浅谈如何提高我国人事档案内容的信息价值

文/内蒙古大兴安岭林业学校 谷文静

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录。我国的人事档案管理历史渊源，而真正开展起来是在建国后，党和国家十分重视人事档案的保管，各级组织和人事部门成立了人事档案管理的专门机构，经过半个多世纪的发展积累了大量的人事档案管理工作经验，人事档案得到了较大发展，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。人事档案自产生以来，一直发挥着不可替代的作用，为人事调动、聘用、晋升等工作提供了很多便利和帮助。但我国人事档案管理也存在着一些问题，内容空洞无物、千人一面，语言表述格式化、公式化，纸张大小不统一、归档不准确、档案材料短缺等，无法全面、完整地将个人的历史面貌、特点和才能表现出来。21世纪人类进入信息时代，社会竞争越来越激烈，人力资源部门对人才各方面的要求越来越高，而传统的人事档案内容无法全面、完整地将个人的历史面貌、特点和才能表现出来，已经不能适应当今社会发展要求。因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案的新内容，使人事档案内容个性化，提高其真实性，对充分发挥人事档案在人力资源开发利用中的作用具有十分重要的意义。

一、我国人事档案内容存在的问题

（一）档案内容千人一面，缺乏个性内容

人事档案是人的“说明书”，能全面、详细地反映一个人各方面的情况，起到“阅卷如见人”或“档若其人”的作用。而目前我国人事档案质量不高，缺乏利用价值。因为其中的材料，空洞的、形式的多，细致的、实质性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结及组织意见尽是套话，无法全面、公正地评价和反映一个人的情况。

（二）鉴定审查把关不严，内容失真

真实性是人事档案的生命，是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提，内容失真的材料会误导人事工作，造成严重的后果。当今社会，有一些单位的人事部门在审查材料时，把关不严，甚至根本不检查，使一些虚假材料顺利地进入个人档案，如个人年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升，甚至劳保福利的发放等都带来了许多麻烦。

（三）管理不规范

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作。人事部门工作人员一定要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

二、如何提高我国人事档案内容的利用价值

（一）补充具有个性的人事档案内容

在人事档案中增加反映人员个性内容的文档记录材料是十分必要的。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。一是在以往侧重于身体素质和知识程度的基础上，应更加注重一个人的能力素质及其心理素质等反映个人全面素质的我国人事档案重点补充的内容。在反映能力素质的有关内容中，应侧重于反应当事人组织协调能力、语言表达能力、沟通能力等；反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的个性、合作与团队精神、创新意识等。二是反映个人业务考绩方面的档案材料。对不同的工作岗位而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。对各级领导干部，要进一步充实档案材料，重点是及时将他们的工作情况、工作业绩以及在重大活动或重点工作中的表现情况和任务完成情况、群众认可情况、考核考察材料收入档案对一般专业技术和管理人员，要重点收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等；对社会流动人员，则要着重收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料，比如个人业绩、信用记录、素质能力、职业生涯、个性特点和社会责任等方面的材料；对在校学生，要突出学习能力和实践能力，只看学习成绩难免会比较片面。

（二）提高人事部门的鉴定审查力度，保证内容的真实

内容失真的人事档案，在当今竞争激烈、人才众多的社会中，不能更好的为用人部门提供准确的利用信息，失去了信息利用价值，甚至对用人部门的用人计划造成严重的影响。因此，我国有关部门应进一步健全人事档案的规章制度，对当事人伪造个人信息等恶劣行为予以一定处分，并要求人事部门工作者严格把关，重重把关，严格遵守规章制度，提高人事档案内容的真实性，为用人单位提供更加具体准确的信息。干部档案审核工作中按照分层次审核、分阶段推进的思路，“三龄一历”认定上把好“实”字关。对干部的“三龄一历”严格政策，统一标准，客观公正，实事求是，做到不迁就照顾，不怕得罪人。特别是在认定干部出生年月和参加工作时间时，逐个分析，逐个确认。

（三）规范档案整理，提高人事档案质量

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作。人事部门工作人员一定要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。人事档案工作应遵守《档案法》，以及上级主管部门颁布的各种规章制度，各单位还应结合本单位的特点和实际，制定本单位的人事档案收集归档补充制度、检查审核制度、交接转递制度、整理规划保管保密制度、查阅借阅制度等，做到有法可依。规章制度制定出来以后，一定要认真贯彻执行，排除一切人情干扰，坚决按各种制度和规定手续办事，做到有法必依，执法必严;对各种利用档案进行造假或谋取私利现象，一经发现，必须严加处理，做到违法必究。

人事档案自产生以来，一直发挥着不可替代的作用，在计划经济下的人事档案管理制度，曾经为当时人事调动、聘用、晋升等工作提供了很多便利和帮助。我们一定要保证人事档案内容的丰富多样性和真实性，为当今人才竞争激烈的社会，提供更加准确有用的利用信息，发挥更多的作用。

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