基于岗位调研的高职文秘专业教学改革与探索*

韩玉芬,李 柯,吴新化

(湖州职业技术学院 人文旅游分院, 浙江 湖州 313000)



基于岗位调研的高职文秘专业教学改革与探索*

韩玉芬,李 柯,吴新化

(湖州职业技术学院 人文旅游分院, 浙江 湖州 313000)

文章通过对企事业单位秘书岗位的调研，分析了当前秘书岗位的主要工作内容，总结了秘书职业的素质及能力要求。进而，从人才培养方案、教学方式、考核方式以及加强校企合作等方面，论述了湖州职业技术学院文秘专业进行的教学改革探索。

高职; 文秘教学; 教学改革

随着我国中小民营企业的迅猛发展，社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻变化。其中，一个重要趋势是民营企业对复合型秘书人员的需求不断增加。高职院校文秘专业是培养秘书人才的摇篮。为确保办学的有效性，学校应深入开展秘书行业人才需求的调研，跟踪社会对文秘人员的职业素养、职业能力及知识结构的新要求、新变化，并在此基础上反思文秘专业的课程设置、教学内容及教学模式，根据实际需要进行调整与改革。这是高职文秘专业毕业生满足社会需求的重要前提。

一、调查研究的对象和方法

基于文秘专业建设与教学改革的需要，湖州职业技术学院(以下简称湖职院)文秘专业在最近两年，在浙江省开展了一次大规模的调研工作。本次调研以浙江省各企事业及机关单位秘书为对象，主要目的是了解秘书岗位的主要工作内容和要求，听取一线秘书人员对高职院校文秘专业教学内容及课程设置等方面的建议。考虑到高职文秘专业学生的去向大多是中小民营企业，所以，此次调研以企业特别是民营企业秘书为主要对象。各类单位的具体分布情况如下：党政机关和事业单位占15%，国有企业和民营企业分别占15.5%和57.4%，其他性质的单位占12.1%。

为获取全面真实的信息，本次调研采用调查问卷与访谈相结合的方式。一部分是发动学生开展问卷调查，共发放问卷1 200份，实际回收1 109份，有效率92.41 %；另一部分是教师带领学生进行访谈调查。效度是调查研究的一个重要指标，其中的内在效度是指测量的方法、资料和结论对该测量本身的有效性。这些资料和结论可以有效地解答所研究的问题。[1](P196)在问卷调查的基础上，学校文秘专业教师带领学生，对浙江省内近百家企业的秘书人员进行了深入的访谈，获得了大量有价值的信息。比较两种调查结果，我们发现，访谈获得的信息相对来说更加丰富和多元，但两者的总体结果非常相近。这说明，本次调研的内在效度较高。为了有效处理调研结果，我们采用SPSS软件，对1 109份问卷调查获得的数据进行了统计和分析；同时，也详细整理并深入分析了师生们的实地访谈记录。

二、调查结果分析

(一)调查问卷统计

1.秘书岗位的主要工作内容 针对表1所列的各项内容(参见表1)，我们设计了主要工作、一般工作、次要工作以及不属于工作范围四个选项。统计时对四个选项依次设定了3、2、1、0共4个分值。分值的高低代表工作的主次程度。最后，根据统计结果算出平均分值。结果显示，表1中所列的5项职业功能的平均分值均超过2.0。这说明，秘书的实际工作内容包括了表1所列的各项内容。比较具体内容后，我们发现：认为商务沟通是主要工作的人最多，分值达2.58，这说明商务沟通在秘书工作中占有相当高的比重；其次是会议与商务活动、办公室事务管理两项，平均分值分别为2.53和2.47。因此，在进行文秘相关课程的教学方案设计时，教师应考虑当地企业的实际情况，结合企业秘书人员的工作内容，调整教学侧重点，从而使培养出来的学生更能符合企业需求，并达到学以致用，迅速上岗，甚至独挡一面的效果。

表1 秘书岗位主要工作内容

数据显示，常用文书的写作分值为2.12，和其他项目相比相对较低。这说明，在当前中小企业中，文书写作在秘书人员的工作中所占比重不高。

2.秘书的职业素质 对秘书职业素质这个项目，我们设计了“职业素养”和“文化素养”两个模块，具体小项如表2所示(参见表2)。统计时，我们分别对调查表中设计的“非常同意”、“同意”、“基本同意”、“不同意”四个选项，依次设定了3、2、1、0共4个分值。各分值的高低，代表调查对象对本项内容认可度的高低。调查结果显示，职业素质要求的平均分值是2.58，文化素养要求的平均分值是2.29。这说明，相比较而言，秘书人员对职业素养的认可程度更高。在“职业修养”类别中，“爱岗敬业”和“严守机密”两项的平均值分别为2.82和2.91，而“文化修养”类别中的“礼仪修养”的得分最高，为2.92。以上调查结果提醒本专业的教师：在教学过程中，应注意引导学生认识甘于奉献、吃苦耐劳等秘书人员的优秀品质的重要性，还应特别强调严守机密是秘书人员的一项基本素质要求。

