档案的作用与管理刍议

文/中国联合网络通信有限公司吉林省分公司系统集成中心 矫云

档案是一个国家和地区最珍贵的文化财富，它不但承载着重要的历史文化价值，而且还在国家和地区的发展过程中起着非常重要的作用。但是，许多地区并没有充分认识到档案管理的真正价值，无论是在重视程度上，还是在投资上都远远达不到档案管理的需求；在档案管理过程中，有些管理人员根本不具备系统的档案管理知识，有些管理人员甚至片面地认为档案管理无足轻重、可有可无这样就导致在档案管理过程中存在着一系列的问题，严重影响档案作用的发挥。在这种情况下，认识档案的重要作用，加强档案的管理，无疑具有十分重要的现实意义。

一、档案的涵义与属性

（一）档案的涵义

对于档案的涵义，不同的国家在不同的历史时期并不十分一致。我国在1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》认为：档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

（二）档案的属性

从属性上来讲，档案有其本质属性和一般属性。本质属性是指档案的历史再现性；一般属性包括政治性、社会性、文化性、知识性、教育性、信息性、价值性等属性。

二、档案的作用

（一）档案是管理和开展工作的重要凭证

档案是国家机关、社会团体开展各种社会活动产生的真实记录，反映的是国家机关和社会团体进行社会活动的全部情况。是国家机关开展工作不可或缺的重要的凭证与辅助工具，是履行职能开展业务的重要手段。国家机关和社会团体要想真正开展自己的工作，就必须认真进行档案考察，完整掌握前面工作的开展情况、困难与问题，从而为制定决策、规划、开展工作创造有利的条件。

（二）档案是提高管理能力和社会生产力的重要参考依据

档案是人类进行生产活动的记录，是人类和自然环境斗争过程中的经验总结，是为后代子孙提高丰富资源与经验的重要措施与手段，档案中的资源与经验是人类进行社会建设最重要的参考依据，是人类吸取经验，继往开来，获取更大发展的重要力量。

（三）档案是开展科学研究的重要支撑

开展科学研究，不管是开展社会科学研究还是开展自然科学研究，离开一定的材料和资源是绝对不可以的。档案作为人类智慧和灵魂的结晶，一方面可以提供科学研究直接借鉴的原始记录，另一方面还可以提供前人在开展科学研究过程中总结的基础材料。通过吸收和掌握前人留下的原始记录与基础材料，可以在不断吸收前人成果的基础上进行开拓创新，从而有效提高科研效率，避免科学研究走弯路、犯大错。

（四）档案是进行宣传教育的重要依据

档案是历史的真实记录，档案不但记录了社会发展过程中的经验和教训，同时还记录了不同历史发展时期的进步力量、英雄人物以及反动势力的事迹材料，是进行各种文艺创作、举办各种活动、进行爱国主义以及革命传统教育重要而生动的素材，具有相当强的感染力与说服力。

二、加强档案的管理

（一）领导人员必须提高档案管理意识

在档案管理工作中，一个单位档案管理工作开展的质量常常和单位领导的档案管理意识有着非常重要的关系，单位领导档案管理意识越强，对单位档案管理就越重视，其投资就越多，档案管理的质量就越高，反之，单位领导档案管理意识越差，对单位档案管理就越不重视，其投资就越少，档案管理的质量就越低。为此，要想提高档案管理的质量，单位领导首先必须努力学习档案管理的相关知识，不断提高自己的档案管理意识，从管理上和资金上倾向于档案管理，并将档案管理作为单位管理常规事务来抓，只有这样，才能加强档案管理，提高档案管理的质量。

（二）努力提高档案管理人员的档案管理能力

档案管理人员的档案管理能力是进行档案管理的基础，档案管理人员档案管理能力越强，档案管理的质量就越高，反之，档案管理人员档案管理能力越弱，档案管理的质量就越差。为此，必须努力提高档案管理人员的档案管理能力。为不断提高档案管理人员的管理能力，首先必须努力组织档案管理人员进行档案管理相关知识以及法律法规学习，增强档案管理人员在档案管理中的自觉性。为适应档案管理形势的发展，还要定期举行档案管理人员的知识与技能培训，组织档案管理人员到先进单位参观学习，学习其先进的管理经验和技术，并将其应用于本单位档案管理之中。

（三）规范档案管理

规范档案管理，首先要规范档案资料的收集，制定并完善档案资料收集制度，严格规范档案资料的收集、分类、归档、保管等常规方法，还要创新档案资料的收集方法，做好事前监控，将广泛收集和重点收集相结合，不断扩大档案资料的收集范围，确保档案资料的完整性。其次，要规范档案整理工作，按照档案管理的要求进行档案资料整理，争取做到档案资料组卷合理、标题简明、卷标准确、排列有序。第三要积极改善档案管理条件，不断改善档案保存的物质条件与环境，建立电子档案室，将档案室、电子档案室、阅档室、办公室、库房分置开来，配备防火、防盗、防潮、防虫等多种保护性措施。

总之，档案管理是档案保护的重要方法与手段，档案管理水平直接影响着国家机关以及社会团体进行社会管理、科学研究、爱国主义以及传统教育的水平。在这种情况下，档案管理人员只有充分掌握相关管理知识，利用现代化的管理技术，并严格按照规定对档案进行管理，不断获取单位领导的支持，实现档案管理的动态管理，才能不断提高档案管理的质量，为国家和社会服务。

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