铁路物资目录管理中的数据标准与业务协同研究

赵 晨

（铁道部经济规划研究院 经济管理咨询部，北京 100038）

1 铁路物资目录管理

1.1 物资目录与物资目录管理

物资目录贯穿于铁路物资管理从计划、采购、仓储到使用的各个环节，是物资管理的基础数据。物资目录由物资分类和物资条目组成，其中物资条目是描述物资属性的重要信息，包括惟一的物资编码、名称、型号规格、材质、计量单位等 8 项信息。

随着物资目录在物资管理各项业务中应用的不断深入，物资目录将逐步成为物资管理中数据标准的重要载体，因而对物资目录的维护管理非常重要。物资目录管理主要是按照一定的管理流程和质量要求对分类、目录条目的增补和维护，主要包括：对各铁路局提出的物资条目的审核、发布；对已发布目录的梳理和修订；对目录专家咨询团队的管理等。物资目录管理主要有以下 3 个特点。

（1）集中维护管理。由于铁路物资品种多样复杂，更新换代比较频繁，因此对物资目录需要不断地进行维护，以满足铁路生产物资管理的需要。物资目录的维护，不论实际操作过程如何，从逻辑关系上讲，必须实行集中维护。集中维护模式在质量控制上具有优势，有利于确保维护工作的稳定性和持续性。物资目录集中维护模式如图 1 所示。

图1 物资目录集中维护模式

（2）“申请-审核，准实时发布”制度。物资目录涵盖全路各单位使用的所有物资，为确保物资信息准确，对物资目录的增补采用的是由使用者提出物资需求申请信息、铁道部集中审核的模式，通过这一方式及时提供物资需求信息。另外，为满足运输生产需要，符合铁路技术装备升级、生产工艺提升的要求，物资目录信息需要适时动态更新，因此对物资目录的更新采用的是准实时发布的方式。目前物资目录信息的更新周期为 2 个工作日。通过“申请-审核，准实时发布”制度，可以确保物资目录中所提供的信息更加全面、及时。

（3）专家咨询。为了提高物资目录维护工作的质量，采用建立专家咨询团队的方式对存在的疑难问题进行技术把关。目前这也是各个行业在物资目录维护工作中比较通行的做法，从实际应用效果看，非常有利于维护工作的开展。

1.2 铁路物资目录应用中存在问题分析

全路统一物资目录 ( 即铁路物资目录，主要强调物资目录的全路统一性，下同 ) 及集中维护的管理模式打破了之前各铁路局分散管理物资目录的格局，由于应用机制和管理模式的不同，使物资目录在应用中存在一些问题，如分类重复、物资条目重复、物资属性描述不规范、执行标准缺失等，分析其主要原因如下。

（1）物资目录管理中的统一数据标准尚不完善。在物资目录应用之前，各铁路局基于自身运输生产及物资管理实际情况，自行建立和维护铁路局物资目录 ( 为与全路统一物资目录区别起见，将各铁路局建立的物资目录称为铁路局物资目录 )，在质量控制、分类把握和编码管理、维护与管理制度方面形成了一套体系，带有明显的个性化特点。随着时间的推移，这种管理理念、数据标准上的差异使各铁路局物资目录的差异越来越大。物资目录以各铁路局物资目录为基础进行修订，这种数据上的差异性在物资目录中也有所体现。尽管在物资目录修订阶段，引入了模板技术，对分类设置、字符使用作出要求，但由于建立统一物资目录的过程是一个探索的过程，鉴于相应的使用机制、管理要求尚未成形，以及统一的数据标准体系尚不完善等诸多因素的限制，在目录应用初期，物资目录数据不规范的问题并没有很好地解决。

（2）缺少必要的业务协同机制，导致物资目录对物资管理业务没有形成有效的支撑。物资目录在应用初期，尽管在形式上完成了统一，但业务协同机制尚未建立，既无法适应铁路运输企业物资管理多样化的需求，又无法满足物资调剂、价格信息共享等拓展应用的要求。

2 物资目录管理中的数据标准与业务协同

2.1 数据标准与业务协同

数据标准是为了满足信息化、实现资源有效共享、规范信息表述而提出并建立的一种基于数据的标准。数据标准包括数据元素标准、信息分类与编码、元数据等[1]。

在企业管理中，业务协同是指通过合理有效的企业资源管理、规划工作，使企业资源的无序状态变为有序状态，综合发挥出企业资源的最大效用。业务协同的本质是打破资源 ( 人、财、物、信息、流程 ) 之间的各种壁垒和边界，使其为共同的目标而进行协调的运作，发挥最大效用。

