优化出效能 系统建保障——试论高校督察督办的有效机制

文/广州航海高等专科学校 冯金磊

再好的决策如果不能得到有效的执行，实现预期的效果，都无异于一张空头支票。高校行政工作的有效开展，也需要不断提高行政执行力。认识到这一点，督办工作就被很多高校放在提高行政执行效力措施的首位。成立督办科，创新督办方法，建立督办网络系统等等，让高校的督查督办机制也日渐成熟。以我校督查督办的成功为例，我认为以行政工作进度表为载体，校长办公会和校院（处、系）长联席会为抓手，辅以督办单形式的系统化督查督办机制能有效提高行政执行效力。

一、主要措施

党政工作要点是高校一年工作的统领。在正确方向的指导下，如何防止职能部门在实际工作中拖拉扯皮，此时工作推到彼时做，交叉部门的工作就放下不做的现象，保证把每项工作做到位，实现既定目标，是督办工作的首要任务。

（一）行政工作进度表

行政主要工作进度表对解决上面问题能发挥重要作用，是督查督办工作的重要抓手。制定好工作进度表是高校办公室做好督查督办工作的前提。以我校为例，采用“从下到上，部门报送；从上到下，领导补充”的方法，使每年的工作进度表不仅详细，而且完备。

首先，各部门按规定的格式主动上报一年的工作进度表，这就要求部门长对自己部门在一年中有那些主要工作，有那些常规工作，每个阶段工作的开展程度，什么时候完成做到心中有数，进而体现在书面，既是动力，也是无形的压力。工作进度表的制定需要部门成员的广泛参与和论证，起到了加强部门员工团结的作用。其次，督办科汇总，把整理好的一份全校各部门的工作进度表提交学期初的第一次校长碰头会审阅，各领导对自己分管部门的工作查漏补缺，定下最终今年要做那些工作，做到什么程度。最后，由督办科整理形成最终版本，并上传到OA办公系统上，供全校教职员工监督、查看。工作进度表把每个部门每年的主要工作和常规工作的完成目标、完成时间都按月列举，每项工作什么时候完成通过列表一目了然，清清楚楚，明明白白，没有含糊，没有空白，这也就形成了督查督办工作中“横向到边，不留盲区”的工作思路

开展工作中，由督办科对工作进度表进行及时的总结、调整，尽可能找到既能调动部门工作积极性，发挥工作潜力，又不至于过多压力而引起不满的平衡点，并及时在OA办公系统上更新，公开透明，全校教职员工都可以看到职能部门的工作情况，无形中增加了工作的压力。这样，在一年的工作中，各单位有压力，有方向，有目标，有任务，时刻保持着清醒的头脑，保证了各项工作及时、保质的开展，不出纰漏，提高了工作效率，提升了部门形象，保证了学校整体的良性发展。

（二）“两会”制度

校长碰头会、校院（处、系）长联席会两个会议是我校督查督办工作的重要手段。两个会议每月各召开一次，相差一周，先召开碰头会，再召开联席会。

碰头会的参加人员是校行政领导和校办，主要是对工作进度表的实施情况进行总结、检查和调整，及时掌握学校工作的整体状况，针对有所变更、延缓的工作，校领导当场讨论，沟通，发现不足，调整补漏，并及时下达给各部门组织落实。通过校长碰头会的“从上到下”的督查，有效地提高了工作效率，取得明显的效果。

联席会的参加人员范围扩大到学校的中层干部，主要目的是加强学校上下的沟通与交流，通报学校工作中的重要问题，研究、解决、协调校院（处、系）工作中的实际问题。一般是由校办主任通报各部门主要工作进度，公开透明，形成压力；相关的校领导汇报或通报学校近一个月内的重大事项或者决策；并对前期工作好的表扬，差得督促，无形中给予了巨大的压力，把压力转化为动力，提高他们工作的效率。各个中层领导在会后又及时把会议精神和信息传达到本单位的每个教职员工。这也就形成了“纵向到底，层层督查”的工作思路。

（三）督办单及其他

对于重大的，需及时处理的，关系到教职员工切身利益的，我们会采用下发督办单、重大事项每天汇报制度、电话催办等的方式，给予督办，限期完成。

二、几点认识

（一）勤汇报，领导支持是关键

办公室代表领导行使职责，是领导的口目和耳朵，不但要及时关注学校各方面工作开展情况，及时督促，还要勤于向领导汇报。领导支持，才是督办工作持续、有效开展的不竭动力。同时，领导对全校工作了然于胸，也为领导做好重大决策提供有力的保障。

（二）勤学习，增强督查督办意识

有精神、有决定，不落实就等于零，督查督办人员深知这个道理。只有狠抓落实，才算是尽职尽责。因此，办公室人员要不断增强督查督办的意识。首先，加强认识，充分认识到做好督查督办工作的重要性和必要性，将督查督办作为重要的工作列入议事日程，使抓落实作为工作中的自觉行为；其次，加强学习，透彻了解学校的工作部署，增强主动性，不断提高办事能力，而且要学习督办工作经验，完善督察督办机制，不断提高督查督办的效率。

（三）抓重点，保证中心工作行之快速有效

学校在不同时期，工作中心有所不同。我校每两周一次的校长办公会就是围绕学校的中心工作做出重大决策和重要部署。督办工作的中心任务就是围绕办公会议的决议开展。首先由督办科根据办公会议记录整理办公会议决议，形成书面文字，加盖办公室印章后复印，及时送达学院和职能部门负责人手中，督促其尽快按决议落实。此项工作，需要办公室人员分清主次，对内容重要、时限紧急的决议，以电话、短信等方式进行及时通知、催办，确保工作落在实处。

（四）重方法，系统化提高行政效率

在实际工作中，我们运用的是口头汇报和文字催办相结合的工作方法。我们有校长碰头会、校长协调会、校长专项工作会议、校院（处、系）长联席会等四个会议做工作汇报的平台。在文字催办上，我们主要有工作进度表和督办单的形式，同时还有重大事项每天书面汇报制度，电话催办等方法。在我们的实践中，证明这些对于解决问题效果明显。

（五）勤协调，推进疑难问题顺利解决

在督办事项遇到困难和矛盾的情况下，督办人员如果只重视表面的督和查，而不深入其中发现问题，督办工作就会流于表面化，很难起到解决问题的效果。经过日常大量的实践证明，对于在督办中打结的工作，督办人员在督办工作中，要坚持调查研究相结合的原则，充分发挥主观能动性，协调各方的优势，发现问题，解决问题，才能推动督办事项的顺利完成。

（六）讲民生，促进校园的和谐发展

学校正处快速发展、大兴建设的时期，经常会出现关系教职员工与学生切身利益的问题。这些问题的解决的是否及时、恰当，关系校园的和谐大局。例如，每年的教师代表大会的召开，代表们提交的议案反映出得师生员工对学校的教学科研、管理服务、建设发展以及师生员工的利益问题、建议；平时校长信箱接受到得师生员工的信访问题；还有办公室直接接受的一些师生员工的校园建设、学习生活的意见，等等。办公室都会在主管领导批示后的第一时间送达执行部门，并送上督办单，限期完成，令师生满意，促进了校园和谐发展。

三、努力的方向

提高工作质量的进步是无限的，督查督办工作也应该不断提出新的目标，争取更有效的为高校的发展服务。完善的督察督办机制和督察督办信息化建设等方面仍是高校督察督办工作的弱项，需要不断下功夫思考和实践。