浅谈会计档案的整理

文/山东烟台市牟平疾病预防控制中心 孙雪莹 姜异楠

一、会计档案的形成规律和特点

它是由会计凭证、会计帐簿，通过帐簿加工处理原始数据，根据需要再通过报表把帐簿揭示的各种控制数据反馈给有关职能部门。

会计档案有自己的特点：

（一）精密性

会计档案实质上是一个由数字组成的非常精密的网络，一环套一环，环环相扣，相互依存，它精密地反映经济活动的微妙变化，而且不允许出现丝毫的差错，否则会带来整个系统的混乱。

（二）系统性

会计档案是由会计凭证、会计帐簿、会计报表组成的一个完整的档案系统，它们有着固定的层次和严格的秩序，既紧密联系，又相互制约，如决算与预算、总帐与明细帐，记帐凭证与原始凭证等都表明了这种层次关系和系统性质。

（三）外形独特，类别简单

会计档案的外形具有自己的特点，种类之间明显不同，而且主要只有三大类，分类极其简单明了，这是其他门类的档案无法相比的。

二、会计档案整理工作的基本原则

会计档案工作的整理应遵循三个原则：一是保持其外形特点；二是保持会计档案的交流性和完整性。立卷、排列、编目一般维护三个系统（凭证、帐簿、报表）的独立性，还要严格遵守会计材料的时间顺序，不能打乱秩序。三是便于保管和利用。整理时应从本单位实际出发，把保管和利用有机结合起来，才能达到使用的目的。

三、会计档案的保管期限

《会计档案管理办法》为会计、档案材料的管理鉴定作了明确规定：除年度决算和涉及外事、私改会计材料等归永久保管外，其他一委划为定期，分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五个期限。定期保管期限巡多给档案管理带来不少弊端，如按期限单独编号，会使会计档案分得复杂、零乱，不便管理和查找。因此，定期会计档案在管理排列中不宜细发，根据本单位工作需要延长定期保存时间。

四、会计档案的分类

财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》中规定“会计档案是揸会计凭证、会计帐簿和会计报表核算专业材料”。除此之外还有工资清册、工资转移证、会计移交清册等。为妥善保管、方便利用，我认为，还应该设第四类、即“其他类”，就是说把三大类以外的会计材料通通划为其它类，然后在每一年里按习惯规定其秩序。

五、会计档案的整理

（一）会计核算材料的立卷

1.凭证：

A、编写本卷的张页号。原始单据可以不编页码，记帐凭证必须编凭证号，填写凭证封面，对一些装订不齐、不规则的凭证做一些必要的加工。

B、填写凭证封面，对一些装订不齐，不规则的凭证做一些必要的加工。

2.帐簿：装订形式大致有三种：死页帐、活页横式帐、活页竖式帐。死页帐维持面貌，不能拆散重新装订，封面加一小封签。活页帐则将硬皮、空白页去掉，加帐皮用线绳装订。

3.报表：不同保管期限的报表应分别立卷；年度决算必须单独立卷；季报、月报也应分别立卷，季报、月报页数较少也可分并立卷，保管期限按季报确定。

（二）会计档案的分类和编号

把会计档案的排列与编号就是对各种类型的会计档案，按照年代、类别、保管期限等进行系统的排列，然后编上顺序号，达到便于管理和利用的目的，起着固定档案的顺序位置和巩固整理工作成果的作用，具体排列、编号方法有以下几种：

1.对永久保管的会计档案要单独排列，从最早的一年开始，统编一个流水号。

2.类别—年代—保管期限排列法。就是将会计档案，先按会计报表、会计帐簿、会计凭证等类别分开；在同一类别内，再按年代顺序排列，年代早的在前、晚的在后，在同一年代中再按保管期限长短排列保管亚欧大陆发，长的在前，短的在后。在同一类别内，档案多者，一年编一个流水号，少者可几年编一个流水号。

3.年代—类别—保管期限排列法。就是将会计档案先按年代分开，在一个年代里再分开报表、帐簿、凭证等类别；在同一类别中，保管期限长的在前，短的在后，然后按报表、帐簿、凭证的顺序一年统编一个流水号，这种排列方法的好处是：一个年度的全部会计档案都集中在一起。

从便于管理，便于利用的角度看，以类别—年度—保管期限排列法为好。

六、编制会计档案案卷目录

1.会计档案案卷目录由封面、目次、案卷目录表三部分组成。

2.案卷目录是会计档案的总登记簿，它既是管理交接档案的依据，又是查找利用档案的检查工具。因此，必须认真填写好，填写方法按会计档案排列编号顺序逐卷、逐册填写好。

3.采用类别—年代—保管期限排列法的，一种类别编—本目录；采用年代—类别—保管期限排列法的，每年编一本目录，也可数年编一本目录，登记的先后顺序应固定。