浅析医院档案管理中信息保密与优化措施

文/湖北省孝感市中心医院办公室 李晶

一、医院档案管理的现状分析

（一）制度不完善,目标不明确

在医院管理中,涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中,也没有将档案管理纳入目标考核。未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中,对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。

（二）对医院档案内容界定不清,管理范围不明

在医院,档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，医院根据自己的理解和实践在进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

（三）医患关系的变化,使病案受到前所未有的重视

医疗纠纷中病案往往成为双方争夺的焦点。提高病案书写质量,完善病案管理也就成了迫切的任务。

（四）医院档案管理水平不高

随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。

（五）档案管理分散，不利于档案的完整和安全

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

二、医院档案管理中信息保密的重要性分析

在医院档案的利用过程中，保密工作是重中之重。医院档案的管理人员需要提高保密意识，严格按照医院档案管理制度工作有效提高医院档案管理水平，保证医院档案的真实性与保密性。

首先，医院档案的利用与管理是分不开的。所以要想提高档案利用过程中的保密效率就必须对档案进行保密管理。尤其是一些涉及到医院学术演技成果、医疗处方等档案信息是需要进行绝密管理的。因此，在管理人员进行档案的管理过程中首要注意的问题就是分清楚档案密级数 并对绝密档案进行绝密管理。

其次，在医院档案利用中的保密工作的成果是一点一点积累起来的。这就必须依赖于医院档案的日常管理。因此，医院档案管理人员需要养成严格遵守保密准则的习惯，对日常中任何档案的利用都需要认真登记、签字，任何人不得擅自调阅。定期对档案进行清对、检查发现问题及时上报。这样可以有效杜绝档案因丢失而泄密的情况发，有利于档案保密工作的进行。

再次，医院的档案是分为不同保密程度的。所以，管理人员在对档案的管理与利用过程中需要以具体情况、具体对待原则进行保密工作。这并不是说，密级数小的档案就可以不做保密工作，只是要严格注意档案涉密情况的变化及时变更档案的密级数，保证绝密文件的保密效率。这样在医院档案的利用过程中工作人员可以根据实际情况进行保密工作。

三、医院档案管理中信息保密优化措施

（一）建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据

由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室或信息档案职能科室主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。

（二）加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

（三）加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。

（四）建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

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