在业务协同环境中，不可避免地会遇到各业务系统之间共享、交换数据信息，此时统一的基础数据标准能够为不同业务间数据存取和数据共享提供统一的数据接口，便于业务应用间概念、定义的相互引用，为系统集成与协同工作提供基础[2]。

物资目录管理中的业务协同主要解决的问题是：物资目录如何对物资管理各项业务提供基础性的支撑作用。实现业务协同首先应统一物资目录管理数据标准，然后在分析物资管理业务特点的基础上，建立基于数据标准的业务协同机制。

2.2 统一物资目录管理数据标准

物资目录管理数据标准 ( 以下简称数据标准 )是对物资目录基本要素表示、使用及管理的各项要求和规定，是一套标准和制度的集合，物资目录则是数据标准的载体和表现形式。

建立全路统一物资目录的初衷是形成统一的数据标准。从物资目录的结构及目录集中修订时制订的分类、字符使用规则看，物资目录已经具备了构建数据标准的条件，但是在目录集中修订时，对由使用者申请、目录集中审核、动态更新等带来的物资目录信息质量控制问题考虑不够充分，必须在数据标准中完善。

（1）完善信息控制机制。主要是对使用者申请物资条目时，输入的信息进行提示、引导、强制约束和规范性检验。信息控制机制包括模板编制及调整原则、字符使用规则和计量单位使用规则。模板编制及调整原则是对各种模板编制技术、使用要求及模板更改的详细说明，应重点明确各种模板技术的应用场合，同时针对现有模板使用中存在的引导性不足、可选属性参数设置过多等问题，提出正确的模板编制方法；字符使用规则应重点对标准字符集、禁用字符集的使用与管理、物资条目各信息项字符使用的特殊要求做出规定；计量单位使用中建议引入按照物资分类设置主计量单位的机制。

（2）建立物资目录管理的辅助信息。为保证物资目录符合数据标准的要求，还需要加强对物资目录维护流程的监控，以及定期对物资目录质量进行评价，因此应建立数据质量管理的辅助信息，包括数据来源、使用者、生成 ( 处理 ) 日期、已发布物资条目的使用状况信息等。物资目录管理的辅助信息如图 2 所示。

2.3 建立业务协同机制

标准化、规范化的物资目录仅为信息共享提供了基本条件，并不能完全满足业务应用的需要，因此只有建立有效的业务协同机制，才能发挥物资目录在物资管理中的基础性作用。

从铁路物资管理面临的形势来看，未来运输企业物资管理的具体业务将强化行业管理和服务提供的职能，即通过行业法规、制度，加强对运输企业物资采购、供应商管理的监督和指导；运用技术、标准控制等方式，搭建信息服务平台和物资管理基础信息平台，以加强运输企业间联合采购、物资调剂等协同业务的开展，促进运输企业间信息共享。与此同时，铁路局在逐步确立市场主体地位的过程中，将成为物资采购管理的责任主体，切实负责本单位的物资采购、供应商管理、采购质量管理、内部控制、信息公开及监督检查工作。考虑铁路物资管理中行业监管和企业管理的需要，建立业务协同机制时应考虑以下 4 个方面。

（1）业务关联、基础信息共享的要求。物资目录是供应商管理、物资准入管理、物资统计分析等业务中的基础信息，在会计核算、成本管理、预算管理等财会应用及动车组管理等专业应用系统中也会使用，因此应当使用关联信息、标识信息或提供数据接口来建立业务关联机制。

图2 物资目录管理的辅助信息

（2）行业监管、企业物资管理对物资信息描述的要求。在行业层面上，如物资准入管理、采购价格信息共享、物资调剂等方面，对于物资信息的要求是统一性、适度概括性，以便对全行业所有用户按照相同的原则提供统一规范的数据内容及形式。企业物资管理因运输企业物资供应管理模式、生产特点及习惯上的差异，对物资信息描述的要求是尽可能细化，以体现个性化、差异化的管理实际情况，这一需求显然不同于行业级业务强调统一性的要求。

按照信息资源规划的要求，对需要统一管理的信息与具有个性化、需要分别管理的信息分开，然后确定统一管理信息与个性化信息的关系。借鉴这一思路，引入附加信息机制，将反映运输企业个性化、差异化需求的物资描述信息从物资目录中剥离出来，由附加信息来体现，物资目录中只保留反映物资最本质特征的信息，具有一定概括性和普遍性，满足了行业管理的要求。附加信息与物资目录的关系如图 3 所示。