此外，从表2还可以看出，文化素养也是秘书职业素质的一个重要组成部分。从深层上讲，文化素养是体现秘书职业素养的基石。秘书的工作水平和工作艺术在很大程度上是建立在良好的文学修养和审美修养的基础之上的。秘书人员的待人接物、商务活动、沟通协调等活动都对礼仪修养提出了较高的要求。

表2 秘书职业素质要求

3. 秘书职业岗位的能力需求 秘书职业岗位的能力部分，我们统计了表3中所列的5个项目(参见表3)。统计时，对调查表中设置的“非常同意”、“同意”、“不同意”3个选项，依次设定了2、1、0共3个分值。具体分值代表了调查对象对本项内容的认可程度。调研结果显示，秘书的各项工作都需要沟通协调与人际交往能力。因此，这两项能力在秘书各项能力要求中占有重要的位置。在现代企业中，办公自动化操作能力是秘书完成各项工作的基本要求，是有效完成各项工作的前提。调查单位对秘书人员的办公自动化能力都有较高要求。此外，领悟力、分析判断能力、语言表达能力、应变能力和学习能力的分值都超过了1.8。可见，这些能力对秘书人员来讲也是十分重要的。秘书作为领导的助手和参谋，要领会领导的意图，要善于对各方面所获得的信息进行分析判断，以便为领导决策做好参谋工作。有时候，秘书还需要处理各种突发事件，因此需要不断学习各种新技术和新方法，从而拓展工作范围，适应环境的变化。文秘专业教师在设计教学方案时，要充分考虑秘书人员应具备的各项能力，在实施教学活动过程中应从多方位、多角度引导学生重视上述核心能力，并帮助学生提高这些能力。

表3 秘书职业岗位能力要求

(二)教师访谈调查结果统计

为了深入了解一线秘书的实际工作状况以及他们对秘书工作岗位的看法和建议，也为了和企事业单位的秘书行业专家建立良好关系，以便为工学结合创造条件，在进行问卷调查的同时，湖职院文秘专业教师还带领学生深入各企事业和机关单位，让学生在真实的秘书工作场景中，对一线秘书进行面对面的访谈，由此收集了丰富翔实的案例和访谈资料。

1.秘书的日常工作内容 在访谈中，我们了解到，各单位秘书人员的实际工作内容存在一定的差异性，但也有许多共同性，概括起来主要是：各类接待、公文处理、撰拟文书、会务组织工作、日常办公事务、协调各部门以及领导之间的关系等。除了上述主要工作之外，秘书还有安排领导日程、整理档案、收集与处理信息等相关工作。我们还了解到，在部分民营企业，秘书通常还需要帮助领导处理一些私人性的事务，如准备出差物品，缴纳各种费用等。同时，民营企业出于节约成本、提高效率的需要，还会让秘书身兼数职，如兼职统计、财务、人事、公关、网络管理，甚至是某一生产岗位的工作。访谈中，很多秘书都谈到了办公自动化运用能力对于日常工作的重要性。工作中，秘书人员只要掌握一般的办公自动化软硬件设备操作方法，就可以起到事半功倍的效果。例如数据统计、信息发布等，如果能娴熟使用，那就能为领导提供更高质量的服务。再例如，一个精心制作的演示文稿可以为领导的讲演增色不少。此外，秘书人员还需要不断掌握各种新型办公自动化设备及各种新软件的操作技术。随着信息技术的快速发展，秘书常用的软件需要不断更新。一些新型办公设备如复印装订一体机、彩色扫描仪、录音笔等在秘书办公领域越来越常见，而单位则很少提供专门的培训机会。这就需要秘书人员自己不断更新知识，掌握新的操作技术。

