关于如何加强医院档案管理工作的分析

文/齐齐哈尔医学院第一附属医院 马慧凝

伴随着现代医学的飞速发展，档案管理在医院管理中的地位也不断攀升。在近几年的发展过程中，医院档案的建设工作有了进一步的加强，然而，医院档案管理作为医院工作的重要组成之一，与医疗、教学和科研工作的发展依然不能相互协调，所以，医院档案管理工作仍有待我们进一步的加强。

一、医院档案管理的现状

（一）重管轻用，档案资料的作用未得到应有的发挥

重管轻用这一现象在医院档案管理工作中是极为常见的。在对档案的收集整理和管护工作中，我们往往做的很好，然后对档案资源的利用却往往忽视。那些富有价值的医院档案资料往往躺在被人遗忘的角落里，发挥不出其应有的价值，这样的档案对于我们来说毫无意义可言，档案管理工作也失去了真义。

（二）以病历档案为主体，对其它档案关注过少

病历档案作为医疗领域的重要依据，对医院有着极为特殊的意义。它对于医学教学和科研工作有极大的推动作用。所以，医院往往对病历档案工作的进展非常关注，并能及时收集整理和归档，且利用率也相对较高；而对于其他形式的档案，诸如文书、科研、基建、设备和业务等等，其投入精力要远低于病例档案。

（三）大部分档案管理人员的专业素质尚需提高

调查发现，相当大一部分从事医院档案管理的人员都是身兼两职或数职，这样的工作人员势必不能全身心投入到档案工作建设中来，档案工作往往处于缓慢进展甚至停滞状态。

二、加强医院档案管理的几点方法

（一）要展开对档案管理人员素质的培养和提升，加强档案管理的全员意识

对提高档案管理人员的专业素质可从两方面入手，首先要加强工作人员专业培训，不断巩固和加强其业务知识水平，其次深入调研，对医疗、科学和科研工作对档案资料的需求有更全面的认识，以此为切入点，对档案工作进行总结和探索，以促进医院档案管理工作的发展。

（二）建立健全档案管理制度，开创档案管理的新形式

对档案管理制度的健全包括了很多内容，从档案利用、保管制度的建立，到保管期限的规定，还有归档范围的制订等等，还要将其纳入到岗位责任制和考核制度中。在这里，完善档案收集制度是重中之重。整体看来，从医院各管理部门到下属临床科室，从领导到医护工作人员，都会直接或间接的产生文件材料，这样的材料过于分散，对档案的收集整理工作造成很大影响。所以健全档案的收集制度是非常必要的。这不仅利于提高整体档案意识，使其主动归档，还能对档案资料进行动态管理。以齐齐哈尔市某附属医院为例，仅2010年该院档案管理部门就为医、教、研和其他管理部门提供了医疗档案近5万份，如此高效的档案资料收集，必然离不开其科学良好的档案管理机制。

（三）对档案信息资源进行多途径的开发

将档案所带来的社会与经济效益充分发挥，是档案管理工作的最终目的。医院档案工作人员必须从多个方面和途径来进行档案信息资源的开发利用，从而为医疗工作、教学工作和科研工作做出更好的服务。

1.检索工具的编制。作为提升档案管理水平与档案信息资源利用的重要手段，我们必须编制多种检索工具。

2.进行编研工作，主动提供社会服务。这要求档案工作人员必须深入调研，充分认识医院各项工作对档案信息的需要，对编研工作要进一步加强，且目的性明确，从而为档案信息资源提供主动性。通过对齐齐哈尔市某附属医院的调研我们发现，在2011年中，该院医务人员工检索病案776份，患者要求复印案例多达6100人次，该院接待公、检、法、和医疗保险部门查阅病案600余人次，从而真正做到了医疗档案的社会化服务。

3.对档案利用反馈信息的加强管理。作为评测档案的利用状况唯一且有效的依据，档案利用的反馈信息可以让我们对档案利用状况有客观而清晰的认识，以此进行工作总结，为档案利用率的提高做进一步改善工作。

4.加强医院之间的横向信息交流。由于在规模、患者群体方面的差异，各级医院也各有其医疗的特色。所以，其档案资料也各具特点和价值。要打破界限，互通有无，以实现档案资料的共享，进而满足医疗、教学和科研方面的需求。

（四）要重视档案的现代化管理

档案的现代化管理包括很多内容，它不只是先进技术设备的配置，还包括档案工作的规范化、管理设备技术和思想的现代化。

1.工作规范化。作为档案工作现代化管理的基础，档案工作规范化包括了很多内容，如组织案卷所用的方法与格式、分类的标准、档案的著录与标引的规范以及文献编纂规则等。

2.实行现代化的设备和技术管理。我们在对档案的现代化管理过程中很重视先进技术的使用，但是对于档案的管护设备和技术的现代化仍缺乏足够的关注。例如库房的除湿、恒温空调设备、消磁设备、除虫灭火设备和消毒设备等等，这些都是进行现代化档案管理不可缺少的设备与技术。如果档案遭受损毁，之前的档案管理工作再出色，再谈档案服务也是惘然。

3.管理思想的现代化。在这个高度信息化的时代，我们要改变传统的观念和认知，要将医院档案工作从封闭转向开放、档案服务工作从被动转向主动。在掌握了档案规律的同时，要树立现代化的管理意识，本着严谨科学的态度，推进医院档案管理工作的现代化。

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