附加信息与物资条目是“多对一”的逻辑关系，在使用附加信息机制时应注意 2 个问题：首先，对附加信息的控制。不同于物资目录的集中管理模式，附加信息由运输企业根据需要自行使用，应采用模板对附加信息的格式及内容进行规范。在图 3 中，电子节能灯管的附加信息中使用色温、形状等来引导、提示附加信息的内容。其次，明确附加信息的应用范围。附加信息只在运输企业内部收发料、库存、结算等物资流转环节中使用。

图3 附加信息与物资目录的关系

（3）铁路物资管理特点对物资目录分类设置上的要求。在物资分类和信息组织原则上体现各类物资在使用、管理上的不同要求[3-4]。首先，应明确划分铁路通用物资与专用物资，由于铁路专用物资在采购权限、技术要求、管理和使用方面都有专门的要求，因此应与铁路通用物资相区分；其次，对于特殊用途或管理上有特殊要求的物资应予以单独考虑，如铁路段制品、特殊机型配件在不同的铁路局都有不同的范围，应将段制品单独划分为一类，然后按照各铁路局分别设置子类；再次，对于趋淘汰物资、废旧物资也应单独设置分类进行管理。

（4）铁路技术装备发展趋势对物资目录结构变化的要求。随着铁路技术装备更新换代、工艺流程优化升级，物资需求将发生变化，进而可能导致物资分类结构发生改变，这就要求分类的结构具有一定的弹性和可扩展性，以适应基础信息“随需而变”的业务协同要求。一方面，应预留一些相对完整的编码空间为将来同类物资的纳入做准备，例如：当前的物资目录只包括运用与维修物资，未来如果工程建设物资纳入后，就可以利用预留的编码资源空间；另一方面，应将铁路专用和通用物资分开，这样做的目的不仅是考虑专用、通用物资在管理要求上的差异性，更主要的是考虑通用物资相对稳定，未来新增、扩展的空间不大，而铁路专用物资可能随着技术装备的发展，有较大的扩展，由此导致分类结构变化较大。另外，还应当建立物资目录使用和管理的相关机制，明确物资条目使用、休眠、停用、废止的具体要求，确保物资目录符合铁路技术装备升级换代的要求。

3 加强铁路物资目录管理的建议

统一数据标准与业务协同机制的应用关系到物资目录是否能够全面支持物资管理各项业务工作的开展，将成为今后一段时期物资目录管理中不容忽视和回避的问题[5]。从物资目录管理的实际情况看，推进物资目录管理数据标准建设、引入业务协同机制、促进物资目录更好地服务于物资管理工作尚存在一些障碍，应谨慎对待。

（1）正确认识数据标准和业务协同的关系，建立业务协同机制。就物资目录管理而言，如果没有业务协同机制，特别是附加信息、关联信息等机制，统一数据标准约束下的物资目录无法满足运输企业物资管理的需要，统一数据标准也就失去了存在的意义。目前，物资目录的数据标准正在逐步完善，但仍然缺少必要的业务协同机制。为满足目前物资管理中大量个性化的需求，尽管采用了一系列的变通措施，由于这些措施很多与统一数据标准相违背，因而应尽快建立起各种业务协同机制，尤其是附加信息机制。

（2）运用信息技术，为业务协同机制的引入创造条件。业务协同机制的引入，需要信息技术的支持，要求物资管理信息系统在功能层面支持对附加信息、关联信息等机制的使用和管理，在数据层面支持附加信息、关联信息的逻辑结构。

（3）转变物资目录管理观念，正确认识业务协同机制的作用。业务协同机制引入之后，物资目录的应用模式发生了较大的变化，使用者接受新的应用模式需要一定的时间。在此过程中，应加强引导，并做好相关的培训工作。

[1] 李冬梅. 统一数据标准实现业务协同[J]. 信息技术，2010(6)：235-236.

[2] 吴志刚，林 宁. 信息共享、业务协同的前提——数据标准化[J]. 标准化研究，2003(1-2)：43-44.

[3] 中华人民共和国国家质量监督检疫检验总局，中国国家标准化管理委员会. GB/T20529.1-2006企业信息分类编码导则 第1 部分：原则与方法[S]. 北京：中国标准出版社，2006.

[4] 中华人民共和国国家质量监督检疫检验总局，中国国家标准化管理委员会. GB/T 20529.2-2010企业信息分类编码导则第 2 部分：分类编码体系[S]. 北京：中国标准出版社，2010.

[5] 刘 涛，赵 晨，王 新，等. 铁路物资目录及相关问题探讨[J]. 铁道经济研究，2011(6)：38-39.