如何做好学校档案的收集与整理工作研究

文/浙江临安市教育局 王燕飞

一、前言

当前，学校档案管理为学校管理的一个重要组成部分。而在收集和整体学校档案前，都是一些零散的文件材料，因此，这些文件材料极易被损坏或者是丢失，因此，不能为学校的其它工作所利用，又不能对学校管理过程进行真实的记录、难以实现合理决策的目的。由此看来，学校档案收集和整理是极其重要的一项工作。

二、关于学校档案手机和整理工作的主要特点的分析

（一）档案分类偏多

当前，学校档案的收集的分类偏多，主要包含教学档案、学生档案、会计档案、声像档案等。档案不管以何种形式存在，都能真实的反映出学校活动的面貌，最重要的是对今后档案的利用、查阅以及借鉴都有十分重要的价值。

（二）涉及范围十分广泛

档案资料的形成涉及到学校内部的各个科室，而形成档案材料的人员包含管理者自身、教师与学生，因此，所形成的档案种类也是多种多样的，例如：实物档案、会计档案、实物档案等多种。档案载体既有纸质档案，又有电子档案。因此，学校档案管理涉及到的范围是十分广泛。

（三）有较强的连续性

对于各个学校中跨学年的事件，例如：改革实验课，并不是在一个学年中才能完成，它所完成的周期是相对较长的，其实验要延续几年甚至几十年。但是，对于每个学年的实验报告和相关资料都表现出较强连续性。

（四）影响因素较多

对于学校档案管理工作来说，其影响因素是非常多的，比如：领导的重视程度、管理者的管理意识、制度的建立等，都直接对学校档案的收集与整理工作产生不同程度的影响。

三、提高学校档案收集和整理工作的主要对策

（一）广泛进行宣传，切实提高师生的档案管理意识

首先，学校必须加强档案管理者的档案业务能力与水平，从而逐步增强学校档案收集和整理的责任感，进而提升自身的档案管理素质水平；其次，采用各种形式，大力宣传学校档案收集和整理的重要性，力争获得学校领导的高度重视；再次，进一步强化学校师生档案意识，从而营造一种良好的档案收集与整理的氛围。

（二）制定高效的收集制度、归档范围要合理科学

通过大量实践表明，有较强针对性的制度，其可操作性与执行力度是比较高的。所以，学校档案管理部门必须要深入研究学校档案形成特点与规律，按照机构的设置与职能的设置，从而建立一套完善的档案收集与整理制度，明确指出归档的范围、时间与要求，以便更好的划分部门档案的归档范围，同时还要结合实际工作需求，合理的进行修正，确保档案资料收集和整理的完整性，减少归档不完善的现象出现。

（三）保障收集渠道要十分的畅通

对于学校档案的收集，其常采用的途径主要是通过归档移交案卷最终实现的。各个部门档案收集工作的主要基础为档案材料收集、积累和立卷归档。所以，必须确保档案管理者要始终坚持积极的态度，和各部门进行沟通与联系，正确指导档案资料的收集与整理工作。此外，还要确保档案管理者作用的发挥，保证收集渠道十分的顺畅。

（四）利用较为先进的手段对学校档案进行收集和整理

事实上，档案资料的收集与整体的主要目的是为学校的各项工作的开展提供服务。特别是对所收集的零散材料要予以认真整理，从而进行科学的管理，有序的进行存放，这样一来，使借阅更加便捷，让档案利用者充分感受到档案统一管理的安全性与完整性，这样一来，便能充分激发对档案收集与整理的热情，进一步提升档案收集和整理的水平。

（五）切实提高档案管理队伍的整体素质水平

在高校档案管理中，其建设一支高素质的档案管理队伍是极其重要的，这直接对档案收集与管理效率的提高产生较大的影响。特别是对档案管理者来说，必须要有全面的档案管理知识，从而更加明确指出学校档案收集与整理的主要原则；学校要定期组织档案管理者参加系统培训，以便熟练掌握档案管理的相关技术与业务。只有全面提高档案管理人员的整体素质，才会进一步提升档案收集与整理的质量。

四、结束语

总体来说，学校档案的收集与整理是一项具有较强系统性的工作，这就需要建立一套完善的档案管理制度，再充分发挥出档案管理者的主动性，此外，还需要学校领导的高度重视，这样一来，就要求学校内部的各个部门相互配合。只有将学校档案管理工作的作用充分发挥出来，才能够为我国学校发展与建设提供更好的服务。

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