2.秘书的职业素质要求 职业意识对秘书人员做好本职工作非常重要。在访谈中，我们也了解到很多对秘书职业素养的细致要求，例如辅助性意识、奉献精神、学习意识以及有效的时间管理方法、创新意识等等。辅助性是秘书工作的本质特征。因此，秘书人员首先要定位正确，摆正自身位置；要谦虚、谨慎、低调，能够领会领导意图。这就要求秘书人员平时要做有心人，要善于积累，学会适应领导的工作习惯。其次，秘书工作具体琐碎，事无巨细责任重大，因此，要养成有责任心、认真细致的工作态度。秘书的工作特点和本质决定了秘书人品的重要性。秘书人员平时做事要有原则，诚实守信，还要有奉献精神，不能斤斤计较。秘书的日常工作不但量大面广，而且头绪繁杂。这就要求秘书在工作中注重效率，讲究方法，善于进行时间管理，并勇于创新工作方式。秘书虽然是一个通用性的职业，但事实上，所有的秘书人员都是在各个具体的行业领域中从事相关的文秘工作。因此，秘书的各项具体工作，不仅需要文秘专业知识，还需要行业专业知识。调查发现，很多秘书感觉工作压力相当大，因此胜任秘书工作还需要有健康的身体。此外，秘书人员还要有较好的心理素质，要善于管理自己，遇到挫折和困难时能做好各种心理调节。

3.秘书人员对文秘专业的培养建议 在访谈中，我们了解到，企业秘书人员普遍希望文秘专业的毕业生能尽快适应工作环境和要求，到岗即用。因此，首先，教师在教学过程中应充分考虑到秘书的实际工作情境以及所需的各项能力。此外，虽然企业对文书文案的写作要求没有政府机关那么高，但基本的公文写作能力还是必需的。他们特别强调，写作能力和其他能力(如办公自动化操作、接待访客等)不同，不是到了岗位后就能够速成的，需要在校时期打下扎实的基础。其次，教师在教学过程中还应引导学生在日常生活中重视为人处世、人际沟通、情绪管理这些方面的锻炼，在教学时要通过各种方式让学生领悟和体会这些方面的内容。再次，熟练的办公自动化应用能力是完成秘书日常工作的基本条件。虽然一些新设备、新软件的使用可以在工作中摸索，但一些常用软件和办公自动化设备的基本操作技能需要在学校里打好基础。在日常教学时，教师应当训练学生熟练掌握秘书工作所需的各种软件及硬件设施的操作，以便学生上岗后能和实际工作无缝接轨。为了拓展学生的整体素质，使他们能够更好地适应实际工作，文秘专业还应当开设企业管理、外语、法律、财税、公关、礼仪训练等课程。另外，学生最好还要学会驾驶技术。此外，秘书人员还建议，学校应创造条件，让学生在校期间能到实际的秘书岗位上进行实习锻炼。

三、启示与实践

总结上述问卷及访谈，我们认为，秘书职业的主要工作任务有“写”、“说”、“做”和“沟通协调”四个方面。“写”指日常事务性文书写作；“说”指口语表达；“做”指处理办公室日常事务，包括办公自动化设备的运用；“沟通协调”指处理好上下左右的人际关系。企业秘书的职业核心能力可以归纳为：语言表达能力、沟通协调及人际交往能力、领悟力、分析判断能力、应变能力、学习能力以及办公自动化操作能力。高职文秘专业培养的学生主要面向中小型企业，因此，学校在设计人才培养方案以及组织课程教学时，应充分考虑这一情况，有效训练学生这些方面的能力。在对调研结果认真分析的基础上，湖职院秘书专业参照秘书职业技能鉴定的内容，结合能力本位、任务驱动理论，充分考虑了本校以及本地区的实际情况，对文秘专业的课程设置、教学方式以及考核方式进行了全方位的改革实践。

(一)修改人才培养方案，调整课程内容

参照秘书职业技能鉴定的内容，以之前确定的各项秘书职业核心能力为依据，修订了文秘专业人才培养方案。将文秘专业知识、职业能力结构进行有效分解，把实践课程分为基本技能、专业技能和综合技能三大部分，分别设置了具体的内容和要求，并设定了相应的考核标准。根据秘书职业岗位的典型工作任务，确定了《办公室事务》、《秘书写作》、《办公自动化》、《会务管理》四门核心课程，并确保每门核心课程由一名教师主持，还要求有企业一线人员参与课程建设和单元授课。同时，考虑到秘书实际能力的发挥水平、职业素质的提高及持续发展的需要，湖职院文秘专业还加强了文化素养课程的教学，先后开设了《中国文化》、《文学欣赏》、《艺术欣赏》、《楹联文化》、《书法训练》等必修及选修课程。

