，自己“死捂”原件，不管需不需要他归档，这一方面需要从相关的归档制度上加以规范，另一方面需要原件交出、收下二个部门都提高原件意识，检查一下、相互提醒一下，在日常工作的过程中“穿越”好了，归档时就不乱了。

（四）那些文件需签字，那些文件需盖章难判定

这也是资料员常常会纠结的问题，有时档案人员在接收归档时还会发现有些文件既无签字也无公章。请资料员试想一下，一张A4白纸上谁都可以随便打印的文字又怎能起到档案的依据凭证作用？这样的文件归了档又有何用？谁敢用？而文件到底是签字还是盖章取决于谁对文件负责任。代表个人意见的文件需本人亲笔签字，如评标文件中专家个人评审意见应有专家本人亲笔签字；代表集体、部门和单位的文件必须有相应的集体章、部门章或单位公章。如评标文件中专家集体评审意见必须有评标专家组公章（或专家组组长亲笔签字）；招标文件、评标办法必须加盖招标单位的公章。同一份文件，在不同的单位可以有不一样签证。如部门拟写的发往外单位的业务联系单，留存在部门的一份，可以以部门负责人签字为准，但发往外单位时必须盖上部门章。这是因为部门负责人的任命在单位内部具有普遍知晓性，相关的任命文件都有存档，可以追溯；而外单位只能认公章。所以资料员要掌握这一点，在平时收到外单位来文时就要做好检查，

归纳一下，部门资料员的主要工作就是检查文件的签证手续是否齐全，维护档案的凭证性；检查文件纸张字迹材料的耐久性，维护档案的寿命；检查文件的前后呼应关系，维护档案的系统完整性；将归档工作贯穿于每天的日常工作中，维护文件的原始真实性；指导本部门业务人员对归档文件作出正确的筛选，维护归档工作的准确性。

只有当部门资料员真正具备了部门主人翁意识，参与到部门的日常管理工作中，在日常工作中时时以日后归档的要求对每份文件进行检查，日后归档就有了良好的基础。坚持“资料检查与资料产生同步”的文件资料管理方法，积极主动地参与文件流转过程，工作到位不越位，不仅是档案部门对业务部门的要求，而且也是业务部门本身管理工作规范化的要求，做到了，做好了，在一定程度上也能起到提升部门业务管理工作水平的作用。以归档促部门业务管理更可以成为一名称职的资料员努力的方向。

[1]张彦.企业文档管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2012-01.