论水利工程技术档案管理与资料整理分析

文/阜新市水利综合开发管理站 高宁

一、如何做好水利技术档案管理工作

（一）工作方法的标准化

相关工作人员在进行水利技术档案管理的过程当中，首先需要确保整个过程各个环节的技术都能够达标，例如积累和立卷以及归档等。其次是全面有力的建立标准化的技术档案工作程序图，在工作程序图当中需要将各部门之间的关系进行详细具体的列出，并且还要标注细致的工作周转运行图等，使得其全面达到程序化。

（二）管理制度标准化

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。

（三）统计标准化

所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。

二、工程资料的整理

（一）工程资料整理的意义

水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。

（二）如何快速便捷地整理工程资料

首先，建立合理的编码程序。合理的编码程序是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库；其次，建立资料库。根据不同的资料形式建立不同的资料库:1.对工程建设中的评定表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标；2.对于照片摄像等资料可通过数码相机、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库；3.对于工程文件，如:工程建设的有关单位批文、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。

（三）通过数字化档案管理需求改革和完善管理体系

数字化档案管理方法与传统纸质文件档案管理在根本上是完全不同的，所以，它的管理体系和管理内容在根本上也存在一定的差异和不同。在数字化水利工程技术档案管理档案管理需求的基础上，数字化不断发展和进步，在改革和完善管理体系的时候要加快速度。将传统的纸质档案管理方法以及管理重点进行相应的改变，在开展档案管理工作的同时也要结合数字化档案管理的需求，从而使水利工程技术档案管理数字化管理的目标得以实现。

除此之外，结合数字化水利工程技术档案管理特点，改革和完善管理体制对于数字化水利工程技术档案管理而言也是尤为重要的。在数字化档案管理需求的基础上，对水利工程技术档案管理特点引起足够的重视，将其中传统管理制度存在不合适的内容进行相应的改革和调整。站在水利工程技术档案信息安全管理的角度上进行分析，使数字化水利工程技术档案管理更具有科学性和合理性。

首先，现行水利工程技术档案从源头抓起。现行水利档案在刚刚形成的时候，都是需要在计算机的基础上进行相应的操作，因为受到各种因素的制约，现有的水利档案还没有完全实现纸质和电子并存的状态，为了可以与数字化发展需求相适应，我们现在就需要创建一个资源共享平台，形成的水利档案内容转变成电子模式，在网络的基础上，与档案馆紧密地联系在一起，从而在根本上实现资源共享。这样的话，不仅可以在人力上有所节约，而且也避免了重复劳动，在此基础上，数字化工作也有了更坚实的基础；其次，统一规范。在水利档案逐渐数字化的进程中，不管是纸质档案通过扫描的方式实现数字化，还是针对接收的电子文件可以进行直接存储，这些工作都需要在数据库建设服务的基础上得以实现，通过统一标准和指标体系对相应的操作进行规范，从而使标准化、程序规范化、管理制度化、应用法制化得以实现。

三、结束语

总而言之，水利工程技术档案管理与资料整理这项工作本身复杂性就比较强。只有在工作思路上实现不断创新，不断改进，跟上时代的脚步，要时刻明确自己的责任，在档案管理工作中激发出更多的激情和热情，使水利工程技术档案管理与资料整理能力和服务水平得到进一步的提升，从而使档案的准确率和利用率得以提升。

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