(二)在教学方式上突出实践领先，基于能力本位进行课程教学改革，实施项目化教学

能力本位是一种职业教育与培训思想。基于能力本位的课程模式能够最大限度地满足企业对应用型人才的要求。湖职院文秘专业结合学校开展的课程改革，根据能力本位理论，突破传统的学科理论学习方式，探索实践性教学方式改革，进行了基于能力本位的模块化课程设计。具体做法是：打破以知识传授为主的传统学科课程模式，构建以工作任务为中心的课程体系。在教学中重新设计学习程序,采用模块式教学，以强化秘书各专项技能。实践课程用校内实训室情景模拟行业企业的真实典型案例，实施项目化教学。课程内容突出职业能力的训练，并融合职业资格证书的要求；理论知识按工作任务需要灵活选取，实现理论与实践的一体化。各模块将理论与实践同步交叉训练,将实践教学贯穿于整个培养过程，使实践教学与理论教学相互结合、相互渗透。借鉴现代企业员工培训的方式方法，运用讨论式、团队协作式的教学方法，采用案例分析、情景模拟、小品表演等技能训练形式进行实训。还和学校以及校外实训单位协商，创造机会让文秘专业学生参与各项活动的策划与实施，例如湖笔文化节、地方上的商贸洽谈会、学校双代会等项目的筹备及善后工作。通过这些社会实践活动，训练和培育学生的秘书职业素养。

(三)改革考核方式

评价体系的构建关系到衡量学生质量的标准、尺度以及侧重点的问题，在一定程度上会影响到教学模式以及学生的学习积极性。湖职院文秘专业改变传统的课程内容理论考核方式，参考国家职业资格证书的考评模式和考试内容要求，采用理论考核和实践考核相结合的模式，变“学过什么课程”为“能做什么事情”。采用过程性考核和期末终结性考核相结合、理论考试与实践相结合的考核方式，特别强调实训过程的重要性。将实训考核分散到各个教学模块中，以实训作为考核形式，以实训作品及表现为成绩考核的依据。还将秘书资格证书考核的内容融合到专业课程之中，将职业证书课程化。[2]

(四)增强同行专家之间的联系，加大校企合作力度

有专家认为，校企合作教育是高职院校人才培养最有效、最基本的途径。[3](P115)充分利用企业工作场所，可实现实训环节教育与企业一线人才要求的对接。湖职院文秘专业和多家企业、机关的主要秘书岗位人员建立了良好而密切的联系，为学校开展进一步的校企合作开拓了有效渠道。在实际教学改革中，还请多位行业专家全程参与，并定期请他们来校参与授课。专家们工作中的实践经验以及鲜活案例在上述过程中发挥了积极有效的作用。湖职院文秘专业还安排了本专业学生在校期间的短期岗位认识实习。结合教学进度，分批安排学生到市内各联系单位进行在岗实习，取得了较好的效果，也受到实习单位的欢迎。为了更好地促进校企合作的顺利进行，学校和分院还专门制定了一系列的规章制度及相关的细则条文，包括教师下企业挂职、学生工学结合、兼职教师聘任等内容，这为推进此项工作的深入开展建立了规范长效的激励机制。

[1] 袁 方.社会研究方法教程(第2版)[M].北京：北京大学出版社,1997.

[2] 韩玉芬.国外秘书要求新趋势对我国高职文秘教学的启示[J].湖州职业技术学院学报,2005,(3).

[3] 李 光.高等职业教育课程设计研究[M].北京：科学出版社,2007.

ReformandExplorationonSecretarySpecialtyofHigherVocationalEducationBasedonProfessionalPositionResearch

HAN Yu-fen, LI Ke, WU Xin-hua

(Faculty of Humanities and Tourism, Huzhou Vocational and Technological College, Huzhou 313000, China)

According to the research results about the secretary positions in large number of enterprises in Zhejiang Province, the paper analysis the current work of secretary positions and summed up its quality and capability requirements, and then discusses the reform and exploration on the secretary specialty education in Huzhou Vocational and Technological College from the perspective of personnel training programs, teaching methods, assessment methods and school-enterprise cooperation．

higher vocational college; secretary education; teaching reform

2012-07-01

韩玉芬(1972- )，女，浙江长兴人，副教授，理学硕士，主要从事高职教育教学和科学技术史研究；李 柯(1979-)，男，河南南阳人，讲师，管理学硕士，主要从事高职教育教学和人力资源管理研究；吴新化(1968-)，女，浙江绍兴人，副教授，主要从事高职教育教学研究。

G718.5

：A

：1672-2388(2013)02-0059-05